- Je moet arbeids- en rusttijden registreren, maar de wet schrijft geen inkloksysteem voor.
- Vingerafdrukken en gezichtsherkenning zijn biometrische gegevens en in principe verboden voor tijdregistratie.
- Een inkloksysteem is een personeelsvolgsysteem: de OR heeft instemmingsrecht.
- Kies de minst ingrijpende methode die werkt: pas, pincode of app.
- Bewaar de registratie 52 weken en gebruik de data ook om werkdruk tijdig te zien.
Wat is een inkloksysteem?
Het is de digitale opvolger van de klassieke prikklok. Medewerkers melden zich aan bij de start en af bij het einde van hun werktijd, soms ook bij pauzes. Het systeem rekent daaruit de gewerkte uren.
Het is een vorm van aanwezigheidsregistratie: je legt vast wanneer iemand aan het werk is. Dat is iets anders dan tijdschrijven, waarbij je uren verdeelt over projecten of klanten. Veel moderne pakketten doen beide; dan spreek je vaak van een tijdregistratiesysteem.
Waarvoor gebruiken werkgevers het?
- naleven van de Arbeidstijdenwet: maximale werktijden en minimale rust;
- juiste verloning van overuren, toeslagen en ploegendiensten;
- inzicht in bezetting, bijvoorbeeld in productie, zorg of retail;
- weten wie er in het gebouw is bij een ontruiming.
Soorten inkloksystemen
Terminal met pas of code
- inklokken met pas, tag of pincode bij de ingang;
- eenvoudig en betrouwbaar;
- geschikt voor vaste werkplekken en ploegen.
App of webklok
- inklokken via telefoon of browser;
- handig bij thuiswerken, buitendienst of meerdere locaties;
- let op extra functies zoals locatiebepaling.
Biometrisch
- vingerafdruk, gezichts- of handherkenning;
- biometrische gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens;
- voor tijdregistratie in principe niet toegestaan.
Wil je dat medewerkers zo min mogelijk handelingen hoeven te doen, dan kan automatische urenregistratie een alternatief zijn. Daarbij gelden dezelfde privacyregels.
Ben je verplicht om een inkloksysteem te gebruiken?
Nee. De Arbeidstijdenwet verplicht je wel om de arbeids- en rusttijden van medewerkers te registreren, maar niet hoe. Een rooster waarin afwijkingen worden bijgehouden, een eenvoudige urenregistratie of een inklokterminal: alles mag, zolang de registratie klopt en controleerbaar is.
- bewaar de registratie van arbeids- en rusttijden 52 weken;
- de Nederlandse Arbeidsinspectie kan die registratie opvragen;
- in 2026 gelden onder meer: maximaal 12 uur per dienst en 60 uur per week, gemiddeld 48 uur per week over 16 weken, en 11 uur rust na een dienst;
- check ook je cao: die kan aanvullende eisen stellen aan registratie of toeslagen.
Wie houdt het nu bij in een spreadsheet? Op de pagina over urenregistratie van personeel lees je wanneer een systeem de moeite waard wordt.
Privacy: wat mag wel en wat niet?
Elke inklokregistratie bevat persoonsgegevens. Volgens de AVG mag je die alleen verwerken als je er een geldige grondslag voor hebt, je niet meer vastlegt dan nodig en je medewerkers vooraf informeert. Voor tijdregistratie is de grondslag meestal je wettelijke plicht (Arbeidstijdenwet) of een gerechtvaardigd belang. Lees meer in de AVG in HR.
Niet of alleen met zware waarborgen
- Vingerafdruk, gezichtsherkenning of andere biometrie voor tijdregistratie.
- Continu GPS-volgen, ook buiten werktijd.
- Camerabeelden gebruiken als vervanging van inklokken.
- Inkloktijden zonder afspraken inzetten voor beoordeling.
Wel, mits goed geregeld
- Inklokken met pas, tag, pincode of app.
- Locatie alleen op het moment van in- en uitklokken, als dat echt nodig is.
- Alleen tijden vastleggen die je voor wet, loon of planning nodig hebt.
- Duidelijke bewaartermijnen en beperkte toegang.
Biometrie in principe verboden: biometrische gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. De Nederlandse uitvoeringswet (UAVG) staat ze alleen toe als dat noodzakelijk is voor authenticatie of beveiliging, bijvoorbeeld toegang tot een kerncentrale of een kluis. Tijdregistratie valt daar niet onder, en ‘toestemming’ van een medewerker is in een arbeidsrelatie zelden vrij gegeven. De Autoriteit Persoonsgegevens legde in 2020 een boete van € 725.000 op aan een bedrijf dat vingerafdrukken gebruikte voor aanwezigheids- en tijdregistratie.
Overweeg je locatiegegevens of een andere vorm die verder gaat dan een simpele registratie, voer dan een DPIA (gegevensbeschermingseffectbeoordeling) uit. Daarmee breng je de risico’s in kaart voordat je het systeem gebruikt.
De ondernemingsraad en instemming
Een inkloksysteem kan de aanwezigheid en het gedrag van medewerkers volgen. Volgens de Wet op de ondernemingsraden (art. 27 lid 1 sub l) heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht bij de invoering, wijziging of intrekking van regelingen over zo’n personeelsvolgsysteem. Zonder instemming is het besluit in principe nietig als de OR zich daarop beroept.
Betrek de OR vroeg
Leg uit waarom je wilt registreren en welk probleem het oplost. Vraag naar de zorgen van medewerkers voordat je een leverancier kiest.
Schrijf een regeling
Leg vast welke gegevens je registreert, waarvoor je ze gebruikt, wie toegang heeft en hoe lang je ze bewaart. Sluit uitdrukkelijk uit waarvoor je de data níét gebruikt.
Vraag formeel instemming
Leg het voorgenomen besluit schriftelijk voor. Heb je geen OR? Informeer en raadpleeg dan je medewerkers rechtstreeks; per 1 juli 2026 is die raadpleging in de Arbowet aangescherpt voor organisaties zonder OR of PVT, dus betrek hen in elk geval bij arbo-gerelateerde keuzes.
Evalueer na een periode
Bespreek na zes tot twaalf maanden of het systeem doet wat het moet doen, en of er onbedoelde effecten zijn.
Hoe kies je een inkloksysteem?
- Werken medewerkers op één locatie, op meerdere of thuis?
- Hoe makkelijk is inklokken voor iedereen, ook zonder smartphone?
- Hoe gaan correcties en vergeten klokmomenten?
- Ondersteunt het controle op de Arbeidstijdenwet?
- Is er een verwerkersovereenkomst en waar staat de data?
- Kun je bewaartermijnen en toegangsrechten instellen?
- Koppelt het met je salaris- en roostersoftware?
- Kun je overuren en toeslagen automatisch doorzetten?
- Is het systeem uit te breiden naar projecturen?
Tip: een inkloksysteem voelt snel als controle. Leg daarom in gewone taal uit waarom je het invoert, en laat zien dat je de data ook gebruikt om medewerkers te beschermen tegen werkstress en structureel overwerk.
Wat kost een inkloksysteem?
De kosten bestaan meestal uit twee delen. Software betaal je vaak per gebruiker per maand, soms met een vast basisbedrag. Werk je met terminals, dan komen daar de aanschaf of huur van de hardware en de installatie bij. Een app of webklok is daardoor vaak goedkoper om mee te starten dan een terminal met passen. Vergeet de verborgen kosten niet: koppelingen met salaris- of planningssoftware, de tijd voor inrichting en het trainen van leidinggevenden.
Vraag een leverancier ook hoe gegevens worden opgeslagen en hoe lang, en of je de registratie kunt exporteren. Dat is handig bij een controle door de Arbeidsinspectie en bij een eventuele overstap.
Van klokken naar het goede gesprek met Teampeak
Teampeak is geen inkloksysteem en doet geen urenregistratie. Wat het wél doet: zorgen dat signalen uit je uren ook echt besproken worden. Ziet een leidinggevende structureel overwerk, dan bespreek je dat in een 1-op-1 gesprek en leg je afspraken vast. Met pulse surveys meet je hoe medewerkers werkdruk, balans en werkgeluk ervaren – iets wat geen klok laat zien.
Uren tellen, mensen écht zien
- 1-op-1’s en gespreksverslagen om werkdruk en afspraken vast te leggen.
- Pulse surveys over werkdruk, balans en werkgeluk.
- HR analytics om trends per team zichtbaar te maken.
- AI Coach Talli die leidinggevenden helpt lastige gesprekken voor te bereiden.
Teampeak schrijft over werktijden, flexibel werken en privacy in HR. Het team helpt werkgevers om registratie zo in te richten dat het medewerkers beschermt in plaats van controleert.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.