- De Arbeidstijdenwet verplicht werkgevers om arbeids- en rusttijden te registreren.
- Leg per medewerker begin- en eindtijden, pauzes en afwijkingen zoals overwerk vast.
- Bewaar de registratie minimaal 52 weken; de vorm mag je zelf kiezen.
- Ontbreekt de registratie, dan kan de Arbeidsinspectie een boete opleggen.
- Uren vertellen je wat er gebeurt; een goed gesprek vertelt je waarom.
Wat is urenregistratie van personeel?
Urenregistratie is het bijhouden van hoe lang en wanneer je medewerkers werken. Het doel is tweeledig: je laat zien dat je de wettelijke grenzen voor werk- en rusttijden respecteert, en je krijgt inzicht in hoe de werklast verdeeld is.
Vaak wordt urenregistratie verward met tijdschrijven op projecten of klanten. Dat is iets anders: bij tijdschrijven registreer je waaraan je werkt, meestal om te factureren of budgetten te bewaken. De wettelijke urenregistratie gaat over wanneer iemand werkt en rust, ongeacht het project. En werk je met zelfstandigen? De werktijdregels voor werknemers gelden voor hen in principe niet; bij zelfstandigen draait registratie om het fiscale urencriterium en om facturen. Dat lees je bij urenregistratie voor zzp’ers. Deze pagina gaat over je eigen personeel.
De regels komen uit de Arbeidstijdenwet (Atw) en het Arbeidstijdenbesluit. De wet is er om medewerkers te beschermen tegen te lange werkdagen en te weinig herstel. Een registratie is voor de Nederlandse Arbeidsinspectie de manier om te controleren of je je daaraan houdt.
Is urenregistratie verplicht?
Ja. Artikel 4:3 van de Arbeidstijdenwet verplicht de werkgever om een deugdelijke registratie bij te houden van de arbeids- en rusttijden van zijn werknemers. Dat geldt ook in 2026, voor kleine én grote werkgevers, en ook voor parttimers, oproepkrachten en medewerkers die (deels) thuis werken.
Het Europese Hof van Justitie oordeelde in 2019 bovendien dat lidstaten werkgevers moeten verplichten tot een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem om de dagelijkse arbeidstijd te meten. Een losse schatting achteraf voldoet daar dus niet aan.
Uitzonderingen
- Medewerkers die minimaal drie keer het wettelijk minimumloon verdienen, vallen grotendeels buiten de werk- en rusttijdenregels. Die uitzondering geldt niet voor onder meer nachtdiensten en gevaarlijk werk;
- voor sommige groepen (zoals vrijwilligers en bepaalde medisch specialisten) gelden aparte regels in het Arbeidstijdenbesluit;
- een cao kan andere afspraken maken over roosters en werktijden, maar niet over de registratieplicht zelf.
Let op: wil je een beroep doen op een uitzondering, dan moet je dat ook kunnen aantonen. De Arbeidsinspectie verwacht dat uit je administratie blijkt waarom een medewerker onder de uitzondering valt. Twijfel je, kijk dan op arboportaal.nl of nlarbeidsinspectie.nl.
Wat moet je vastleggen en hoe lang?
De wet schrijft geen vaste vorm voor. Een papieren lijst, spreadsheet, prikklok of app is allemaal toegestaan, zolang de Arbeidsinspectie er per medewerker uit kan afleiden of de regels zijn nageleefd. In de praktijk betekent dat:
- de feitelijke begin- en eindtijd van elke werkdag of dienst;
- de totale pauzeduur;
- afwijkingen van het rooster, zoals overwerk of een later begin;
- bij consignatie- of bereikbaarheidsdiensten: begin en einde van elke oproep;
- dat alles herleidbaar tot één medewerker, bijvoorbeeld via naam of personeelsnummer.
Je bewaart de registratie minimaal 52 weken (artikel 3.2:1 Arbeidstijdenbesluit). Daarnaast moet je het werkrooster schriftelijk vastleggen en tijdig bekendmaken; zonder andere afspraak in cao of regeling geldt een termijn van 28 dagen vooraf. Werk je met roosters, lees dan ook ons artikel over het werkrooster.
De belangrijkste grenzen op een rij
Maximale arbeidstijd
- max. 12 uur per dienst;
- max. 60 uur per week;
- gemiddeld max. 55 uur per week over 4 weken en 48 uur over 16 weken.
Rusttijden
- 11 uur aaneengesloten rust na een werkdag (1× per 7 dagen in te korten tot 8 uur);
- 36 uur aaneengesloten per week, of 72 uur per 14 dagen.
Pauzes
- bij meer dan 5,5 uur werk: 30 minuten (te splitsen in 2× 15);
- bij meer dan 10 uur werk: 45 minuten.
Voor jongeren, zwangere medewerkers en specifieke sectoren gelden strengere of afwijkende regels. Check altijd ook je cao.
Wat gebeurt er als je geen urenregistratie hebt?
Ontbreekt de urenregistratie of is ze niet deugdelijk, dan kan de Nederlandse Arbeidsinspectie een bestuurlijke boete opleggen. Het boetenormbedrag voor het niet registreren van arbeids- en rusttijden is volgens de boetetabel van de Arbeidsinspectie € 10.000. Dat bedrag wordt aangepast aan de bedrijfsgrootte en kan bij herhaling flink hoger uitvallen.
Overschrijdingen van de werk- en rusttijden zelf worden apart beboet, per medewerker per dag. Zonder registratie kun je bovendien niet aantonen dat je de grenzen wél respecteerde. En als een medewerker uitvalt door overbelasting, is een ontbrekende registratie ook in een verzuim- of aansprakelijkheidsdiscussie een zwakke positie.
Tip: bij een eerste inspectie waarbij nog onderzoek mogelijk is, volgt vaak eerst een waarschuwing. Reken daar niet op: zorg dat je registratie vanaf dag één op orde is.
Urenregistratie slim regelen in 5 stappen
Breng in kaart wie wat moet registreren
Welke medewerkers vallen onder de volledige regels, wie onder een uitzondering, en welke cao-afspraken gelden? Leg dit vast in je personeelsbeleid.
Kies een werkbare methode
Een tijdregistratiesysteem of app voorkomt dat je achteraf moet reconstrueren. Voor hybride teams kan automatische urenregistratie helpen, mits medewerkers weten wat er wordt vastgelegd (AVG).
Maak afspraken over overwerk
Spreek af wanneer overwerk mag, hoe het wordt vastgelegd en hoe het wordt gecompenseerd. Zie ook ons artikel over overuren uitbetalen.
Controleer periodiek
Kijk maandelijks naar signalen: structureel lange dagen, ingekorte rusttijden of pauzes die er niet zijn. Spreek de OR of personeelsvertegenwoordiging aan bij nieuw beleid.
Bespreek wat je ziet
Cijfers zijn een begin. Gebruik ze als aanleiding voor een gesprek over werkdruk en planning, niet als controle-instrument.
Van uren naar inzicht in werkdruk
Urenregistratie laat zien dát iemand veel werkt, maar niet waarom. Werkt iemand lang omdat de klus leuk is, omdat het team onderbezet is, of omdat iemand moeilijk nee kan zeggen? Dat hoor je alleen in een gesprek. Overmatig overwerk is bovendien een van de signalen die vooraf kunnen gaan aan werkstress en uitval.
Alleen registreren
- Voldoet aan de wet.
- Laat zien wat er gebeurt.
- Zegt niets over beleving of oorzaak.
- Signalen komen vaak pas achteraf boven.
Registreren én in gesprek
- Voldoet aan de wet.
- Uren worden een gespreksonderwerp in het 1-op-1.
- Je begrijpt oorzaak en beleving.
- Je grijpt in vóórdat iemand uitvalt.
Neem werkdruk daarom structureel mee in je 1-op-1 gesprekken en meet de beleving met korte pulse surveys. Zo combineer je harde data met het verhaal erachter, en werk je actief aan duurzame inzetbaarheid.
Werkdruk bespreekbaar maken met Teampeak
Teampeak is geen urenregistratie- of roostersysteem en vervangt je tijdregistratie dus niet. Wel helpt Teampeak je om het gesprek te voeren dat bij die cijfers hoort: over werkdruk, energie, prioriteiten en wat iemand nodig heeft om het vol te houden. Zo vertaal je signalen uit je registratie naar concrete afspraken.
Van signaal naar goed gesprek
- Pulse surveys over werkdruk, energie en werkgeluk, met trends per team.
- 1-op-1 gesprekken met vaste vragen over balans en prioriteiten.
- Afspraken vastleggen in gespreksverslagen en opvolgen in de volgende cyclus.
- HR-dashboards om teams met verhoogde werkdruk vroeg te herkennen.
Teampeak schrijft over werktijden, flexibel werken en duurzame inzetbaarheid. Het team helpt organisaties om regels en cijfers te vertalen naar betere gesprekken over werkdruk en balans.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.