Een nieuwe tool en gesprekscyclus implementeren lukt alleen als mensen ’m ook echt gaan gebruiken. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk gaat het daar mis. Tools worden ingericht, processen vastgelegd en iedereen gaat ‘live’: terwijl het gedrag nauwelijks verandert.
Bij Teampeak geloven we dat succesvolle implementatie niet draait om software, maar om mensen. Daarom werken we met een bewezen aanpak die helder, mensgericht en praktisch is. In zes weken leggen we samen de basis voor blijvend gebruik. Zonder onnodige complexiteit, mét aandacht voor gedrag, structuur en communicatie.
Begin met: wanneer zijn we succesvol?
Een succesvolle implementatie start met een simpele, maar essentiële vraag: wanneer zijn we tevreden? Of anders gezegd: wat willen we bereiken met de implementatie van Teampeak?
Gaat het om betere gesprekken tussen manager en medewerker? Meer eigenaarschap bij medewerkers? Meer structuur in doelen en feedback? Of juist meer samenhang in jullie performance management-cyclus?
Door dit vooraf samen scherp te krijgen, ontstaat focus. Iedereen begrijpt waarom Teampeak wordt ingezet en wat het moet opleveren. Dat helpt om verwachtingen te managen en voorkomt dat de tool een doel op zich wordt. Het gesprek gaat niet over functionaliteiten, maar over gedrag en samenwerking.
Deze stap zorgt voor eigenaarschap. En eigenaarschap is de basis voor adoptie.
Ontwerp een gesprekscyclus die helpt
Performance management werkt alleen als de gesprekscyclus logisch, herkenbaar en werkbaar is. Te veel gesprekken zorgen voor administratieve druk, te weinig gesprekken voor onduidelijkheid en ad hoc momenten.
Samen ontwerpen we een gesprekscyclus die past bij jullie organisatie. We bespreken vragen als:
- Welke gesprekken zijn echt nodig?
- Wanneer kijken we vooruit, wanneer reflecteren we?
- Wat verwachten we van managers en medewerkers?
- Hoe zorgen we voor continuïteit tussen gesprekken?
Het doel is altijd hetzelfde: gesprekken ondersteunen bij vooruitkijken, ontwikkelen en bijsturen. Niet terugkijken om het terugkijken, maar leren en verbeteren. Teampeak helpt daarbij door structuur te bieden, zonder het gesprek over te nemen.
Zo ontstaat een gesprekscyclus die richting geeft én ruimte laat.
Houd een generale repetitie in een testomgeving
Voordat we Teampeak organisatiebreed uitrollen, richten we eerst een testomgeving in. Hier werken we met een pilotgroep: een representatieve groep managers en medewerkers die de nieuwe gesprekscyclus in de praktijk gebruikt.
Deze fase zien we bewust als een generale repetitie. Niet om te kijken of de software werkt (dat doet het), maar om te toetsen of het voor mensen klopt.
We stellen vragen als:
- Is het duidelijk wat managers en medewerkers moeten doen?
- Sluit de gesprekscyclus aan bij de dagelijkse praktijk?
- Helpt Teampeak bij het voorbereiden en voeren van gesprekken?
- Waar ontstaat verwarring of weerstand?
De inzichten uit de pilot gebruiken we om bij te sturen. Soms zit dat in kleine aanpassingen in de gesprekscyclus, soms in uitleg of verwachtingen. Deze stap zorgt voor draagvlak én kwaliteit. Mensen voelen zich gehoord en herkennen hun input in de uiteindelijke inrichting.
Van testomgeving naar productieomgeving
Na de pilot bouwen we de productieomgeving: de ‘echte’ Teampeak-omgeving voor de hele organisatie. Alles wat we hebben geleerd in de testfase nemen we mee. In deze fase zorgen we ook dat de technische basis op orde is. Denk aan:
- SSO-koppeling
- HRIS-integraties
- Heldere inrichting van teams en rollen
Software is nooit het doel. De productieomgeving moet managers en medewerkers ondersteunen in hun werk. Daarom leggen we duidelijke afspraken vast: wie doet wat, wanneer en waarom? Wat wordt verwacht in Teampeak en hoe sluit dat aan op bestaande processen?
Zo zorgen we dat de livegang geen verrassing is, maar een logische volgende stap.
Activeer met een helder implementatieplan
Een goede lancering maakt het verschil tussen ‘een tool erbij’ en daadwerkelijk gebruik. Daarom werken we met een concreet communicatie- en implementatieplan.
In dit plan staat onder andere:
- Wat communiceren we, wanneer en naar wie?
- Welke rol hebben managers in de activatie?
Hoe ondersteunen we medewerkers in het gebruik? - Hoe houden we ritme na de livegang?
Training speelt hierin een belangrijke rol. Managers ondersteunen we bijvoorbeeld met trainingen in gespreksvaardigheden, soms met een trainingsacteur. Zo kunnen zij oefenen met echte situaties en ervaren hoe Teampeak helpt bij het gesprek. Medewerkers kunnen we ondersteunen met feedbacktrainingen, zodat feedback geven en ontvangen vanzelfsprekender wordt.
Door hier aandacht aan te geven, blijft Teampeak leven. Niet alleen in de eerste weken, maar ook daarna.
Een stevige basis voor continue ontwikkeling
Door aandacht te hebben voor gedrag, structuur en communicatie zorgen we dat Teampeak echt onderdeel wordt van het dagelijkse werk. Geen eenmalige implementatie, maar een stevige basis voor continue ontwikkeling. Zo helpt Teampeak organisaties om performance management menselijker, effectiever en toekomstgericht in te richten — precies zoals het bedoeld is.