Privacyverklaring TMS B.V.

Hoe gaan wij om met persoonlijke gegevens van onze websitebezoekers, prospects/klanten, sollicitanten en medewerkers? Je leest het in onze privacyverklaring. 

Algemeen: de gedragscode van TMS

Wie bij ons werkt of voor ons werkt (onze leveranciers) kent onze gedragscode en houdt zich daaraan. 

• Wij respecteren de data privacy van al onze relaties.
• Wij zorgen uitstekend voor de aan ons toevertrouwde gegevens.
• Wij zorgen dat onbevoegden niet bij de aan ons toevertrouwde gegevens kunnen komen.
• Wij verzamelen niet meer gegevens dan benodigd voor de relatie die we met elkaar hebben en het doel dat we met elkaar nastreven.
• Wij bewaren de gegevens niet langer dan nodig of verplicht is.
• Als onze leveranciers of klanten vertrouwelijke gegevens van ons ontvangen, leggen wij ze dezelfde zorgplicht op.
• Als wij data van een bezoeker/gebruiker verzamelen of uit meerdere bronnen combineren, melden wij dat onomwonden en geven we aan welk doel we daarmee willen bereiken en welk voordeel de bezoeker/gebruiker daarvan heeft.
• Wij zijn open over de data die wij van een bezoeker/gebruiker hebben opgeslagen.
• Indien technisch mogelijk geven wij de bezoeker/gebruiker de mogelijkheid die data zelf te wijzigen, te verwijderen of mee te nemen.
• Wij leveren, delen of verkopen geen herleidbare data aan welke andere partij dan ook, tenzij wij daar expliciet toestemming voor hebben gevraagd en gekregen.

Over ons

TMS levert met haar productsuite Talent Manager, Teampeak, Quest en Opportunity Wall software oplossingen in het HR domein. Doelstelling van onze software is om medewerkers en organisatie meer rendement uit hun talent te laten halen. 

Je vindt ons op het volgende adres: Baronielaan 4, 4818 RA Breda.

Met privacy gerelateerde vragen kun je terecht bij de Miente Bakker, telefoonnummer 076 2050674, privacy@teampeak.nl.

Je kunt via privacy@teampeak.nl een verzoek indienen voor inzage, wijziging en/of verwijdering van persoonsgegevens. 

Mocht je het idee hebben dat wij niet goed met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij privacy@teampeak.nl en bij het meldpunt van de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Data privacy heeft ook bij de door ons ontwikkelde systemen de hoogste prioriteit. Als je het vermoeden hebt van een beveiligingsprobleem of een datalek, dan kun je dit melden bij privacy@teampeak.nl. 

Van wie en waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken gegevens van verschillende doelgroepen (websitebezoekers, prospects/klanten, sollicitanten en medewerkers) en voor verschillende doeleinden. 

De gegevens worden alleen gedeeld met de daartoe gecontracteerde derde partijen, tenzij wij hiertoe worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of vonnis.

• Van websitebezoekers leggen wij door middel van cookies en trackingcodes vast hoe de website wordt gebruikt. Dit doen we om de website te kunnen verbeteren en het productaanbod aan te passen.
  Het plaatsen van cookies kun je – als je daar bezwaar tegen hebt – zelf blokkeren (zie Websitebezoek).
• Als je als prospect informatie opvraagt via de website slaan wij de verstrekte informatie op in onze CRM-systeem. Wij verwerken deze informatie om je te informeren over producten en diensten. Als er geen contact meer is, dan verwijderen wij je informatie na 2 jaar. 
• Als je je hebt geabonneerd op onze nieuwsbrief, dan kun je je via iedere nieuwsbrief uitschrijven.
• Als je klant wordt bij ons breiden we de gegevens uit met de informatie die nodig is voor de contractuele en de administratieve verplichtingen. De gegevens van klanten bewaren we conform de fiscale bewaarplicht 7 jaar. 
• Als sollicitant verstrek je ons persoonlijke gegevens, zodat wij je sollicitatie kunnen beoordelen. Als je niet bij ons in dienst komt, verwijderen we deze gegevens binnen 4 weken na ons laatste contact (tenzij jij ons toestemming geeft om deze langer te bewaren voor bijvoorbeeld toekomstige vacatures, in dat geval bewaren we je gegevens maximaal 1 jaar).
• Als je als medewerker bij ons in dienst treedt dan breiden wij de persoonsgegevens uit met de informatie die nodig is voor het arbeidscontract en de administratieve verplichtingen. Deze gegevens verwijderen wij 5 jaar na je uitdiensttreding. Bepaalde persoonsgegevens worden mogelijk langer bewaard, bijvoorbeeld in het geval van van claims, audits en juridische/fiscale verplichtingen.

Websitebezoekers

Bij het bezoek van deze website ontvang je functionele, analytische en marketingcookies. Cookies zijn kleine tekstbestandjes die het mogelijk maken om te volgen welke onderdelen van de website worden bezocht, hoe vaak en met welke apparaten (PC, tablet, telefoon, etc) en vanaf welk IP-adres. Via de cookie-popup kun je meer informatie krijgen over de cookies, de bewaartermijn, en de manier waarop je ze zelf kunt verwijderen of blokkeren.

Prospects en klanten

Via het contactformulier op deze website en via andere kanalen ontvangen wij persoonlijke gegevens van medewerkers/vertegenwoordigers van organisaties.

Het gaat om:

• Naam van de organisatie
• Naam van de medewerker/vertegenwoordiger
• Functie
• Adres
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Website
• BTW-nummer
• KvK-nummer
• IBAN-nummer
• Contact- en telefoonnotities

Deze gegevens slaan wij op in het CRM-systeem van TMS, in contracten en in de financiële administratie. De gegevens worden niet met derde partijen gedeeld, behoudens de partij die voor de administratieve verwerking is ingeschakeld. 

Voor prospects hanteren we een bewaartermijn van 2 jaar na het laatste contact, voor klanten houden we ons aan de fiscale bewaarplicht van 7 jaar. 

Sollicitanten en medewerkers bij TMS

Als je solliciteert bij TMS dan verwerken we van jou de volgende gegevens: 

• Naam 
• Adres
• Geboortedatum
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Opleidingen
• Werkervaring
• Referenties
• Contact- en telefoonnotities

De gegevens worden opgeslagen in het ATS van TMS. Als je niet bij ons komt werken, verwijderen wij deze gegevens na 4 weken, tenzij wij met jou een andere afspraak hebben gemaakt. 

Als je bij ons komt werken, dan vullen we de gegevens aan om tot een volwaardig personeelsdossier te komen. Denk hierbij aan:

• BSN-nummer
• Kopie legitimatiebewijs
• Kopie werkvergunning, verblijfsvergunning
• Eventueel kopieën van polissen, diploma’s en andere documenten
• Arbeidscontract
• Beoordelingen
• Vakantie- en verzuimregistratie
• IP-adres (bijvoorbeeld voor een white-list)

Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en relevantie van de gegevens die je verstrekt. 

De gegevens worden opgeslagen in je personeelsdossier, waar alleen de bevoegde medewerker en jij toegang toe hebben. Wij leggen uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen of als jij ons daar toestemming voor hebt gegeven. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.   

Beveiliging

Wij doen er alles aan om je persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van een uitgebreide set aan organisatorische en technische maatregelen. Als wij gegevens verstrekken aan een verwerker die aan ons een dienst verleent, hebben wij in de verwerkersovereenkomst goede afspraken gemaakt. 

Ben jij een klant/verantwoordelijke en is TMS voor jou een verwerker? Dan heb je uiteraard een verwerkersovereenkomst ontvangen en kun je op afspraak (op locatie van TMS) inzage verkrijgen in het volledige privacy- en informatiebeveiligingsbeleid van TMS inclusief alle technische en organisatorische maatregelen.

Wijzigingen

Wij kunnen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in deze Privacyverklaring. De meest actuele privacyverklaring is altijd te vinden op de website van TMS.