- Een thuiswerkregeling geeft duidelijkheid en voorkomt willekeur tussen teams.
- Ook thuis heb je als werkgever een zorgplicht voor een gezonde en veilige werkplek.
- In 2026 kun je maximaal € 2,45 per thuiswerkdag onbelast vergoeden – niet op dezelfde dag als onbelaste reiskosten.
- Via de Wet flexibel werken kunnen medewerkers een verzoek doen om (deels) thuis te werken; je moet zo’n verzoek serieus overwegen.
- Vergeet de sociale kant niet: verbinding, feedback en welzijn verdienen net zoveel aandacht als de regels.
Wat is een thuiswerkbeleid?
Het is het spelregelboek voor werken buiten kantoor. Het beschrijft wat de organisatie verwacht, wat medewerkers mogen verwachten en hoe je omgaat met uitzonderingen.
Vaak maakt zo’n regeling deel uit van een breder beleid voor hybride werken, waarin thuis, kantoor en soms andere locaties samenkomen. Het verschil: bij hybride werken draait het om de mix, bij een thuiswerkregeling om de specifieke afspraken voor de thuiswerkdagen zelf.
Waarom vastleggen?
- medewerkers weten waar ze aan toe zijn en hoeven niet per leidinggevende te onderhandelen;
- je voorkomt ongelijke behandeling tussen teams of functies;
- je voldoet aantoonbaar aan je arbo-verplichtingen;
- fiscale vergoedingen zijn goed onderbouwd voor de loonadministratie;
- het gesprek over thuiswerken krijgt een vaste basis.
Wat hoort er in een goede thuiswerkregeling?
Er bestaat geen wettelijk model. Wel zie je in vrijwel elke goede regeling dezelfde onderwerpen terug.
- Voor welke functies is thuiswerken mogelijk?
- Hoeveel dagen per week of maand?
- Zijn er vaste kantoordagen voor het team?
- Welke inrichting is minimaal nodig?
- Welke middelen stelt de werkgever beschikbaar?
- Hoe ga je om met informatiebeveiliging?
- Wanneer ben je bereikbaar?
- Hoe en wanneer stem je af met je team?
- Hoe blijf je zichtbaar en betrokken?
Werken medewerkers met eigen apparatuur? Neem dan ook afspraken op uit een BYOD-beleid. En zet de regeling op een vindbare plek, bijvoorbeeld in het personeelshandboek.
Thuiswerken vanuit het buitenland
Steeds vaker vragen medewerkers of ze een paar weken vanuit hun vakantieadres of het buitenland mogen werken. Dat lijkt een kleine gunst, maar kan gevolgen hebben voor sociale zekerheid, belastingheffing, verzekeringen en de beveiliging van data. Neem in je thuiswerkbeleid daarom op of werken vanuit het buitenland is toegestaan, voor hoe lang, en dat een medewerker het altijd vooraf moet aanvragen. Laat bij twijfel per situatie advies inwinnen.
Arbo: welke regels gelden thuis?
Ook als iemand thuis werkt, blijf jij als werkgever verantwoordelijk voor gezond en veilig werken. Het Arbobesluit bevat een apart hoofdstuk over plaatsonafhankelijke arbeid – werk buiten de locatie van de werkgever, zoals kantoorwerk thuis. Daarnaast gelden de algemene verplichtingen uit de Arbowet, zoals een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) waarin thuiswerk een plek krijgt.
- zorg dat de medewerker een ergonomisch verantwoorde werkplek heeft (bureau, stoel, scherm op de juiste hoogte);
- geef voorlichting over houding, pauzes en beeldschermwerk;
- let op psychosociale arbeidsbelasting: werkdruk, isolement en grenzen tussen werk en privé – zie ook burn-out preventie;
- bespreek periodiek of de werkplek nog voldoet – een foto of korte check volstaat vaak.
Nieuw in 2026: sinds 1 juli 2026 is de raadpleging over arbobeleid aangescherpt. Heb je minder dan tien werknemers of geen OR of personeelsvertegenwoordiging, dan raadpleeg je werknemers rechtstreeks. Neem thuiswerk daarom mee als je het arbobeleid met medewerkers bespreekt.
Welke vergoedingen kun je in 2026 geven?
Een thuiswerkvergoeding is niet wettelijk verplicht, tenzij je cao of eigen regeling het voorschrijft. Kies je er wel voor, dan kun je in 2026 maximaal € 2,45 per thuiswerkdag onbelast geven via een gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling. Alles over bedragen en rekenvoorbeelden lees je bij de thuiswerkvergoeding.
Mag niet onbelast
- thuiswerkvergoeding én onbelaste reiskosten op dezelfde dag;
- een vaste vergoeding zonder onderbouwd thuiswerkpatroon;
- vergoeding voor dagen waarop iemand niet werkt.
Wel mogelijk
- € 2,45 per thuiswerkdag (2026);
- € 0,25 per km reiskostenvergoeding op kantoordagen;
- een vaste vergoeding op basis van een vast patroon;
- inrichting en middelen via de WKR, afhankelijk van de situatie.
Voor 2027 verwachten vakbronnen een kleine verhoging van het maximum; houd de publicaties van de Belastingdienst in de gaten voordat je je regeling aanpast.
Heeft een medewerker recht op thuiswerken?
Een absoluut recht bestaat niet. Wel kan een medewerker op basis van de Wet flexibel werken een verzoek indienen om zijn arbeidsplaats aan te passen. Dat geldt bij werkgevers met tien of meer werknemers en voor medewerkers die minstens 26 weken in dienst zijn.
Verzoek indienen
De medewerker dient het verzoek uiterlijk twee maanden voor de gewenste ingangsdatum schriftelijk in.
Serieus overwegen
Je bespreekt het verzoek met de medewerker en weegt de belangen. Een gesprek werkt beter dan een formele brief.
Tijdig reageren
Je beslist uiterlijk een maand voor de gewenste ingangsdatum en motiveert een afwijzing schriftelijk.
Een duidelijke regeling maakt zulke verzoeken eenvoudiger: je toetst aan vooraf gedeelde criteria in plaats van per geval. Meer over de wet en andere vormen lees je bij flexibel werken.
Checklist: thuiswerkbeleid opstellen in 7 stappen
Bepaal je uitgangspunten
Waarom wil je thuiswerken faciliteren: werkgeluk, minder reistijd, focus, aantrekkelijk werkgeverschap? Je uitgangspunten sturen de keuzes.
Inventariseer functies
Welke werkzaamheden kunnen thuis, welke niet? Wees eerlijk en leg uit waarom sommige rollen op locatie blijven.
Betrek medewerkers en de OR
Vraag wat mensen nodig hebben. Heb je een ondernemingsraad, check dan waar die advies- of instemmingsrecht heeft, bijvoorbeeld bij arbo-afspraken.
Regel werkplek en arbo
Leg vast welke inrichting je verwacht, welke middelen je biedt en hoe je de werkplek controleert.
Bepaal vergoedingen
Kies een vergoeding per dag of een vast bedrag, en stem af met je salarisadministratie.
Maak afspraken over samenwerking
Denk aan vaste teamdagen, bereikbaarheid en een ritme van check-ins.
Evalueer jaarlijks
Meet hoe medewerkers de regeling ervaren en stel bij. Werkdruk en werkgeluk zijn goede graadmeters.
Verbonden blijven op afstand met Teampeak
Teampeak vervangt je loonadministratie of je registratie van thuiswerkdagen niet. Wat het wel doet: het helpt leidinggevenden om ook op afstand goed contact te houden. Met een vast ritme van 1-op-1 gesprekken, feedback en korte pulse surveys merk je op tijd of iemand vastloopt, zich geïsoleerd voelt of meer ondersteuning nodig heeft.
Thuiswerken met oog voor de mens
- 1-op-1 gesprekken plannen en afspraken over thuiswerken vastleggen in het gespreksverslag.
- Pulse surveys om werkdruk, verbinding en werkgeluk bij thuiswerkers te volgen.
- Complimenten en collegiale feedback, ook als je elkaar minder ziet.
- Doelen en OKR’s zodat resultaten centraal staan, niet aanwezigheid.
Teampeak schrijft over flexibel en hybride werken, werkgeluk en het goede gesprek. Het team helpt organisaties om afspraken over werken op afstand menselijk en werkbaar te maken.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.