Het voorbereiden van een functioneringsgesprek is een belangrijke voedingsbodem. Helaas wordt het gesprek en de voorbereiding daarvan soms slecht uitgevoerd en daarmee voelt het vaak als een ‘verplicht nummertje’. Wanneer het gesprek goed voorbereid is, kan het juist een inspirerende gesprek worden met mooie resultaten. Los van de methode, formulieren en tooling die vaak gebruikt worden: het is nou eenmaal een gesprek tussen twee mensen. Om je te helpen bij een goede voorbereiding voor het geven van een functioneringsgesprek, vind je hieronder een checklist met 10 punten.
1. Het voorbereiden van het functioneringsgesprek is cruciaal
Dat klinkt misschien als een open deur, maar een goede voorbereiding is het halve werk. Neem de tijd om na te denken wat je kernboodschap is. Denk ook na over de setting; waar ga je zitten? Welke sfeer wil je creëren? De medewerker zal merken dat je je hebt voorbereid en zal dit zeker waarderen!
2. Verzet de afspraak niet. Begin op tijd!
Bij veel organisaties is er de verleiding om minder zorgvuldig om te gaan met interne afspraken dan met externe afspraken. Medewerkers kunnen dit als een ‘gebrek aan respect’ opvatten. Onthoud: een medewerker is meestal gespannen voor een gesprek en vindt het onprettig als dit verzet wordt.
3. Zet een agenda op
De manager heeft vaak goed op z’n netvlies hoe hij het gesprek wil structureren. Een medewerker vaak niet. Duik daarom niet meteen de inhoud in, maar besteed aandacht aan de relatie en emotie (Goed je weer eens uitgebreid te spreken! Hoe gaat het met je? Vind je het spannend?), het proces (Ik wil eerst stilstaan bij wat ik goed vind gaan, daarna ben ik benieuwd naar jouw input. Ik hoop dat we een open gesprek hebben). Een medewerker zal meer op zijn gemak zijn als hij de ‘spelregels’ van het gesprek kent.
4. Noem positieve punten
Vaak zijn mensen goed in staat om verbeterpunten te benoemen, maar minder in staat om de positieve punten te benoemen. Als dit wel lukt, is het vaak ook nog gevolgd door een ‘maar….’ wat natuurlijk afbreuk doet aan al het voorgaande. Dit terwijl mensen juist groeien van positieve feedback. Neem de tijd om stil te staan bij de positieve punten en bouw een pauze in voor je naar de (eventuele) verbeterpunten gaat.
5. Maak je feedback concreet met voorbeelden
Bedenk tijdens het voorbereiden van het functioneringsgesprek concrete voorbeelden. Als je feedback hebt, maak dit dan zo specifiek mogelijk. Dit geldt ook zeker voor positieve feedback: ‘Je bent een topper!’ Dat klinkt leuk en geeft ook een aangenaam gevoel, maar geeft geen duidelijkheid over wat iemand heeft gedaan waardoor je hem/haar een topper vindt. Door voorbeelden te benoemen kan de medewerker makkelijker het gedrag herkennen waar de feedback op sloeg.
6. Hou je aan de regels van feedback
Dit is een belangrijke: Online kun je veel informatie vinden over de regels van feedback geven, wij schreven er ook al over in onze andere blog. Geef bijvoorbeeld altijd feedback vanuit jezelf en niet vanuit ‘Collega’s vinden dat je ….’ Spreek daarnaast vanuit je gevoel en hoe het gedrag van de medewerker overkomt op jou.
7. Controleer of de medewerker je begrepen heeft
Het komt nog wel eens voor dat iemand gespannen is of het moeilijk vindt om feedback te krijgen. Op de vraag ‘Is het duidelijk?’ volgt dan ook vaak een ‘Ja, ja!’ Het is goed om even iets dieper te kijken of de ander je begrepen heeft. Een goede vraagtechniek hiervoor is om de ander te laten samenvatten wat jullie besproken hebben; ‘Hoe zou jij mijn feedback samenvatten?’
8. Laat de medewerker aan het woord
Als je een open sfeer creëert en de medewerker aan het woord laat, krijg je vaak een schat aan informatie. Zit iemand lekker in z’n vel? Is hij/zij om zich heen aan het kijken? Heeft hij verbetervoorstellen? Heeft hij/zij feedback voor jou? Neem dus de tijd om de ander te laten praten. Stel open vragen (dus geen vragen die met ‘ja/nee’ te beantwoorden zijn) en vraag door!
9. Maak ontwikkeldoelen concreet en meetbaar
Dit is een moeilijke. Stuur niet iemand de deur uit met ‘word pro-actiever!’ Dit is voor veel mensen niet te doen, aangezien ze niet weten wat je er precies mee bedoelt en hoe ze dit in de praktijk moeten aanpakken. De bekende afkorting SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Resultaat, Tijdsgebonden) helpt: Wat wil je dat iemand doet, hoe meten we of het gelukt is en wanneer meten we dat.
10. Bepaal een moment waarop je met opvolging komt
Als leidinggevende voer je waarschijnlijk meerdere gesprekken en de kans is dan ook dat je (ruim na de gesprekken) vergeet wat je ook alweer met wie had afgesproken. Door een opvolgingsmoment te plannen (mag kort zijn), weet de medewerker wanneer jullie er op terugkomen en toon je betrokkenheid. Op deze wijze voorkom je dat je een jaar later naar je aantekeningen kijkt en denkt ‘O ja…..’
Als je deze tips volgt dan kun je goed voorbereid het functioneringsgesprek beginnen. Veel succes en mooie gesprekken toegewenst! Benieuwd hoe Teampeak kan bijdragen aan de ontwikkeling van jouw medewerkers? Neem dan contact met ons op!
