- Uren schrijven gaat over waaraan je werkt; de wettelijke registratie over hoe lang je werkt.
- Het is onmisbaar voor facturatie, projectcontrole en calculatie in dienstverlenende organisaties.
- De Arbeidstijdenwet vraagt wél dat je arbeids- en rusttijden bijhoudt; bewaar die registratie 52 weken.
- Houd het simpel: weinig codes, dagelijks invullen, duidelijke afspraken.
- Gebruik de cijfers ook om werkdruk te bespreken, niet alleen om te controleren.
Wat is tijdschrijven?
Het is de gewoonte om gewerkte uren te koppelen aan een opdracht, klant, project of interne activiteit. Je ziet daardoor niet alleen hoeveel er gewerkt is, maar vooral wáár die tijd in is gaan zitten.
Je komt het vooral tegen bij adviesbureaus, accountantskantoren, advocaten, bureaus, IT-dienstverleners en installateurs: organisaties die tijd aan klanten doorberekenen of die per project willen weten of het budget toereikend is. Maar ook teams zonder facturatie gebruiken het om inzicht te krijgen in hoeveel tijd naar overleg, administratie of interne verbetertrajecten gaat.
Wat leg je vast?
- datum en aantal uren (of begin- en eindtijd);
- de klant of het project waarop de tijd geboekt wordt;
- het soort activiteit, bijvoorbeeld advies, ontwikkeling, reistijd of overleg;
- of de uren declarabel zijn of niet;
- eventueel een korte omschrijving voor op de factuur.
Wat is het verschil met tijdregistratie?
De termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze hebben een ander doel. Bij tijdregistratie in de zin van de Arbeidstijdenwet gaat het om de bescherming van de medewerker: je houdt arbeids- en rusttijden bij zodat je kunt aantonen dat niemand te lang werkt. Bij projectmatig uren schrijven gaat het om de bedrijfsvoering. Lees meer over systemen in ons artikel over het tijdregistratiesysteem.
Tijdregistratie (Arbeidstijdenwet)
- Wettelijke plicht voor werkgevers.
- Gaat over arbeidstijd, pauzes en rusttijden.
- Toetst grenzen zoals max. 12 uur per dienst en 60 uur per week.
- Registratie 52 weken bewaren voor de Arbeidsinspectie.
Uren schrijven op projecten
- Geen wettelijke plicht, wel bedrijfsmatig nuttig.
- Gaat over klant, project en activiteit.
- Basis voor facturatie, nacalculatie en planning.
- Afspraken over bewaren volgen vooral uit fiscale en contractuele eisen.
Combineren kan: als medewerkers hun uren per project boeken én begin- en eindtijden plus pauzes vastleggen, voldoe je met één registratie vaak aan beide doelen. Controleer dan wel of rusttijden zichtbaar zijn. Praktische tips vind je bij urenregistratie voor personeel.
Waarom is tijdschrijven nuttig?
Facturatie & marge
- juiste uren op de factuur;
- zien welke klanten of projecten winstgevend zijn.
Calculatie & capaciteit
- betere offertes op basis van nacalculatie;
- eerder zien dat een project uit de hand loopt.
Werkdruk zichtbaar
- structureel overwerk valt op;
- gesprek over prioriteiten op basis van feiten.
Een belangrijk kengetal dat uit de geschreven uren volgt, is de declarabiliteit: het deel van de beschikbare tijd dat aan klanten wordt doorberekend. Handig om te sturen, maar gevaarlijk als het een doel op zich wordt. Een te hoge norm laat weinig ruimte voor ontwikkeling, kennisdeling en herstel.
Hoe gedetailleerd moet het zijn?
Dat hangt af van wat je met de gegevens doet. Factureer je per uur, dan moeten de geboekte uren per klant en activiteit kloppen en is een korte omschrijving per regel vaak nodig. Werk je met vaste prijzen, dan volstaat meestal boeken per project en fase, zodat je achteraf kunt nacalculeren. Wil je alleen inzicht in waar de tijd blijft, dan is een grove indeling in een handvol categorieën genoeg. Vraag nooit meer detail dan je daadwerkelijk gebruikt: elke extra code kost medewerkers tijd en vergroot de kans op fouten.
Zo voer je het in in 5 stappen
Met tijdschrijven beginnen lukt het best als je het klein en duidelijk houdt. Betrek medewerkers vanaf het begin, zodat de opzet aansluit bij hoe het werk echt verloopt.
Bepaal waarom je het doet
Gaat het om facturatie, nacalculatie of inzicht in werkdruk? Het doel bepaalt hoe gedetailleerd medewerkers moeten boeken.
Houd de codestructuur klein
Een lijst van vijftig activiteitcodes leidt tot gokken. Werk met een beperkt aantal projecten en vijf à tien activiteiten.
Kies een eenvoudige tool
Een spreadsheet kan bij een klein team (zie uren bijhouden in Excel), maar bij meer medewerkers loont een app met timer en koppeling naar facturatie.
Spreek een ritme af
Dagelijks invullen is nauwkeuriger dan op vrijdagmiddag de week reconstrueren. Spreek een vaste deadline af voor het afsluiten van de week of maand.
Bespreek de uitkomsten
Gebruik de cijfers in teamoverleg en 1-op-1 gesprekken: waar zit tijd die we niet gepland hadden, en wat is daarvoor nodig?
Waar let je op bij een tool?
Kleine teams beginnen vaak met een spreadsheet; lees hoe je uren bijhoudt in Excel. Groeit het aantal projecten of medewerkers, dan loont een speciaal tijdregistratiesysteem. Let bij de keuze op deze punten:
- snel invoeren, ook op de telefoon, met een timer of met vaste favorieten per project;
- koppeling met je project- en factuuradministratie, zodat je uren niet dubbel invoert;
- rapportages per klant, project en medewerker, inclusief declarabiliteit;
- goedkeuring door een projectleider vóór facturatie;
- privacy: geen onnodige tracking van schermen, apps of locatie, en duidelijke afspraken over wie wat mag zien.
Laat een paar medewerkers de tool een maand testen voordat je hem organisatiebreed invoert. Wie dagelijks uren schrijft, ziet sneller waar het knelt dan wie alleen de rapportages leest.
Hoe voorkom je dat het als controle voelt?
Medewerkers haken af als ze het gevoel hebben dat elke minuut wordt gewogen. Draagvlak ontstaat als duidelijk is wat er met de gegevens gebeurt en als de cijfers ook in hun voordeel werken, bijvoorbeeld om overbelasting aan te kaarten.
- leg uit waarom je uren per project vraagt en wie de gegevens ziet;
- gebruik de gegevens niet stilletjes voor beoordeling zonder dat vooraf te bespreken — dat voedt micromanagement;
- houd rekening met de AVG: verzamel niet meer dan nodig en bepaal hoe lang je gegevens bewaart;
- heeft je organisatie een ondernemingsraad, dan heeft die bij invoering van een systeem dat gedrag of prestaties kan volgen vaak instemmingsrecht;
- maak ruimte voor niet-declarabele tijd zoals leren, inwerken en kennisdelen.
Let op werkdruk: zie je dat iemand structureel meer uren schrijft dan contractueel afgesproken, ga dan het gesprek aan. Lange werkweken zijn een vroeg signaal van werkstress. Een korte peiling via pulse surveys laat zien of het om één persoon of om een heel team gaat.
Van uren naar het goede gesprek met Teampeak
Teampeak is geen urenregistratie- of tijdschrijfsysteem; daarvoor gebruik je een gespecialiseerde tool. Wat Teampeak wél doet, is het gesprek achter de cijfers ondersteunen: over doelen, werkdruk en ontwikkeling. Zo worden geschreven uren geen controle-instrument, maar input voor een goed gesprek binnen de gesprekscyclus.
Inzicht dat leidt tot betere afspraken
- 1-op-1 gesprekken en voortgangsgesprekken om werkdruk en prioriteiten te bespreken.
- Doelen en OKR’s, zodat het gesprek over resultaat gaat in plaats van alleen over uren.
- Pulse surveys om signalen over werkdruk en werkgeluk vroeg op te pikken.
- HR analytics-dashboards om trends in betrokkenheid per team te volgen.
Teampeak schrijft over werktijden, flexibel werken en het gesprek over werkdruk. Het team laat zien hoe cijfers over tijd en uren kunnen bijdragen aan betere afspraken in plaats van meer controle.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.