- Werkgevers moeten arbeids- en rusttijden registreren; de wet schrijft de vorm niet voor.
- Een systeem kan via app, web, terminal of automatisch werken; kies wat bij je werk past.
- Een tijdregistratiesysteem is een personeelsvolgsysteem: de OR heeft instemmingsrecht.
- Vingerafdrukken zijn in de regel niet toegestaan; badge, pincode of app volstaan.
- Gebruik de data niet alleen voor controle, maar ook om werkdruk tijdig te bespreken.
Wat is tijdregistratie?
Bij tijdregistratie leg je vast wanneer iemand werkt, en vaak ook waaraan. Het eerste is een wettelijke plicht, het tweede een keuze die je maakt voor planning, facturatie of inzicht.
Het begrip wordt vaak door elkaar gebruikt met urenregistratie en tijdschrijven. Grofweg: aanwezigheids- en werktijdregistratie draait om arbeids- en rusttijden, tijdschrijven om de verdeling van uren over klanten, projecten of taken. Een modern tijdregistratiesysteem combineert vaak beide.
Wat leg je meestal vast?
- begin- en eindtijd van de werkdag of dienst;
- pauzes en rusttijden tussen diensten;
- overwerk, nachtdiensten en eventuele toeslaguren;
- optioneel: uren per project, klant of activiteit.
Is tijdregistratie verplicht?
Ja. Volgens de Arbeidstijdenwet moet je als werkgever bijhouden hoeveel uur medewerkers werken en welke rusttijden ze krijgen. De wet stelt geen eisen aan de vorm. De registratie moet wel zo zijn ingericht dat de Nederlandse Arbeidsinspectie kan nagaan of je de regels naleeft, zoals maximaal 12 uur per dienst en 60 uur per week, en 11 uur rust tussen twee diensten.
Bewaar de registratie minimaal 52 weken. Daarnaast kunnen andere regels een rol spelen: de cao, de afspraken over overuren uitbetalen en de fiscale bewaarplicht als uren de basis vormen voor de loonadministratie.
Let op: ook het Europese Hof van Justitie heeft bepaald dat werkgevers een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem moeten hebben om dagelijkse arbeidstijd te meten. Een Excel-lijst die medewerkers achteraf invullen, staat dan zwak. Kijk voor de actuele normen op nlarbeidsinspectie.nl of arboportaal.nl.
Welke soorten tijdregistratiesystemen zijn er?
Het beste systeem hangt af van het werk. Op een productielocatie met vaste diensten werkt iets anders dan bij een adviesbureau met hybride werkers.
Terminal of prikklok
- inklokken met badge, pas of pincode;
- geschikt voor diensten en ploegen;
- zie ook inkloksysteem.
App of web
- in- en uitklokken op telefoon of laptop;
- handig voor buitendienst en thuiswerk;
- eventueel met locatie, alleen als noodzakelijk.
Gekoppeld aan systemen
- registratie via agenda, rooster of software;
- weinig handwerk;
- lees meer over automatische urenregistratie.
Kleine organisaties beginnen nog weleens met uren bijhouden in Excel. Dat kan als tussenstap, maar zodra je met roosters, toeslagen of meerdere locaties werkt, loont een echt systeem met koppelingen naar planning en salarisadministratie.
Waar let je op bij een tijdregistratie-app?
- snelheid: inklokken moet binnen een paar seconden kunnen, ook zonder goed bereik;
- correcties met spoor: wijzigingen achteraf zijn zichtbaar en goedgekeurd door een leidinggevende;
- signalering: het systeem waarschuwt bij overschrijding van werk- of rusttijden;
- rechten: medewerkers zien hun eigen uren, leidinggevenden alleen hun team.
Privacy, AVG en de ondernemingsraad
Een systeem dat aanwezigheid, tijd of toegang registreert, geldt volgens de Autoriteit Persoonsgegevens als een personeelsvolgsysteem. Voor de regeling rond zo’n systeem heb je de instemming van de ondernemingsraad nodig. Zonder die instemming mag je het in beginsel niet gebruiken.
Vermijd
- Vingerafdruk- of gezichtsherkenning voor gewone tijdregistratie.
- Gps-tracking die ook in privétijd doorloopt.
- Gegevens langer bewaren dan nodig.
- Data stilletjes inzetten voor beoordeling.
Doe wel
- Badge, pincode of app gebruiken.
- Vooraf uitleggen welke data je verzamelt en waarom.
- Alleen locatie vastleggen als het echt noodzakelijk is.
- Afspraken vastleggen in een regeling met OR-instemming.
Biometrische gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. De AP heeft al eerder een werkgever beboet die vingerafdrukken gebruikte voor aanwezigheidsregistratie. Voor tijdregistratie is er vrijwel altijd een minder ingrijpend alternatief. Meer over de spelregels lees je in onze uitleg over de AVG in HR.
Tijdregistratie bij thuis- en hybride werken
De Arbeidstijdenwet geldt ook als iemand thuis werkt. Ook dan moet je kunnen laten zien dat werk- en rusttijden binnen de grenzen blijven. Bij hybride werken is dat lastiger, omdat werk en privé door elkaar lopen: even ’s avonds mail beantwoorden telt ook als werktijd.
Praktische afspraken
- laat medewerkers begin- en eindtijd zelf registreren in een app of webomgeving, ook op thuiswerkdagen;
- spreek af hoe je omgaat met korte werkmomenten buiten de normale tijden;
- koppel de registratie aan de thuiswerk- en reiskostenvergoeding, zodat je per dag weet waar iemand werkte;
- kies voor registratie van tijd, niet van activiteit: schermopnames of toetsaanslagen meten gaat al snel te ver.
Het verschil met aanwezigheidsregistratie is hier belangrijk: je wilt weten hoe lang iemand werkt, niet controleren of hij continu achter zijn scherm zit. Wie dat onderscheid helder uitlegt, krijgt meer vertrouwen en eerlijkere registraties.
Medewerkers meekrijgen bij de invoering
Een nieuw systeem roept al snel het gevoel op dat de werkgever wil controleren. Vertel daarom vooraf waarom je registreert, welke gegevens je vastlegt en wie ze ziet. Laat een paar medewerkers het systeem testen voordat je het breed uitrolt, en evalueer na een paar maanden of de registratie echt werkt zoals bedoeld.
Een tijdregistratiesysteem kiezen in 6 stappen
Bepaal je doel
Gaat het om naleving van de Arbeidstijdenwet, om loonverwerking, om projecturen of om alles tegelijk? Het doel bepaalt welke functies je nodig hebt.
Breng de werkvormen in kaart
Wie werkt waar? Vaste diensten, buitendienst, hybride werkers en oproepkrachten vragen elk iets anders.
Check koppelingen
Kan het systeem praten met je rooster, je HR-systeem en de salarisadministratie? Dubbel invoeren is de grootste bron van fouten.
Toets privacy en betrek de OR
Doe zo nodig een DPIA, kies de minst ingrijpende methode en vraag tijdig instemming van de ondernemingsraad.
Test met een pilotgroep
Laat een paar teams het systeem een maand gebruiken. Is het snel, mobiel en duidelijk? Zo niet, dan registreert straks niemand meer correct.
Spreek af wat je met de data doet
Wie ziet wat, en wanneer trek je aan de bel? Leg vast dat structureel overwerk een gesprek oplevert, geen standaard berisping.
Van uren naar het goede gesprek
De waarde van tijdregistratie zit niet alleen in het afvinken van een wettelijke plicht. Het patroon achter de cijfers zegt iets over je organisatie. Werkt een team structureel over? Neemt iemand nauwelijks pauze? Lopen roosters steeds uit? Dat zijn signalen van werkdruk die je wilt bespreken voordat ze tot uitval leiden.
Tip: combineer harde urendata met hoe mensen hun werk ervaren. Een korte pulse survey over werkdruk naast de urenoverzichten vertelt je veel meer dan elk van beide apart.
Werkdruk bespreekbaar maken met Teampeak
Teampeak is geen tijdregistratiesysteem: in- en uitklokken, roosters en urenverwerking regel je in je eigen tijd- of salarissoftware. Teampeak helpt je met wat je ná de registratie doet. Je maakt werkdruk en balans een vast onderwerp in 1-op-1 gesprekken, meet hoe mensen hun werk ervaren en volgt afspraken op, gekoppeld aan werkgeluk en duurzame inzetbaarheid.
Uren zijn data, het gesprek is de actie
- Pulse surveys over werkdruk, energie en work-life balance.
- Gespreksformats voor 1-op-1’s met vaste vragen over balans en belasting.
- Afspraken vastleggen in gespreksverslagen en opvolgen.
- HR-dashboards om signalen per team zichtbaar te maken.
Teampeak schrijft over werktijden, hybride werken en werkdruk. Het team helpt organisaties om van registratie naar inzicht te gaan – en van inzicht naar het goede gesprek.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.