- De vrije ruimte is in 2026 2% van de fiscale loonsom tot € 400.000 en 1,18% daarboven.
- Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen tellen niet mee voor de vrije ruimte.
- Overschrijd je de vrije ruimte, dan betaal je 80% eindheffing over het meerdere.
- Vergoedingen moeten gebruikelijk zijn; de Belastingdienst hanteert een doelmatigheidsgrens van € 2.400 per medewerker per jaar.
- Per 2027 is een hogere eerste schijf (2,16%) aangekondigd en vervalt de aparte vrijstelling voor personeelskorting.
Wat is de werkkostenregeling?
De werkkostenregeling bepaalt welke vergoedingen en verstrekkingen je belastingvrij aan medewerkers mag geven, en wat je moet afrekenen als je meer geeft.
Het uitgangspunt is eenvoudig: alles wat je naast het loon geeft, is in principe loon. Denk aan een kerstpakket, een sportabonnement, een fiets of een gift bij een jubileum. Via de werkkostenregeling mag je een deel daarvan onbelast geven. Je wijst zo’n vergoeding wel eerst aan als eindheffingsloon. Daarna kijk je of hij onder een vrijstelling valt, een nihilwaardering heeft of in de vrije ruimte past.
Voor medewerkers is het aantrekkelijk: wat in de vrije ruimte valt, krijgen ze netto. Voor jou als werkgever is het een manier om secundaire arbeidsvoorwaarden fiscaal slim in te richten. Kijk ook naar flexibele arbeidsvoorwaarden als je medewerkers zelf wilt laten kiezen. Een goed pakket draagt bovendien bij aan het behoud van medewerkers.
De bouwstenen: vrije ruimte, vrijstellingen en nihilwaarderingen
Budget dat je vrij besteedt
- 2% over loonsom t/m € 400.000;
- 1,18% over het meerdere;
- bv. kerstpakket, sportabonnement, personeelsfeest.
Gerichte vrijstellingen
- reiskosten (€ 0,25/km in 2026);
- thuiswerkvergoeding, scholing, VOG;
- noodzakelijke laptop of telefoon.
Nihilwaarderingen
- koffie, thee en fruit op het werk;
- werkkleding en een werkplek;
- telt voor € 0 mee.
Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte, mits je aan de voorwaarden voldoet. Een mooi voorbeeld is de onbelaste reiskostenvergoeding: in 2026 maximaal € 0,25 per kilometer, met terugwerkende kracht tot 1 januari 2026. Ook verplichte arbovoorzieningen, zoals een beeldschermbril of ergonomische stoel, kunnen buiten de vrije ruimte vallen.
Voor sommige verstrekkingen gelden normbedragen. Zo telt een maaltijd in de bedrijfskantine in 2026 mee voor € 4,05 per maaltijd. Betaalt de medewerker zelf minstens dat bedrag, dan is er geen loon.
Hoe bereken je de vrije ruimte?
De vrije ruimte bereken je over de totale fiscale loonsom van het jaar (kolom 14 van de loonstaat). Een rekenvoorbeeld voor een organisatie met een loonsom van € 1.000.000 in 2026:
Eerste schijf
2% × € 400.000 = € 8.000.
Tweede schijf
1,18% × € 600.000 = € 7.080.
Totale vrije ruimte
€ 8.000 + € 7.080 = € 15.080 die je in 2026 onbelast mag besteden.
Stel: je geeft € 18.000 uit
Dan overschrijd je de vrije ruimte met € 2.920. Daarover betaal je 80% eindheffing: € 2.336.
Tip: houd het verbruik van de vrije ruimte het hele jaar bij, niet pas in december. Zo voorkom je dat een groot eindejaarscadeau of personeelsfeest je onverwacht over de grens duwt.
Wanneer is een vergoeding gebruikelijk?
Binnen de vrije ruimte mag je in principe zelf bepalen wat je geeft, maar de vergoeding moet wel gebruikelijk zijn. Ongebruikelijk is bijvoorbeeld een veel hogere vergoeding voor de directeur-grootaandeelhouder dan voor de rest van het personeel.
De Belastingdienst hanteert een doelmatigheidsgrens van € 2.400 per medewerker per jaar. Blijf je daaronder, dan gaat de Belastingdienst er in principe van uit dat de vergoeding gebruikelijk is. Ga je erboven, dan moet jij kunnen onderbouwen waarom het toch gebruikelijk is. Vergoedingen die niet gebruikelijk zijn, worden gewoon loon van de medewerker.
Risico op ongebruikelijk
- Hoge gift aan één persoon of de dga.
- Bedragen ver boven wat in de branche normaal is.
- Vergoedingen die vooral privé zijn.
- Ruim boven € 2.400 per medewerker zonder onderbouwing.
Meestal gebruikelijk
- Kerstpakket voor alle medewerkers.
- Teamuitje of teamlunch.
- Gift bij 25 jaar in dienst binnen de regels.
- Sportabonnement voor iedereen.
Aangifte en administratie
De regeling werkt per kalenderjaar. Je berekent na afloop van het jaar of je de vrije ruimte hebt overschreden en geeft de eventuele eindheffing aan, uiterlijk in de aangifte loonheffingen over het tweede aangiftetijdvak van het volgende jaar (bij maandaangifte: februari). Een ongebruikt deel van de vrije ruimte kun je niet meenemen naar het volgende jaar.
- wijs vergoedingen en verstrekkingen vooraf aan als eindheffingsloon;
- registreer per uitgave of het een vrijstelling, nihilwaardering of vrije-ruimtepost is;
- binnen een concern kun je de concernregeling toepassen en de vrije ruimte samen gebruiken;
- maak iemand eindverantwoordelijk, bijvoorbeeld de salarisadministratie of finance, en leg de keuzes vast in je HR-beleid.
Twijfel je over een specifieke vergoeding? Kijk dan in het Handboek Loonheffingen 2026 op belastingdienst.nl of overleg met je salarisadministrateur. De regels rond bijvoorbeeld de auto van de zaak lees je bij wagenparkbeheer.
Wat verandert er aan de WKR in 2027?
Het kabinet wil de werkkostenregeling eenvoudiger maken. Een aantal wijzigingen is aangekondigd of opgenomen in het Belastingplan 2027:
- de vrije ruimte over de eerste € 400.000 loonsom stijgt naar 2,16% per 1 januari 2027 (aangekondigd);
- de aparte vrijstelling voor personeelskorting op eigen producten vervalt per 2027; korting kan dan nog via de vrije ruimte;
- de gerichte vrijstelling voor scholing en studie krijgt geen einddatum;
- verdere vereenvoudiging, zoals één percentage over de hele loonsom en een ander eindheffingstarief, wordt onderzocht.
Geef je nu personeelskorting op basis van een cao of arbeidsvoorwaardenregeling, check dan tijdig of die in 2027 nog in je vrije ruimte past. Volg de definitieve besluitvorming via rijksoverheid.nl.
Medewerkers waarderen met Teampeak
Teampeak is geen salaris- of declaratiesysteem: de WKR-administratie doe je in je salarissoftware. Wat Teampeak wel doet, is zorgen dat waardering niet alleen uit een kerstpakket via de werkkostenregeling bestaat. Met complimenten op werk en waardering voor medewerkers in het dagelijks werk, met een MTO en met een arbeidsvoorwaardengesprek ontdek je welke voorzieningen medewerkers echt waarderen.
Waardering die verder gaat
- Complimenten en collegiale feedback die erkenning zichtbaar maken.
- Pulse surveys en MTO om te meten welke arbeidsvoorwaarden medewerkers waarderen.
- Gespreksformats voor arbeidsvoorwaarden- en ontwikkelgesprekken.
- Ontwikkelbudget koppelen aan POP en de coach-marktplaats.
Teampeak schrijft over arbeidsvoorwaarden, beloning en waardering. Het team vertaalt fiscale regels naar heldere keuzes voor HR en leidinggevenden.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.