- Het urencriterium is in 2026 nog steeds 1.225 uur per kalenderjaar.
- Wie eraan voldoet, kan onder meer zelfstandigenaftrek krijgen (€ 1.200 in 2026, aangekondigd € 900 in 2027).
- Niet alleen declarabele uren tellen mee, ook acquisitie, administratie en zakelijke reistijd.
- Als opdrachtgever controleer je facturen en urenspecificaties, maar leg je geen werktijden op zoals bij personeel.
- Teampeak doet geen urenregistratie; het helpt wel bij samenwerken en afstemmen in teams.
Wat is urenregistratie zzp?
Het is de administratie waarin een zelfstandige bijhoudt hoeveel tijd hij of zij aan de onderneming besteedt, en waaraan. Dat lijkt op tijdschrijven binnen organisaties, maar het doel is anders.
Voor medewerkers in loondienst is urenregistratie vaak een kwestie van arbeidstijden, overuren en planning. Voor een zelfstandige draait het om twee dingen: fiscaal aantonen dat je voldoende tijd in je bedrijf steekt, en commercieel kunnen laten zien wat je voor een klant hebt gedaan. Dezelfde uren dienen dus twee doelen.
Wil je weten hoe registratie werkt voor je eigen medewerkers? Lees dan meer over urenregistratie voor personeel. Op deze pagina gaat het over zelfstandigen en over jouw rol als opdrachtgever.
Hoe ziet een goede urenregistratie zzp eruit?
Er is geen voorgeschreven vorm. Een app, een spreadsheet of een gedetailleerde agenda kan allemaal, zolang de administratie doorlopend wordt bijgehouden en per dag laat zien wat iemand deed en voor wie. Achteraf reconstrueren is lastig te onderbouwen als de Belastingdienst vragen stelt over het urencriterium. Veel zelfstandigen beginnen in een eenvoudig bestand (zie uren bijhouden in Excel) en stappen over op een app zodra ze voor meer opdrachtgevers werken. Voor jou als opdrachtgever is vooral relevant dat de urenspecificatie bij de factuur aansluit op die eigen urenregistratie zzp – en niet op een systeem dat jij oplegt.
Geldt het urencriterium van 1.225 uur nog in 2026?
Ja. Ook in 2026 moet een ondernemer voor de inkomstenbelasting minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan zijn onderneming besteden om recht te hebben op de ondernemersaftrek. Daarnaast moet hij meer tijd aan de onderneming besteden dan aan ander werk, zoals een baan in loondienst. Die tweede eis geldt niet voor starters die in de vijf voorgaande jaren geen ondernemer waren.
Zelfstandigenaftrek
- € 1.200 in 2026;
- aangekondigd: € 900 in 2027;
- lagere bedragen na de AOW-leeftijd.
Startersaftrek
- € 2.123 in 2026;
- maximaal drie keer in de eerste vijf jaar;
- aangekondigd: vervalt per 2027.
Verlaagd criterium
- 800 uur bij bepaalde arbeidsongeschiktheidsuitkeringen;
- uren tijdens zwangerschapsverlof kunnen meetellen;
- check de voorwaarden bij de Belastingdienst.
Werkt de zzp’er via een bv? Dan geldt het urencriterium niet; een directeur-grootaandeelhouder heeft geen recht op zelfstandigenaftrek. Ook bij een vof of maatschap toetst de Belastingdienst het criterium per vennoot afzonderlijk.
Welke uren tellen mee voor het urencriterium?
Telt niet mee
- Uren waarin je alleen bereikbaar bent maar niet werkt.
- Privétijd en activiteiten die niets met het bedrijf te maken hebben.
- Uren in loondienst bij een andere werkgever.
- Onwaarschijnlijk hoge uren die niet passen bij de omzet.
Telt wel mee
- Werk voor opdrachtgevers, ook als het niet gedeclareerd wordt.
- Administratie, boekhouding en offertes maken.
- Acquisitie, netwerken en onderhoud van de website.
- Zakelijke reistijd en voorbereiding, zoals marktonderzoek.
De Belastingdienst schrijft geen vorm voor. Een spreadsheet, een app of de urenmodule van een boekhoudpakket is allemaal goed, zolang het aantal uren aannemelijk is. Bij een controle kunnen agenda, offertes, facturen en mails als ondersteunend bewijs dienen. De administratie moet zeven jaar bewaard worden. Voor wie met een spreadsheet werkt: zie ook uren bijhouden in Excel.
Tip voor zelfstandigen: registreer wekelijks in plaats van achteraf. 1.225 uur komt neer op gemiddeld zo’n 24 uur per week bij 52 weken. Wie pas in december gaat reconstrueren, kan het lastig aannemelijk maken.
Uren van een zzp’er: waar let je op als opdrachtgever?
Huur je een zelfstandige in, dan heb je niets te maken met zijn urencriterium. Dat is zijn eigen fiscale zaak. Jouw belang ligt bij correcte facturatie en bij een zuivere arbeidsrelatie. Meer over de voorbereiding lees je bij een zzp’er inhuren.
Spreek af hoe er gefactureerd wordt
Op uurbasis, per dagdeel of voor een vaste prijs per resultaat? Leg het vast in de overeenkomst, inclusief hoe uren worden gespecificeerd.
Controleer de urenspecificatie
Vraag bij facturen op uurbasis een overzicht van werkzaamheden en uren. Zo kun je de factuur toetsen aan wat is afgesproken.
Stuur op resultaat, niet op werktijden
Een zelfstandige bepaalt in principe zelf wanneer en hoe hij werkt. Leg je vaste werktijden, inklokken of verlofaanvragen op zoals bij medewerkers, dan kan dat bijdragen aan het beeld van een gezagsverhouding.
Houd het onderscheid met personeel zichtbaar
Neem zzp’ers niet zonder nadenken op in je urenregistratie, roosters of verlofsystemen voor personeel. Geef ze toegang tot wat nodig is voor de opdracht, niet meer.
Schijnzelfstandigheid: sinds 1 januari 2025 handhaaft de Belastingdienst weer actief en kan hij over werk vanaf die datum naheffen. Volgens vakbronnen kunnen in 2026 bij opzet of grove schuld vergrijpboetes volgen en zijn verzuimboetes pas vanaf 2027 weer mogelijk. Of iemand echt zelfstandig is, hangt af van alle omstandigheden samen; per 31 december 2026 geldt bovendien een rechtsvermoeden van een arbeidsovereenkomst bij een uurtarief tot circa € 38 (geïndexeerd), en een bredere Zelfstandigenwet komt op zijn vroegst in 2028. Check de actuele stand op belastingdienst.nl.
Een praktische werkwijze voor uren van zzp’ers
Werk je regelmatig met zelfstandigen, bijvoorbeeld als flexibele schil naast je vaste team? Dan helpt een vaste werkwijze om facturen snel te verwerken en verrassingen te voorkomen.
- leg per opdracht het budget in uren of euro’s vast en spreek af wanneer de zzp’er waarschuwt bij overschrijding;
- laat de zzp’er zijn uren in zijn eigen systeem bijhouden – urenregistratie zzp is zijn verantwoordelijkheid – en als bijlage bij de factuur meesturen;
- wijs per opdracht één contactpersoon aan die de uren inhoudelijk beoordeelt;
- bespreek halverwege en aan het eind van de opdracht of resultaat en uren in verhouding zijn;
- bewaar facturen en overeenkomsten volgens de fiscale bewaarplicht.
Projectmatig werken met interne en externe mensen door elkaar vraagt ook om duidelijke rollen. Zeker in projecten waar je declarabiliteit naar je eigen klanten bewaakt, wil je weten welk deel van het werk door vaste medewerkers en welk deel door zelfstandigen gebeurt.
Zzp’ers en vaste medewerkers in één team
Een mix van vaste en externe krachten levert flexibiliteit en specialistische kennis op. Neem zzp’ers daarom mee in je personeelsplanning: welke kennis wil je in huis hebben, en wat huur je bewust in? Het vraagt wel aandacht van de leidinggevende. Vaste medewerkers merken het als zelfstandigen meer verdienen, meer vrijheid hebben of juist de leukste klussen krijgen.
- wees helder over wie waarvoor verantwoordelijk is, zodat werk niet tussen wal en schip valt;
- betrek zelfstandigen bij inhoudelijk overleg, maar niet automatisch bij HR-processen zoals beoordelingen;
- let op de werkdruk en betrokkenheid van het vaste team, dat vaak de kennis moet borgen als de opdracht eindigt;
- zorg voor kennisoverdracht aan het einde van elke opdracht.
Een sterk vast team met Teampeak
Teampeak doet geen urenregistratie, facturatie of contractbeheer. Daarvoor gebruik je je eigen administratie. Wel helpt Teampeak je om het vaste team betrokken en in ontwikkeling te houden, juist als er veel externe krachten meedraaien. Met 1-op-1 gesprekken en pulse surveys merk je snel als werkdruk of onvrede oploopt.
Betrokken vaste kern, flexibele schil
- 1-op-1 en ontwikkelgesprekken voor je vaste medewerkers.
- Pulse surveys om werkdruk en werkgeluk in teams te volgen.
- Vlootschouw en loopbaanpaden om kennis in huis te houden en te ontwikkelen.
- HR analytics om behoud en betrokkenheid per team te zien.
Teampeak schrijft over flexibel werken, inhuur en de samenwerking tussen vaste en externe krachten. Het team vertaalt fiscale en juridische regels naar praktische keuzes voor HR en leidinggevenden.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.