Hoe je ook ‘Agile’ je performance management kunt verbeteren
Wij zien regelmatig dat bedrijven het invoeren van performance management als een te groot project zien. Begrijp me niet verkeerd, het is ook een veelomvattend onderwerp.
‘Hoe zit het met functieprofielen?’ ‘En de samenhang met beloning?’ ‘Welke prestatie indicatoren spreken we af?’ ‘Hoe gaan we om met de verschillende ‘bloedgroepen’ in ons bedrijf?’
Dit zijn echt allemaal valide vragen, alleen zie ik te vaak dat deze vragen een organisatie verlammen. Als je daarnaast ook nog eens geen ‘zwaar opgetuigde’ HR afdeling hebt, met de expertise om dit project er ‘even bij te pakken’, zijn er twee mogelijkheden. Uitstel (en vaak uiteindelijk afstel) òf een meerjarig project met werkgroepjes en beleidsplannen. Met als gevolg: geen, of een ouderwetse starre beoordelingsmethodiek. Zonder een goed draagvlak binnen de organisatie.
Performance management is klaar voor de toekomst!
Oude beoordelingsmodellen en methodieken werken steeds vaker demotiverend en averechts. Wij worden momenteel ‘overspoeld’ door organisaties die nu echt afscheid willen nemen van hun ‘klassieke methodiek’. Ze hebben over het algemeen al een goed beeld van wat ze dan wel willen. En snel ook! Want managers zijn ontevreden, medewerkers zijn ontevreden, het zorgt voor een hoop gedoe!
Deze noodzaak helpt organisaties om er niet weer een ‘groot project’ van te maken, maar op zoek te gaan naar een pragmatische aanpassing.
Snel aan de slag met Agile implementatie
En gelukkig kan het ook pragmatisch! Al een tijdje pleit ik om ook bij de implementatie van performance management een ‘Agile’ benadering te nemen. Een werkwijze die zich leent om snel te kunnen veranderen, zonder je ‘vast te zetten’ voor langere tijd.
Wat is Agile?
Agile is een projectmanagementmethode waarbij je niet het hele project vooraf plant, maar snel een eerste (niet perfecte) implementatie doet. Je gaat dus snel van start en haalt eerste feedback op van je gebruikers. Die gebruikersfeedback neem je mee in een verbeterslag.
Je focust dus niet op het ‘perfecte eindproduct’, maar op een ‘minimum viable product’ (MVP), waarmee je snel geholpen bent. Het grote voordeel hiervan is dat je in een veel eerder stadium feedback van je gebruikers krijgt, waardoor je (mogelijk) een heel aantal valkuilen vermijdt en je dus wendbaar blijft tijdens de implementatie. Door je gebruikers te betrekken, vergroot je ook het draagvlak binnen je organisatie.
Er is een hoop informatie beschikbaar over Agile organiseren en de kans is groot dat je de term al kent. Veel organisaties organiseren (delen van) hun werk al op deze manier. Een simpele ‘Google’ opdracht levert dan ook een schat aan informatie op.
Agile; ook voor HR
Binnen het MKB of meer specifiek bij HR is een Agile-benadering vaak geen gewoongoed. Als een bedrijf echter eenmaal de voordelen van een Agile-benadering ziet, zijn ze vaak zeer enthousiast. Zo hebben wij de afgelopen maanden echt mooie resultaten bij onze relaties bereikt, die met een klassieke implementatie (nog) niet bereikt hadden kunnen worden. We hebben zelfs een eigen werkwijze ‘Agile implementatie high performance management’ ontwikkeld. Hieronder schets ik een paar vuistregels uit deze werkwijze.
Vuistregels voor Agile-implementatie
Creëer een stip op de horizon
Wat willen jullie dat High Performance management oplevert? Waar wil je als organisatie heen? Wanneer is het bereikt? Het mag ambitieus en aantrekkelijk zijn; je hoeft het immers niet in 1 keer te realiseren, maar werkt er in stapjes naar toe.
Communiceer je ambitie, vraag om input
Vaak zien wij dat alleen de nieuwe methode of tooling wordt toegelicht. Doe dit niet! Praat over je ambitie; wat wil je bereiken met Performance Management. Waarom is dit een goed idee voor onze organisatie? Leg uit dat ‘we het met elkaar’ gaan doen en dat feedback van je collega’s waardevol is.
Gebruik wat er al is
Hoe minder je ‘alles nieuw doet’, hoe makkelijker het wordt. Zijn er al gesprekken? Gebruik die structuur dan. Is er al een formulier? Gebruik die dan als basis. Ofwel; kies een slim startpunt. Een groot bijkomend voordeel hiervan is dat besluitvorming vaak veel simpeler is, als zaken (gedeeltelijk) bij het oude blijven.
Verbeter één ding, doe dit slim!
Één simpele, slimme verandering, kan vaak leiden tot heel nieuw gedrag. We geven een paar voorbeelden van slimme, kleine veranderingen die onze klanten hebben doorgevoerd. Stuk voor stuk hebben deze tot nieuw gedrag geleid:
- Niet je leidinggevende nodigt jou uit voor een gesprek, maar jij nodigt je leidinggevende uit.
- Voorafgaand aan het gesprek deel je je voorbereiding met je leidinggevende, en hij/zij met jou.
- Dit jaar geen ‘vink’ vragen, maar open vragen.
- Vraag 2 collega’s om feedback en laat dat de basis zijn voor je beoordeling.
- Geen jaar-, maar een kwartaal doelstelling met ieder kwartaal een korte evaluatie.
Bij al deze voorbeelden, kan de rest van het proces hetzelfde blijven. En je kunt je waarschijnlijk wel voorstellen dat deze kleine veranderingen tot andere gesprekken hebben geleid.
Evalueer, stuur bij en verbeter
Vraag zo snel als mogelijk om feedback: Wat werkte wel? Wat werkte niet? Welke ideeën hebben je collega’s? Waar mensen in het begin wellicht nog sceptisch waren, merk je in deze fase vaak een versnelling. Mensen hebben namelijk een positieve ervaring gehad en voelen zich gehoord. Vanaf hier wordt het vaak de kunst om het tempo van je organisatie bij te houden!
Als je deze werkwijze hanteert, ben je dus ‘snel van de kant’. Er komt beweging. En je hebt de ruimte om te experimenteren. Ik zie (gelukkig) een groeiende groep organisaties die op deze manier naar HR implementatie kijkt en ik hoop dat deze blog je inspireert om jezelf eens af te vragen: in welke mate hanteren wij al een Agile-benadering als het gaat om HR vraagstukken? Zouden we betere, of snellere resultaten krijgen als we het Agile aanpakken?
Ik ben benieuwd…. Mocht je willen sparren, hoor ik je graag!
