Hoe haal je het meeste uit een functioneringsgesprek? Vandaag bespreken we tips voor het geven van een functioneringsgesprek. Er is de laatste jaren veel veranderd als je kijkt naar hoe organisaties met functioneren en beoordelen omgaan. Zo wordt er ‘massaal’ het verplichte beoordelingsgesprek afgeschaft en experimenteert men met 360° feedback. Nog los van in welke methodiek je het verpakt: een goed gesprek, van mens tot mens, over het functioneren is natuurlijk altijd goed! We geven je een aantal tips over hoe je het functioneringsgesprek goed aanpakt en hoe je er een goed gesprek van maakt.
Succes!
1. Laat de medewerker het functioneringsgesprek voorbereiden
Managers beklagen zich vaak: ‘ik zou willen dat iemand wat meer initiatief nam tijdens het gesprek.’ Het is nu eenmaal zo dat gesprekken tussen medewerker en manager hiërarchisch geladen zijn. En dat de medewerker zich toch schikt naar wat ‘de baas’ wil. Daarom is één van mijn tips voor het functioneringsgesprek is om de medewerker te vragen zich voor te bereiden op het gesprek. Doe dit aan de hand van het functioneringsformulier, of anders een set vragen of onderwerpen die je wil bespreken. Je zult zien dat medewerkers met meer focus en initiatief het gesprek in gaan.
2. Geef duidelijke uitleg over het proces
Iets wat ik ook vaak mis zie gaan: de manager heeft een duidelijk beeld hoe hij het gesprek wil voeren. De medewerker heeft dit niet… Hij weet vaak ook niet wat de ‘regels’ zijn bij een dergelijk gesprek (per slot van rekening, hij heeft vaak maar één keer per jaar een functioneringsgesprek). Besteed daarom in het begin van (of voor) het gesprek dus aandacht aan hoe je het gesprek wil voeren; zet een agenda en geef aan dat je graag wil dat de medewerker zijn mening geeft.
3. Weet dat een medewerker gespannen is
Het is spannend (voor de meesten) om over jezelf te praten. Als manager kun je het minder spannend maken door een ontspannen sfeer te creëren, niet meteen van wal te steken, maar eerst even informeel te praten en begrip te tonen voor eventuele emoties.
4. Deel het functioneringsformulier voor het gesprek
Als je als mens feedback krijgt, treedt er vaak een klein verdedigingsmechanisme in werking; je bent het er niet mee eens, je herkent het niet of de ander ziet het verkeerd! Dit is een natuurlijke reactie die mensen vaak hebben, zowel bij positieve als verbeter-feedback. In tweede instantie reageren mensen vaak genuanceerder. In dit licht is het dus verstandig om de medewerker voor het gesprek je feedback al te laten lezen (en vise versa). Je zal zien dat er minder emotie en meer focus in het gesprek komt.
5. Focus op wat goed gaat tijdens het functioneringsgesprek
Er van uitgaande dat bij een groot deel van de medewerkers er best veel goed gaat. Motivatie en positieve feedback dragen bij aan betrokken en gemotiveerde medewerkers. Ik zou dus ⅔ tot ¾ van het gesprek besteden aan wat er goed gaat. Veelal komt een medewerker daarna zelf ook met punten die beter kunnen waar je bij kunt aansluiten. Op deze manier draag je bij aan een gemotiveerde medewerker en hoef je geen ‘welles-nietes’ te doen over verbeterpunten.
6. Zorg voor concrete vervolgafspraken
Een dooddoener: Je hebt een goed gesprek gehad met je medewerker en hebt punten benoemd die goed gaan en die beter kunnen. En dan vergeet je als manager er naar te vragen bij je medewerkers. Zorg er dus voor dat je concrete acties benoemd aan het einde van het gesprek. Vraag aan je medewerkers hoe het met hun ontwikkelacties staat. Dit hoeft niet per se formeel, maar mag ook ‘in de wandelgangen’. Op deze wijze blijft ontwikkelen levend en is niet een één keer per jaar voorkomend gesprek.
Ik hoop dat je met deze tips voor het functioneringsgesprek met plezier het gesprek voorbereidt en het gesprek voert! Lees ook eens onze andere blogs over dit onderwerp om inspiratie op te doen voor nog effectievere gesprekken. Nieuwsgierig geworden naar wat Teampeak voor jouw organisatie kan betekenen met het verbeteren van jouw beoordelingscyclus, neem dan contact met ons op.
