Waarom Teampeak geen wonderen belooft, maar soms wel levert
Veel organisaties zijn op zoek naar een digitale tool onder hun gesprekscyclus. Soms vooral om dingen makkelijker te maken, maar steeds vaker ook om de gesprekscyclus beter te maken. Minder losse lijstjes, minder versnippering, meer samenhang en aandacht voor doelen, gesprekken en ontwikkeling.
Maar dan komt bijna vanzelf de vraag: ‘Helpt een tool hier echt bij?’ Implementeren kost tijd, energie en geld. En je haalt er ook iets nieuws de organisatie in. Dus levert dat ook op wat je hoopt?
Digitaliseren is zelden het echte doel
Onze ervaring bij Teampeak is dat de technische implementatie zelden het ingewikkeldste onderdeel is. De software staat er meestal vrij snel. Wat daarna zichtbaar wordt, is iets anders: de ambities die organisaties eigenlijk al hadden, maar die nu concreet worden.
Bijna nooit is het doel alleen digitaliseren. In onze intakes horen we veel vaker dat men juist betere gesprekken wil voeren, dat eigenaarschap meer bij medewerkers moet liggen, dat betrokkenheid bij organisatiedoelen versterkt moet worden of dat men simpelweg af wil van een manier van werken die ‘zwaar’ of ‘geforceerd’ wordt ervaren. Digitalisering is dan een middel om dat mogelijk te maken, niet het eindpunt.
Maar helpt een tool daarbij?
Dat is precies de vraag die wij onszelf ook gesteld hebben bij het ontwerpen van Teampeak. Want een systeem op zich verandert niets. Pas als het systeem het gewenste gedrag faciliteert, uitlokt en zorgt dat het vol te houden is, ontstaat er beweging.
Daarom zijn de ontwerpprincipes van Teampeak: eigenaarschap bij de gebruiker, positiviteit en gebruiksgemak. Heel nadrukkelijk mijden wij het om mensen te controleren of vast te zetten in processen. We focussen er op ‘het goede gesprek’ logisch en aantrekkelijk te maken. Op die manier stuurt Teampeak dus niet hard, maar subtiel. Het verleidt (of dwingt) organisaties als het ware richting wat ze eigenlijk al wilden bereiken.
Wanneer is een implementatie geslaagd?
Die vraag stellen wij onze klanten bewust tijdens onze kick-off. En we nemen geen genoegen met het antwoord: ‘Dat de tool het doet’ of ‘Dat de gesprekken worden gevoerd.’
Dit is belangrijk, maar zelden de volledige ambitie. Als we doorvragen, verschuift het gesprek bijna altijd naar andere thema’s. Naar hogere medewerkerstevredenheid, een opener feedbackcultuur, meer betrokkenheid bij organisatiedoelen en betere sturing op doelen. Soms komt daar zelfs een lager ziekteverzuim bij. Dat zijn geen 1 op 1 uitkomsten van een software implementatie, maar van gedrag dat is veranderd en wordt volgehouden.
En draagt Teampeak daar daadwerkelijk aan bij?
Die vraag hebben we het afgelopen jaar expliciet gesteld in ons klanttevredenheidsonderzoek. We hebben klanten herinnerd aan hun oorspronkelijke doelstelling en gevraagd in welke mate Teampeak daaraan heeft bijgedragen.
Het gemiddelde antwoord: een 8+!
Niet omdat alles perfect is, en zeker niet omdat Teampeak een wondermiddel is. Wel omdat het organisaties helpt om intenties om te zetten in gedrag — en nieuw gedrag vol te houden in de dagelijkse praktijk. Daar zit vaak de verwondering van onze klanten; dat het nieuwe, gewenste gedrag zo goed is ingebed. Zonder daar heel actief op te sturen.
En dat is het doel van Teampeak
Teampeak is geen tool die alleen registreert. Het is software die helpt om betere werkklimaten te creëren, met meer eigenaarschap, meer betrokkenheid en meer focus op doelen. We worden wel eens vergeleken met ‘workflow pakketten’ die weinig beleving bij de gebruiker oproepen. Dat is waar wij het anders doen: door de gebruiker een laagdrempelige en positieve ervaring te geven, raken ze betrokken. We zijn dus meer een ‘engagement platform’ dan een ‘workflow pakket’.
En wat dat uiteindelijk in euro’s oplevert? Daar zouden we eigenlijk eens een ROI-berekening op los moeten laten…. Dat is interessante stof voor een volgende blog!
Organisaties praten openlijk over autonomie, betrokkenheid en interne mobiliteit. De verwachtingen van medewerkers zijn veranderd. En daarmee ook de lat voor HR en leiderschap.
Met die verandering in het achterhoofd zou ik, als ik vandaag opnieuw zou beginnen, een aantal dingen anders doen.