- De regels rond AVG personeelsdossier gelden voor alle personeelsgegevens: papier, HR-systeem, mail en losse Excel-lijsten.
- Voor elke verwerking heb je een grondslag nodig; bij werknemers is toestemming zelden de juiste.
- Medische gegevens en de aard of oorzaak van ziekte horen niet in het personeelsdossier.
- Medewerkers hebben recht op inzage, correctie en verwijdering; je reageert in principe binnen één maand.
- Met elke externe partij die gegevens voor je verwerkt sluit je een verwerkersovereenkomst.
AVG personeelsdossier: wat betekent de wet voor HR?
De AVG is de Europese privacywet die bepaalt hoe organisaties met persoonsgegevens omgaan. Voor HR betekent dat: elk gegeven over een medewerker moet een duidelijk doel hebben, mag alleen worden gezien door wie het nodig heeft en wordt verwijderd zodra het niet meer nodig is.
Het personeelsdossier is de bekendste plek waar personeelsgegevens samenkomen, maar lang niet de enige. Denk ook aan je salarissysteem, verzuimregistratie, mailboxen van leidinggevenden, gedeelde mappen en HR-software. De regels gelden overal, dus ook voor dat ene Excel-bestand met verjaardagen en adressen. Een AVG personeelsdossier dat klopt, begint daarom met overzicht – net als een goede personeelsadministratie: welke gegevens heb je, waar staan ze en waarom?
De AVG-principes in HR-taal
- Doelbinding: je gebruikt gegevens alleen voor het doel waarvoor je ze verzamelde;
- Dataminimalisatie: je legt niet meer vast dan nodig – geen “handig om te hebben”-gegevens;
- Juistheid: je houdt gegevens actueel en corrigeert fouten;
- Opslagbeperking: je bewaart niet langer dan nodig;
- Beveiliging: je beschermt gegevens tegen inzage door onbevoegden, verlies en lekken;
- Verantwoording: je kunt aantonen dat je je aan de regels houdt.
Op welke grondslag mag je personeelsgegevens verwerken?
De AVG kent zes grondslagen. In HR gebruik je er vooral drie. Welke past, hangt af van het gegeven en het doel.
Uitvoering overeenkomst
- gegevens die nodig zijn om de arbeidsovereenkomst uit te voeren;
- bijvoorbeeld naam, adres, functie, salaris en rekeningnummer.
Wettelijke plicht
- gegevens die je van de wet moet vastleggen;
- bijvoorbeeld BSN, kopie ID-bewijs en het loonheffingsformulier.
Gerechtvaardigd belang
- alleen na een zorgvuldige belangenafweging;
- bijvoorbeeld beveiliging van systemen of een gespreksverslag dat je nodig hebt voor goed werkgeverschap.
Toestemming is lastig: tussen werkgever en werknemer bestaat een afhankelijkheidsrelatie. Daardoor is toestemming vaak niet echt vrij gegeven en dus geen sterke grondslag. Gebruik het alleen voor echt vrijwillige zaken, zoals een foto op de website of een verjaardag op de teamkalender – en zorg dat “nee” geen gevolgen heeft.
AVG personeelsdossier: wat mag wel en niet?
Hoort er niet in
- Medische gegevens, diagnoses, medicijngebruik of de aard en oorzaak van ziekte.
- Strafrechtelijke gegevens, tenzij een wettelijke uitzondering geldt.
- Gegevens over afkomst, religie of seksuele geaardheid.
- Privézaken zonder werkrelatie, zoals schulden of een kinderwens.
Mag erin (als het nodig is)
- NAW-gegevens, geboortedatum, BSN, kopie ID-bewijs en datum in dienst.
- Arbeidsovereenkomst, functie, salaris en wijzigingen daarin.
- Verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingen.
- Het feit dát iemand ziek is, de verwachte duur en contactgegevens.
Bij verzuim is de grens het scherpst. Je mag vastleggen dat een medewerker zich ziek meldt, hoe lang het verzuim naar verwachting duurt en welke afspraken er lopen. Naar de aard of oorzaak van de ziekte vraag je niet; die informatie deelt de medewerker met de bedrijfsarts. In een verzuimgesprek praat je dus over wat iemand nog wél kan en wat er nodig is om terug te keren, niet over de diagnose. Meer achtergrond lees je bij ziekteverzuim.
Schrijf feitelijk: een gespreksverslag is ook een persoonsgegeven en de medewerker mag het inzien. Beschrijf wat er is besproken en afgesproken, geen persoonlijke interpretaties of geruchten. Laat de medewerker het verslag lezen en eventueel aanvullen.
Welke rechten heeft je medewerker onder de AVG?
Medewerkers hebben dezelfde privacyrechten als ieder ander. Als werkgever moet je die rechten kennen en er goed mee omgaan.
- De medewerker mag weten welke gegevens je hebt en een kopie krijgen.
- Ook interne notities en gespreksverslagen vallen hieronder.
- Gegevens over anderen (bijvoorbeeld collega’s) mag je afschermen.
- Onjuiste feiten moet je corrigeren.
- Is de medewerker het oneens met een oordeel, dan kan een eigen reactie worden toegevoegd.
- Een beoordeling wordt niet ‘fout’ omdat iemand het er niet mee eens is.
- Gegevens die niet (meer) nodig zijn, verwijder je op verzoek.
- Bij wettelijke bewaarplichten mag je weigeren.
- Bezwaar is mogelijk tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang.
Je reageert op zo’n verzoek zonder onnodige vertraging en in principe binnen één maand. Bij complexe of veel verzoeken mag je die termijn met twee maanden verlengen, mits je de medewerker binnen de eerste maand laat weten waarom.
Hoe lang bewaar je personeelsgegevens?
Er is geen één termijn voor het hele dossier. Sommige stukken moet je wettelijk een vaste periode bewaren, voor andere geldt: niet langer dan nodig. Een volledig overzicht vind je bij de bewaartermijn van het personeelsdossier.
Loonadministratie en fiscale gegevens: 7 jaar
Gegevens die nodig zijn voor de belastingaangifte en loonadministratie vallen onder de fiscale bewaarplicht.
Kopie ID-bewijs en loonheffingsformulier: 5 jaar
Tot minstens 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de medewerker uit dienst ging.
Overige dossierstukken: richtlijn 2 jaar
Voor stukken zonder wettelijke termijn, zoals gespreksverslagen en correspondentie, geldt als richtlijn uiterlijk 2 jaar na vertrek. Bij een lopend conflict kan langer bewaren gerechtvaardigd zijn.
Sollicitatiegegevens: 4 weken
Van afgewezen kandidaten verwijder je de gegevens binnen 4 weken na de procedure; met toestemming mag je ze maximaal 1 jaar bewaren.
Maak het een routine: plan bijvoorbeeld elk kwartaal een opschoonmoment voor dossiers van medewerkers die zijn vertrokken. Zo voorkom je dat oude gegevens jaren blijven rondzwerven.
Een AVG personeelsdossier is nooit “af”. Plan daarom minstens jaarlijks een opschoonronde: controleer per dossier of gegevens nog nodig zijn, verwijder wat over de termijn heen is en leg vast wat je hebt vernietigd. Zo kun je bij een vraag van een medewerker of de Autoriteit Persoonsgegevens laten zien dat je bewust omgaat met bewaren.
Verwerkersovereenkomst, beveiliging en toegang
Werk je met een salarisverwerker, arbodienst, HR-software of cloudopslag? Dan verwerkt die partij persoonsgegevens namens jou. Met elke verwerker sluit je een verwerkersovereenkomst, waarin onder meer staat welke gegevens worden verwerkt, hoe ze worden beveiligd en wat er gebeurt bij een datalek. Ontbreekt die overeenkomst, dan is dat zelf al een overtreding.
- Toegang op rolbasis: een leidinggevende ziet alleen zijn eigen team; salarisgegevens alleen wie ze nodig heeft;
- Geen persoonsgegevens in mail of losse bestanden als het ook in een beveiligd systeem kan – kies HR-software met goede rechtenstructuur;
- Datalekken melden: leg vast wie een (vermoedelijk) datalek beoordeelt en, als dat nodig is, tijdig meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
- Register van verwerkingen: houd bij welke personeelsgegevens je verwerkt, met welk doel en op welke grondslag;
- Ondernemingsraad: regelingen over de verwerking van personeelsgegevens bespreek je met de OR.
Wat staat er op het spel? De AVG kent boetes tot € 20 miljoen of 4% van de wereldwijde jaaromzet voor de zwaarste overtredingen, en tot € 10 miljoen of 2% voor bijvoorbeeld het ontbreken van een verwerkersovereenkomst. Belangrijker nog is het vertrouwen van je medewerkers.
Zorgvuldig vastleggen met Teampeak
Teampeak is geen personeelsdossier of salarissysteem en vervangt die dus niet. Wel leggen veel organisaties via Teampeak hun gesprekken, feedback en ontwikkelafspraken vast – en dat zijn net zo goed persoonsgegevens. In plaats van losse Word-verslagen in mailboxen staan ze op één plek, in een ISO 27001-gecertificeerd platform. Medewerker en leidinggevende werken samen in hetzelfde verslag, zodat afspraken feitelijk en transparant blijven.
Gesprekken vastleggen zonder losse bestanden
- Plannings-, functionerings-, beoordelings- en ontwikkelgesprekken in één gesprekscyclus.
- Gespreksverslagen en afspraken die medewerker en leidinggevende samen zien.
- Feedback, doelen en POP gekoppeld aan de medewerker in plaats van verspreid over mappen.
- ISO 27001-gecertificeerd platform voor het veilig vastleggen van gesprekken en ontwikkeling.
Teampeak schrijft over arbeidsrecht in de praktijk, privacy in HR en zorgvuldige gesprekken. Het team vertaalt regels naar concrete afspraken waar leidinggevenden en HR direct mee verder kunnen.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.