Thuiswerkvergoeding 2026: bedrag, regels & rekenvoorbeeld

Wat is een thuiswerkvergoeding?

Wie thuiswerkt, gebruikt meer energie, water, koffie en thee en vaak ook extra internet. Die kosten maakt een medewerker voor zijn werk. Met een thuiswerkvergoeding compenseer je ze, zonder dat de medewerker er belasting over betaalt.

Sinds 2022 kent de werkkostenregeling (WKR) hiervoor een aparte gerichte vrijstelling. Die heeft twee grote voordelen: je hoeft de vergoeding niet uit je vrije ruimte te betalen, en de medewerker ontvangt het bedrag netto. Het bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd.

Wat dekt de vergoeding?

• wel: kosten voor energie, water, verwarming, koffie, thee en toiletgebruik op thuiswerkdagen;
• niet: inrichting van de werkplek (bureau, stoel) of ICT-middelen zoals een laptop of telefoon — daarvoor gelden aparte regels;
• het bedrag is een forfait: je hoeft de werkelijke kosten niet aan te tonen.

Hoe hoog is de thuiswerkvergoeding in 2026?

In 2026 bedraagt de maximale onbelaste thuiswerkvergoeding € 2,45 per thuiswerkdag. Ter vergelijking: in 2025 was dat € 2,40, in 2024 € 2,35. Voor 2027 rekenen vakbronnen met een kleine stijging naar ongeveer € 2,50; het definitieve bedrag maakt de overheid aan het eind van het jaar bekend. Controleer daarom het actuele bedrag in het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst.

Wil je meer vergoeden dan € 2,45, dan kun je het verschil als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR. In 2026 is die vrije ruimte 2% over de fiscale loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere. Blijf je daarbinnen, dan betaal je er geen belasting over; ga je erboven, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het bovenmatige deel.

Thuiswerkvergoeding en reiskosten combineren

Voor een dag waarop een medewerker naar kantoor reist, mag je in 2026 een onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,25 per kilometer geven. Voor één en dezelfde werkdag mag je de gerichte vrijstellingen voor thuiswerken en woon-werkverkeer niet allebei onbelast toepassen: je kiest er één.

Hoe bereken je een vaste thuiswerkvergoeding?

Je hoeft niet elke dag apart bij te houden. Je mag een vaste vergoeding geven op basis van een vast patroon, bijvoorbeeld afgesproken in je thuiswerkbeleid. De Belastingdienst gaat uit van maximaal 214 werkdagen per jaar bij een voltijdse werkweek. Werkt iemand in de regel een deel van de week thuis, dan reken je naar verhouding: bij twee vaste thuiswerkdagen per week 2/5 van 214 dagen.

Parttime, wisselende dagen en afwezigheid

Werkt iemand parttime, dan reken je naar rato. Een medewerker die drie dagen per week werkt, waarvan één dag vast thuis, komt uit op 214 × 1/5 = 42,8 thuiswerkdagen per jaar. Bij € 2,45 is dat € 104,86 per jaar, ofwel ongeveer € 8,74 per maand onbelast.

Heeft een medewerker geen vast patroon, dan kun je ook achteraf vergoeden op basis van de werkelijke thuiswerkdagen, bijvoorbeeld per maand. Dat vraagt wel een eenvoudige registratie van de dagen. Vakantie en korte ziekte hoef je bij een vaste vergoeding niet te verrekenen; die zitten al in de 214 werkdagen verwerkt. Pas bij een structurele wijziging of langere afwezigheid stel je de vergoeding bij.

En de thuiswerkplek zelf?

De thuiswerkvergoeding dekt de dagelijkse kosten, niet de inrichting. Voor een bureau, stoel of beeldscherm gelden aparte fiscale regels; arbovoorzieningen kunnen onder voorwaarden onbelast worden verstrekt. Check de actuele voorwaarden bij de Belastingdienst of je salarisadviseur, en maak afspraken over de werkplek onderdeel van je thuiswerkbeleid. Een werktelefoon of laptop verstrek je meestal via de noodzakelijkheidsregeling.

Verandert het patroon structureel — bijvoorbeeld door een nieuwe afspraak over kantoordagen of door langdurig verlof of ziekte van meer dan twee maanden — dan pas je de vaste vergoeding aan. De Kennisgroep Loonheffingen van de Belastingdienst geeft hier specifieke uitleg over.

Ben je verplicht een thuiswerkvergoeding te geven?

Nee, de wet verplicht je niet om een thuiswerkvergoeding te betalen. Wel kan je cao er afspraken over maken; dan moet je je daaraan houden. Ook een eenmaal toegekende regeling in de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek kun je niet zomaar eenzijdig intrekken.

Los van de vergoeding heb je als werkgever een zorgplicht op grond van de Arbowet: ook thuis moet een medewerker veilig en gezond kunnen werken. Arbovoorzieningen voor de thuiswerkplek, zoals een goede bureaustoel of beeldscherm, en noodzakelijke ICT-middelen kun je onder voorwaarden onbelast verstrekken of vergoeden. Andere vergoedingen, zoals een eenmalige inrichtingsbijdrage, gaan meestal via de vrije ruimte.

Checklist voor je thuiswerkregeling

• Leg vast op welke dagen thuiswerken de afspraak is (vast patroon of per dag registreren);
• bepaal de hoogte van de vergoeding en of je boven € 2,45 gaat;
• regel hoe de vergoeding samenloopt met de reiskostenvergoeding;
• spreek af wat de werkgever verstrekt voor de werkplek en wat bij vertrek wordt ingeleverd;
• evalueer de regeling jaarlijks, bijvoorbeeld met de ondernemingsraad.

Een thuiswerkvergoeding is één onderdeel van goed hybride werken. Minstens zo belangrijk zijn duidelijke afspraken over bereikbaarheid, samenwerken en ontmoeten op kantoor.

Hybride werken bespreekbaar maken met Teampeak

Teampeak doet geen salarisadministratie of declaraties: de thuiswerkvergoeding zelf verwerk je in je salarissysteem. Teampeak helpt wél bij de vraag of je hybride werken goed hebt ingericht. Met pulse surveys meet je hoe medewerkers hun thuiswerkplek, werkdruk en verbinding met het team ervaren. In een arbeidsvoorwaardengesprek of 1-op-1 gesprek leg je afspraken over thuis- en kantoordagen vast in een gespreksverslag. Zo houd je zicht op werkgeluk en duurzame inzetbaarheid, waar je team ook werkt.

HR People Enablement software

Thuis of op kantoor: verbonden blijven

• Pulse surveys over thuiswerkplek, balans en teamgevoel.
• Gespreksformats voor arbeidsvoorwaarden- en 1-op-1 gesprekken.
• Afspraken over thuis- en kantoordagen vastleggen in gespreksverslagen.
• HR-dashboards die betrokkenheid per team zichtbaar maken.

Plan een demo