- De formule: declarabele uren ÷ beschikbare uren × 100%.
- Bepaal vooraf of je rekent met contracturen of met beschikbare uren (na verlof, feestdagen en ziekte).
- Een realistische norm verschilt per rol: een junior consultant zit anders dan een teamleider.
- Een te hoge urennorm verdringt ontwikkeling, kennisdeling en herstel — en verhoogt het risico op uitval.
- Bespreek de norm in het planningsgesprek en stuur ook op kwaliteit, klanttevredenheid en groei.
Wat is declarabiliteit?
Het begrip beschrijft hoeveel van iemands werktijd direct omzet oplevert. Wie 40 uur werkt en daarvan 30 uur aan klantopdrachten besteedt, heeft een declarabiliteit van 75%.
Je ziet de term vooral bij organisaties die hun tijd verkopen. Daar is declarabiliteit een van de belangrijkste prestatie-indicatoren: kleine verschuivingen in het percentage hebben grote invloed op de winst. Tegelijk zegt het weinig over de kwaliteit van het werk, de waarde voor de klant of de energie van de medewerker. Daarom hoort het thuis in een breder prestatiemanagement, niet als enige meetlat.
Declarabel versus niet-declarabel
- declarabel: uitvoering van opdrachten, klantoverleg binnen een project, rapportages die je factureert;
- niet-declarabel maar waardevol: acquisitie, offertes, intern overleg, opleiding, kennisdeling, inwerken van collega’s;
- niet beschikbaar: vakantie, feestdagen, ziekte en bijzonder verlof — die tellen meestal niet mee in de noemer;
- let op het verschil met declaraties: dat gaat over het terugvragen van gemaakte onkosten, niet over uren.
Hoe bereken je declarabiliteit?
De formule voor declarabiliteit is eenvoudig: declarabele uren ÷ beschikbare uren × 100%. De discussie zit bijna altijd in de noemer. Rekent je organisatie met alle contracturen, dan daalt het percentage zodra iemand op vakantie gaat. Rekent ze met de netto beschikbare uren, dan krijg je een eerlijker beeld van wat iemand in de gewerkte tijd doet. Kies één definitie en communiceer die helder.
Bepaal de jaaruren
Een fulltimer met 40 uur per week heeft 52 × 40 = 2.080 contracturen per jaar. Werk je met een andere werkweek, reken dan met die uren (zie ook fte).
Trek afwezigheid af
Stel: 25 vakantiedagen (200 uur), 7 feestdagen op werkdagen (56 uur) en gemiddeld 6 ziektedagen (48 uur). Dan blijven er 2.080 − 304 = 1.776 beschikbare uren over.
Tel de declarabele uren
De medewerker schreef dit jaar 1.330 uur op klantprojecten. Die gegevens komen uit je tijd- of projectadministratie.
Reken het percentage uit
1.330 ÷ 1.776 × 100% ≈ 75%. Op basis van contracturen zou het ≈ 64% zijn. Hetzelfde werk, een ander verhaal — daarom is de definitie zo belangrijk.
Tip: kijk naar het gemiddelde over een kwartaal of jaar, niet per week. Projecten lopen in golven; wie elke week op het percentage afrekent, beloont vooral het opsparen of oprekken van uren.
Wat is een realistische norm?
Er bestaat geen wettelijke of algemeen geldende norm; elke branche en organisatie stelt die zelf. In de praktijk zie je grote verschillen per rol, omdat de ene functie meer interne taken heeft dan de andere. De bandbreedtes hieronder zijn indicatief en bedoeld als denkkader, niet als benchmark.
Specialist of consultant
- vaak het hoogste percentage, grofweg 70–85%;
- wel ruimte nodig voor opleiding en kennisdeling.
Senior of teamleider
- begeleidt collega’s, doet acquisitie;
- lagere norm, bijvoorbeeld 40–65%.
Junior of nieuwe medewerker
- eerste maanden veel inwerken en leren;
- bouw de norm geleidelijk op.
Een goede norm is haalbaar binnen de normale werkweek. Moet iemand structureel overwerken om het percentage te halen, dan is de norm te hoog of klopt de verdeling van taken niet. Vertaal de norm daarom naar concrete SMART-doelen en spreek ook af wat er níét declarabel mag zijn: bijvoorbeeld een vast aantal uren per maand voor ontwikkeling.
Valkuilen: als de urennorm welzijn ondermijnt
Een hoge declarabiliteit voelt als succes, maar kan een vroeg signaal van overbelasting zijn. Werkdruk en werkstress zijn in Nederland een van de grootste oorzaken van verzuim: TNO schatte de kosten op zo’n € 3,5 miljard per jaar en ongeveer een op de vijf werknemers ervaart burn-outklachten. In organisaties die strak op uren sturen, zie je deze patronen terug:
Eenzijdig sturen op uren
- Opleiding en kennisdeling schuiven steeds naar later.
- Medewerkers schrijven uren ‘creatief’ om de norm te halen.
- Collega’s helpen voelt als verlies van declarabele tijd.
- Overwerk wordt normaal; herstel verdwijnt uit beeld.
Gebalanceerd sturen
- Norm per rol, met vaste ruimte voor ontwikkeling.
- Percentage over een langere periode bekijken.
- Ook kwaliteit, klanttevredenheid en teamdoelen meewegen.
- Werkdruk regelmatig peilen en bespreken.
Houd ook de Arbeidstijdenwet in het oog: in 2026 mag een werknemer maximaal 12 uur per dienst en 60 uur per week werken, en gemiddeld niet meer dan 48 uur per week over 16 weken. Een urennorm die alleen haalbaar is door die grenzen op te zoeken, is een risico voor mens én organisatie. Meer over het voorkomen van uitval lees je bij burn-out preventie.
Signaal om op te letten: een medewerker die maandenlang ruim boven de norm zit, verdient net zo goed een gesprek als iemand die eronder zit. Vraag wat het kost — niet alleen wat het oplevert.
Hoe verhoog je de declarabele inzet op een gezonde manier?
Wil je de declarabiliteit omhoog krijgen, begin dan niet bij de medewerker, maar bij de organisatie. Vaak zit de winst in minder ruis, niet in harder werken.
- verminder interne ruis: kijk kritisch naar het aantal overleggen en rapportages die niemand leest;
- verbeter de planning: gaten tussen projecten zijn vaak een planningsprobleem, geen inzetprobleem;
- match werk en talent: wie werk doet dat bij zijn sterktes past, werkt sneller en met meer plezier;
- investeer in vaardigheden: gerichte talentontwikkeling maakt mensen breder inzetbaar op opdrachten;
- maak niet-declarabel werk zichtbaar: waardeer het inwerken van een collega of het bouwen van kennis ook in de beoordeling.
De urennorm bespreken in de gesprekscyclus
Het percentage wordt pas een bruikbaar stuurmiddel als je het bespreekt. Spreek de norm af aan het begin van het jaar, bijvoorbeeld in een planningsgesprek, en kom er regelmatig op terug in korte 1-op-1 gesprekken. Zo zie je afwijkingen vroeg en kun je bijsturen voordat het een probleem wordt.
- Hoe verhoudt je inzet zich tot de afgesproken norm?
- Welke projecten of taken verklaren het verschil?
- Waar gaat niet-declarabele tijd nu vooral naartoe?
- Is de huidige belasting vol te houden?
- Hoe vaak werk je meer dan je contracturen?
- Wat zou je energie geven in je werk?
- Welke vaardigheid wil je dit jaar ontwikkelen?
- Hoeveel tijd heb je daarvoor nodig?
- Welke opdrachten passen bij je volgende stap?
Sturen op meer dan uren met Teampeak
Teampeak is geen urenregistratie of facturatiesysteem en berekent declarabiliteit dus niet voor je. Wel helpt het om het gesprek eromheen goed te voeren: je legt doelen vast die verder gaan dan uren, je peilt werkdruk en werkgeluk met korte pulse surveys en je ziet in dashboards hoe teams ervoor staan.
Prestaties én welzijn in balans
- Planningsgesprekken met doelen en OKR’s per rol vastleggen.
- Regelmatige 1-op-1’s plannen en afspraken terugvinden in gespreksverslagen.
- Pulse surveys die werkdruk en energie vroeg zichtbaar maken.
- POP en talentscans om mensen breder inzetbaar te maken.
Teampeak schrijft over prestatiemanagement, doelen en duurzame inzetbaarheid. Het team helpt organisaties om te sturen op resultaat zonder het welzijn van medewerkers uit het oog te verliezen.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.