- Een goed uren bijhouden Excel-sjabloon heeft vaste kolommen voor datum, begin, eind, pauze en totaal.
- Reken met (eind − begin − pauze) × 24 om tijd om te zetten naar decimale uren.
- Gebruik het celformaat [u]:mm voor totalen boven de 24 uur.
- De Arbeidstijdenwet vraagt een registratie van arbeids- en rusttijden die je 52 weken bewaart.
- Groeit je team of wil je betrouwbare controle, dan is een tijdregistratiesysteem de logische volgende stap.
Wanneer is een urenlijst in Excel een goede keuze?
Excel is geen urensysteem, maar wel een prima hulpmiddel zolang de situatie overzichtelijk is. De vraag is niet óf het kan, maar hoe lang het werkbaar blijft.
Minder geschikt
- Meer dan een handvol medewerkers met wisselende roosters.
- Ploegendiensten, nachtwerk of veel overuren.
- Uren die direct naar salaris of facturatie moeten.
- Behoefte aan goedkeuring door leidinggevenden.
Goed geschikt
- Klein team met vaste werktijden.
- Tijdelijke registratie, bijvoorbeeld voor een project.
- Eigen uren bijhouden als zzp’er of freelancer.
- Eerste stap om inzicht te krijgen in werkpatronen.
Werk je als zelfstandige, lees dan ook onze uitleg over urenregistratie voor zzp’ers, waar het urencriterium een rol speelt. Voor werkgevers met personeel geldt een andere vraag: voldoet je registratie aan de eisen uit de wet?
Uren bijhouden Excel: zo zet je het sjabloon op
Maak één tabblad per medewerker per jaar, of één tabblad voor het hele team met een kolom “Naam”. Zet in rij 1 de kolomkoppen en begin in rij 2 met de eerste werkdag. Deze indeling werkt voor de meeste situaties:
Kolom A – Datum
Celformaat: datum (dd-mm-jjjj). Vul de eerste datum in en sleep naar beneden voor de rest van de maand.
Kolom B – Dag
Formule: =TEKST(A2;"dddd"). Zo zie je meteen of het om een maandag of zaterdag gaat.
Kolom C en D – Begin- en eindtijd
Celformaat: tijd (uu:mm). Voer tijden in als 08:30 en 17:15.
Kolom E – Pauze
Ook als tijd, bijvoorbeeld 00:30 voor een half uur. Zo kun je er direct mee rekenen.
Kolom F – Gewerkte uren
Formule: =(D2-C2-E2)*24. Excel rekent tijd in fracties van een dag; door te vermenigvuldigen met 24 krijg je decimale uren (8,25 in plaats van 8:15).
Kolom G en H – Contracturen en verschil
Zet in G de afgesproken uren per dag. In H bereken je meer- of minderuren met =F2-G2.
Kolom I – Weeknummer
Formule: =WEEKNUMMER(A2;21). Het argument 21 geeft de ISO-weeknummering die in Nederland gebruikelijk is.
Kolom J – Opmerking of project
Ruimte voor verlof, ziekte, thuiswerk of een projectcode. Houd de invoer consistent, bijvoorbeeld via een keuzelijst.
Tip: zet de kolommen met formules op slot via Controleren → Blad beveiligen en laat alleen begin, eind en pauze invulbaar. Dat voorkomt de meest voorkomende fout: een overschreven formule.
Handige formules voor je urenlijst
Met de basis hierboven heb je een werkende lijst. Deze formules maken hem slimmer. De voorbeelden gebruiken de Nederlandse Excel-versie, met puntkomma’s als scheidingsteken.
- Maandtotaal: =SOM(F2:F32)
- Weektotaal: =SOM.ALS(I:I;I2;F:F)
- Totaal in uren en minuten: celformaat [u]:mm op de som van (D−C−E)
- Dienst over middernacht: =REST(D2-C2;1)*24-E2*24
- Lege regel geen foutmelding: =ALS(D2="";"";(D2-C2-E2)*24)
- Weekenddag herkennen: =WEEKDAG(A2;2)>5
- Lange dienst markeren: voorwaardelijke opmaak met =$F2>12
- Rust tussen diensten: =((A3+C3)-(A2+D2))*24 en markeer waarden onder 11
- Hoge week markeren: weektotaal groter dan 60
Wil je weten hoeveel uur iemand gemiddeld per maand werkt, bijvoorbeeld voor een parttimecontract? Lees dan hoe je werkuren per maand berekent. Werk je met een jaarurennorm, dan helpt een extra kolom met het cumulatieve saldo; zie ook jaarurensystematiek.
Wat vraagt de Arbeidstijdenwet?
Werkgevers moeten een registratie bijhouden van de arbeids- en rusttijden van hun werknemers, zodat te controleren is of de grenzen van de Arbeidstijdenwet worden nageleefd. In welk programma dat gebeurt, schrijft de wet niet voor. Een spreadsheet mag dus, zolang hij volledig en betrouwbaar is.
- maximaal 12 uur per dienst en 60 uur per week;
- gemiddeld maximaal 55 uur per week over 4 weken en 48 uur per week over 16 weken;
- minimaal 11 uur rust tussen diensten (één keer per 7 dagen mag dat 8 uur zijn);
- minimaal 36 uur aaneengesloten rust per week;
- nachtdiensten in principe maximaal 10 uur;
- de registratie moet je 52 weken bewaren.
Let op: ontbreekt de registratie of klopt hij niet, dan kan de Nederlandse Arbeidsinspectie een boete opleggen. Het boetenormbedrag voor de registratieplicht is € 10.000 (2026). Voor cao’s en specifieke sectoren kunnen afwijkende regels gelden; check altijd je cao en nlarbeidsinspectie.nl.
Leg je ook overuren vast om ze te compenseren of uit te betalen? Lees dan hoe je overuren uitbetalen regelt en welke afspraken je daarover vooraf maakt.
Waar loopt Excel tegen grenzen aan?
Foutgevoelig
- formules raken overschreven;
- geen controle op achteraf gewijzigde tijden;
- tikfouten vallen niet op.
Lastig te delen
- meerdere versies van één bestand;
- geen goedkeuringsstap voor leidinggevenden;
- invullen onderweg is omslachtig.
Persoonsgegevens
- werktijden en afwezigheid zijn persoonsgegevens;
- toegangsbeheer is beperkt;
- bestanden zwerven rond via mail.
Hoe groter het team, hoe meer tijd je kwijt bent aan het verzamelen, controleren en samenvoegen van losse lijsten. Op dat moment kost Excel je meer dan het oplevert.
Wanneer stap je over op een urensysteem?
Herken je drie of meer van deze signalen, dan is het tijd om verder te kijken dan je spreadsheet:
- je voegt elke maand handmatig lijsten van meerdere medewerkers samen;
- uren gaan door naar salarisadministratie of facturatie en fouten kosten geld;
- je werkt met roosters, ploegen of wisselende locaties;
- medewerkers willen hun uren mobiel invullen;
- je wilt kunnen aantonen dat de registratie niet achteraf is aangepast;
- je hebt behoefte aan rapportages per project, team of klant.
Een tijdregistratiesysteem lost deze punten op met goedkeuringsflows, koppelingen en een audit trail. Lees in onze uitleg over urenregistratie van personeel waar je op let bij de keuze, en wat het verschil is met tijdschrijven op projecten.
Van uren naar het goede gesprek
Teampeak doet geen urenregistratie en vervangt je spreadsheet of tijdregistratiesysteem niet. Maar urenlijsten vertellen vaak meer dan alleen tijd: structureel overwerk, korte rusttijden of steeds langere dagen zijn signalen van werkdruk. Teampeak helpt je die signalen te bespreken. Via vaste 1-op-1 gesprekken, korte pulse surveys over werkdruk en energie, en afspraken die je vastlegt in het gespreksverslag. Zo werk je aan duurzame inzetbaarheid en help je burn-out voorkomen.
Werkdruk zien én bespreken
- Pulse surveys om werkdruk en energie per team te volgen.
- 1-op-1 gesprekken met vaste agenda, inclusief welzijn en balans.
- Afspraken over taken en werkdruk vastleggen in gespreksverslagen.
- HR-dashboards om trends in werkbeleving vroeg te zien.
Teampeak schrijft over werktijden, flexibel werken en duurzame inzetbaarheid. Het team helpt organisaties om van cijfers over werktijd naar een goed gesprek over werkdruk te gaan.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.