Secretary Plus x Teampeak

Met weinig woorden veel bereiken: zo verliep de overstap naar de nieuwe Teampeak App 

“We werken ondertussen alweer 7 jaar samen met Teampeak, maar het voelt alsof we elkaar al veel langer kennen. En dat ze ons goed kennen, hebben we weer gemerkt tijdens de overstap naar de nieuwe versie van de Teampeak App. Er waren weinig woorden nodig om elkaar te begrijpen en de snelheid waarmee alles gebeurde, laat de kracht van onze samenwerking zien. Goed contact met onze assistants staat bij ons voorop en daarin worden we met de vernieuwde versie nog beter ondersteund”, aldus Suzanne Hanssens, HR manager bij Secretary Plus. Suzanne vertelt over onze mooie samenwerking en de vernieuwde versie van de Teampeak App. 

Assistants zijn soms ver weg, maar toch dichtbij

Secretary Plus is gespecialiseerd in het detacheren en werven en selecteren van assistants. Met ruim 160 assistants in vaste dienst helpen ze organisaties het beste uit zichzelf te halen. Dit doen ze door managers en leiders op het hoogste niveau te ondersteunen. De assistants zijn in dienst van Secretary Plus, maar werken voor verschillende opdrachtgevers. De ene keer voor 3 maanden en de andere keer voor meer dan een jaar. “Omdat we onze assistants niet wekelijks kunnen zien en spreken, is het belangrijk om goed met hen in contact te blijven. Ze moeten namelijk wel het gevoel hebben dat ze voor ons werken en niet voor de opdrachtgever. Onze gesprekscyclus vinden wij dan ook heel belangrijk. We maken hiervoor heel graag gebruik van de Teampeak App”, aldus Suzanne Hanssens.

Begeleiding en beoordeling van twee kanten

Als werkgever van de assistants richt Secretary Plus de gesprekscyclus met de assistants in. Suzanne: “We vinden het belangrijk om assistants goed te begeleiden en we investeren graag in hun ontwikkeling. Met behulp van de Teampeak App spreken we de assistants regelmatig en kunnen we hun functioneren beoordelen. En we kunnen ook de opdrachtgever – waar ze op dat moment voor werken – uitnodigen om een evaluatie in te vullen. Alle informatie wordt op één plek geborgd, waardoor we de groei van assistants goed zien. Zeker wanneer ze langere tijd voor ons werken. Assistants moeten aan het begin soms wennen om steeds voor nieuwe bedrijven te werken. Dit vraagt om veel flexibiliteit. Maar we merken: hoe langer ze voor ons werken, hoe hoger ze scoren op competenties zoals flexibiliteit en aanpassingsvermogen. Dat is voor zowel ons als de assistants mooi om te zien.” Meike Storck, Customer Success Manager bij Teampeak: “Ik word echt enthousiast van de manier waarop ze met de assistaents in gesprek zijn. Secretary Plus doet dat heel leuk en pakt het goed aan. En onze vernieuwde app ondersteunt hun gedachtegoed nu nog beter.”

Samen groeien en vernieuwen

Onlangs zijn we met Secretary Plus namelijk overgegaan naar de vernieuwde Teampeak App. “Het nieuwe systeem is sneller, gebruiksvriendelijker en sluit nog meer aan bij onze behoeften, daar luistert Teampeak echt naar. Miente en Meike kwamen bij ons langs om de nieuwe versie te presenteren en wij werden direct enthousiast van alle mogelijkheden. We zijn daarom gelijk aan de slag gegaan om samen het project voor Secretary Plus uit te schrijven. Het werkt nu een stuk gebruiksvriendelijker en laagdrempelig. Er zijn veel nieuwe functionaliteiten. We doen nog meer vanuit positiviteit en kunnen nu differentiëren op niveau. Daarnaast hebben we tussentijdse check-ins aan de cyclus toegevoegd, zodat we assistants vaker spreken wanneer ze op een opdracht zitten. Met een korte vragenlijst vooraf maken we het laagdrempelig om tussentijds informatie op te halen. Ik vind het ook erg leuk dat we de ontwikkeling van assistants eenvoudig kunnen stimuleren. In de app staat bij elke competentie bijvoorbeeld een vraagteken met een pop-up waarin ze een onderbouwing en literatuur kunnen vinden”, aldus Suzanne.

Je hebt geen uren nodig als je elkaar direct begrijpt

Teampeak blijft groeien en ontwikkelen en daar nemen we onze klanten, zoals Secretary Plus, in mee. We luisteren naar hun behoeften en verwerken dat in de app. Meike: “Secretary Plus stond echt open voor veranderingen. We hebben bijvoorbeeld nieuwe vragen geïntroduceerd en groeivragen voor hen op maat gemaakt. Dit zijn kaartjes met vragen die ervoor zorgen dat je andere gesprekken met elkaar hebt. We geloven beiden in de kracht van offline, dus ze gaan deze kaartjes gebruiken in de gesprekken met assistaents en collega’s. We zaten in het proces echt op één level, waardoor we heel fijn hebben samengewerkt.” Suzanne: “Tijdens de overgang naar de nieuwe versie van de app heb ik nauw samengewerkt met Meike. Ze snapt hoe onze organisatie werkt en spreekt dezelfde taal, waardoor we geen uren nodig hadden om elkaar te begrijpen. Alles verliep soepel en snel, maar wel met hoge kwaliteit.”

Professioneel en humor

“Het is een professionele samenwerking, maar met een vriendschappelijke band. Het voelt namelijk alsof ik elk moment even langs kan rijden. Laatst had ik bijvoorbeeld een foutje in mijn agenda gemaakt, waardoor ik een uur te vroeg was. Het gemak waarmee ze gelijk tijd voor mij vrij maakte, laat weer zien hoe snel ze kunnen schakelen. Ik werd met enthousiasme en een grapje ontvangen.. Dit soort dingen maakt onze samenwerking extra leuk. Het is niet voor niets dat we andere labels van RGF Staffing, ons moederbedrijf, overtuigd hebben om ook met Teampeak samen te werken. Voorlopig is Teampeak nog niet van ons af en blijven we samen groeien!”, aldus Suzanne.