Prestatieverbetering wordt altijd aangestuurd door het ontvangen van feedback. In wat voor functie iemand ook werkt met feedback kan je altijd je functioneren verbeteren. Hieronder vind je de regels voor het ontvangen en vooral geven van feedback.
Vraag toestemming
Naast dat het beleefd is om vooraf toestemming te vragen voordat je iemand feedback geeft. Kan het heel vervelend zijn als je ongevraagd feedback krijgt. Een treffend voorbeeld uit mijn eigen praktijk is wanneer je je kwetsbaar opstelt. Je vertelt dat je iets wil afvallen en mensen beginnen dan meteen met ‘Wat jij moet doen, is…’. De kans is groot dat je niet snel nog een keer je kwetsbaar opstelt.
Het kan natuurlijk zo zijn dat jullie relatie zo is dat de ander verwacht dat je hem/ haar feedback geeft (leraar – leerling, leidinggevende – medewerker); ook dan is het goed om te checken of het gelegen komt om feedback te geven of in ieder geval een situatie te creëren waarin de ander feedback kan ontvangen.
Wees je bewust van de ‘biologische’ reactie
Als je iemand aanspreekt, positief of negatief (verbetergericht), kan deze persoon zich bedreigd voelen. Dit is wellicht niet je intentie, maar veel mensen vinden ‘praten over zichzelf’ spannend. Er kan dan dus een biologisch verdedigingsmechanisme in werking treden: ‘Vluchten of Vechten’. Mensen zullen dan wellicht de tegenaanval inzetten (‘Ja maar jij…’) of willen vluchten (‘Ik moet nu weg…’). Dit is een natuurlijke reactie die niets te maken heeft met de inhoud van je boodschap. Om dit te voorkomen kun je beginnen met een rustige ontspannen setting te creëren en tijdens het gesprek begrip tonen voor iemands reactie.
Gebruik de 4 G’s
Gedrag
Benoem zo concreet mogelijk iemands gedrag. Dus niet: ‘Je bent zenuwachtig’, maar: ‘Je zegt veel “Ehhe” en beweegt veel heen en weer’. Door gedrag concreet te benoemen, vergroot je de kans dat de ontvanger begrijpt wat je bedoelt. Bovendien verklein je de kans dat hij/zij in de verdediging schiet.
Gevolg
Geef vervolgens aan wat voor gevolg dat het op jou heeft. Dus zeg niet: ‘Je bent zenuwachtig’. Zeg wel het volgende: ‘Doordat je veel “Ehhe” zegt en heen en weer beweegt, kom je op mij zenuwachtig over”.
Gevoel
Nu kun je duidelijk aangeven welk gevoel dit je geeft: ‘Hierdoor heb ik het gevoel dat je je niet goed voorbereid hebt en dat vind ik vervelend.’
Gewenst gedrag
Vaak ontstaat er nu een dialoog; geef de ander ruimte en reflecteer hoe het voor hem/haar is. Wellicht heeft het vertoonde gedrag een andere oorzaak dan jij dacht? Waarschijnlijk wil de andere persoon niet dit gevoel bij jou oproepen? Neem dit mee en bespreek welk concreet gedrag de ander kan laten zien om een ander gevolg (en gevoel!) te veroorzaken.
Positieve feedback
Vaak denken we bij feedback aan ‘verbeter-feedback’, maar zoals feedback de constructieve variant van ‘kritiek’ is, is hij dit ook van het compliment. Zie hiervoor onderstaand voorbeeld:
Compliment: ‘Wat heb je die presentatie goed gedaan!’
Feedback: ‘Je hebt heel rustig gesproken. Je had een duidelijke agenda en vroeg of ik het snapte toen ik fronste. Hierdoor kwam je op mij goed voorbereid over en had ik het idee dat je echt wilde dat ik het snapte. Ik heb het gevoel dat je het leuk vond om te presenteren en je erg veel van het onderwerp afweet; ik vond het een erg goede presentatie! Ik zou in het vervolg het precies zo aanpakken als ik jou was.’
Beide versies zijn natuurlijk leuk om te horen. Ik denk wel dat je het met me eens bent dat de tweede versie veel meer onderbouwing geeft en de ontvanger ook echt zelfvertrouwen kan geven op de sterke punten.
Wil je meer weten over feedback geven of hoe je gemakkelijk feedback geeft met de Teampeak applicatie. Lees dan ook onze andere blogs of neem dan contact met ons op!
