- Bij bruikleen blijft de werkgever eigenaar; de medewerker gebruikt de spullen gratis.
- Leg vast welke middelen, met serienummer, staat en waarde, en wat er mag en niet mag.
- Werknemers zijn voor schade tijdens het werk alleen aansprakelijk bij opzet of bewuste roekeloosheid (art. 7:661 BW).
- Inhouden op het loon kan alleen binnen strikte grenzen en met heldere schriftelijke afspraken.
- Neem het inleveren op in je offboarding, met een vaste termijn en een innamebewijs.
Wat is een bruikleenovereenkomst?
Het kernwoord is om niet: de medewerker betaalt niets voor het gebruik. Zodra er wel een vergoeding tegenover staat, spreek je van huur.
Bruikleen is geregeld in het Burgerlijk Wetboek (Boek 7A, vanaf art. 1777). De wet geeft de basis: de lener moet goed voor de zaak zorgen, mag hem alleen gebruiken waarvoor hij bedoeld is en moet hem op de afgesproken tijd teruggeven. In de praktijk wil je meer duidelijkheid, zeker tijdens de onboarding van nieuwe medewerkers, als er in korte tijd veel wordt uitgereikt. Daarom leg je de afspraken vast in een apart document of als bijlage bij de arbeidsovereenkomst.
Waarvoor gebruik je hem?
- laptop, tablet of beeldscherm van de zaak;
- werktelefoon met of zonder abonnement;
- gereedschap, werkkleding of meetapparatuur;
- toegangspas, sleutels of parkeerpas;
- thuiswerkspullen zoals een bureaustoel of headset.
Bruikleen, huur of eigendom?
Het onderscheid bepaalt welke regels gelden. Bij bruikleen blijft de werkgever eigenaar en betaalt de medewerker niets. Vraag je wel een maandelijkse bijdrage, dan is het eerder huur. En schaft de medewerker zelf iets aan met een vergoeding van jou, dan is het in principe zijn eigendom — denk aan een bring your own device-regeling. Voor een auto van de zaak maak je meestal een aparte autoregeling, omdat daar ook de bijtelling (in 2026 standaard 22%), privékilometers en verzekering bij horen.
Wat zet je in een bruikleenovereenkomst?
Houd het overzichtelijk en concreet. Met deze onderdelen dek je de meeste situaties af:
Partijen en datum
Naam van werkgever en medewerker, datum van uitgifte en de functie waarvoor de middelen nodig zijn.
Omschrijving van de middelen
Merk, type, serienummer, staat bij uitgifte en (indicatieve) waarde. Een foto of uitgiftelijst als bijlage voorkomt later discussie.
Gebruik en privégebruik
Mag de laptop ook privé gebruikt worden? Mogen gezinsleden erop? Mag de telefoon mee naar het buitenland? Verwijs naar je IT- of BYOD-beleid voor beveiligingsregels.
Zorg, verlies en diefstal
Hoe moet de medewerker de spullen bewaren, wanneer meldt hij schade, verlies of diefstal en bij wie? Spreek af dat diefstal binnen een vaste termijn bij de politie wordt aangegeven.
Schade en eigen bijdrage
Beschrijf wanneer de medewerker meebetaalt, binnen de wettelijke grenzen (zie hieronder), en of er een eigen risico geldt.
Teruggave
Wanneer moeten de middelen terug: bij vervanging, op verzoek, bij langdurige afwezigheid en uiterlijk op de laatste werkdag. Leg ook vast in welke staat en hoe gegevens worden gewist.
Tip: laat de medewerker de overeenkomst tekenen bij uitgifte en bewaar een kopie in het personeelsdossier. Voor wijzigingen, zoals een nieuwe laptop, volstaat een bijgewerkte uitgiftelijst.
Schade en aansprakelijkheid: wie betaalt?
Dit is het onderdeel waar de meeste vragen over gaan. Het arbeidsrecht beschermt de werknemer hier sterker dan het gewone bruikleenrecht. Volgens art. 7:661 BW is een werknemer voor schade die hij tijdens zijn werk veroorzaakt alleen aansprakelijk als er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid. Een laptop die per ongeluk van tafel valt, komt dus in de regel voor rekening van de werkgever.
Meestal voor rekening werkgever
- ongelukjes tijdens het werk;
- normale slijtage;
- defecten en storingen.
Mogelijk voor rekening werknemer
- opzettelijk beschadigen;
- bewust roekeloos gedrag;
- niet inleveren na vertrek.
Schade bij privégebruik ligt genuanceerder, omdat de bescherming van art. 7:661 BW over de uitvoering van het werk gaat. Een afspraak over een redelijke eigen bijdrage bij privéschade is daarom gangbaar. Wil je een bedrag verrekenen met het loon, dan gelden de grenzen van art. 7:632 BW, zoals de beslagvrije voet. Laat zo’n verrekening bij twijfel toetsen door een arbeidsrechtjurist. Meer achtergrond vind je in arbeidsrecht uitgelegd.
Let op met loon inhouden: een algemene clausule als ‘schade wordt verrekend met het salaris’ houdt bij een geschil niet altijd stand. Wees specifiek over de situaties en bedragen, en houd rekening met de wettelijke bescherming van de werknemer.
Fiscaal: laptop en telefoon onbelast verstrekken
Voor de loonheffingen is van belang of de middelen noodzakelijk zijn voor het werk. Is dat zo, dan kun je ze in 2026 onder voorwaarden onbelast verstrekken via een gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling (het noodzakelijkheidscriterium).
- het middel is in redelijkheid nodig voor een goede uitvoering van de functie;
- de werkgever betaalt het en rekent de kosten niet door;
- heeft de medewerker het niet meer nodig voor zijn werk, dan geeft hij het terug of betaalt hij de restwaarde.
Die laatste voorwaarde sluit naadloos aan op een bruikleenovereenkomst: je legt al vast dat de spullen terug moeten. Voldoet een middel niet aan het noodzakelijkheidscriterium, dan valt de verstrekking in principe in de vrije ruimte (in 2026: 2% over de fiscale loonsom tot € 400.000 en 1,18% daarboven). Check de details in het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst of bij je salarisadministratie.
Inleveren bij uitdiensttreding
Het moment waarop bruikleen het vaakst misgaat, is het vertrek van een medewerker. Neem het inleveren daarom op in je offboarding-proces, zodat het geen losse actie op de laatste dag is.
Plan het inleveren vooraf
Spreek bij de bevestiging van de uitdiensttreding af wanneer en waar de spullen worden ingeleverd. Bij vrijstelling van werk kan dat eerder zijn.
Controleer aan de hand van de uitgiftelijst
Loop samen alle middelen na en noteer de staat. Mist er iets, maak dan direct afspraken.
Regel gegevens en accounts
Laat privébestanden overzetten, wis het toestel volgens je IT-procedure en blokkeer accounts op de laatste werkdag.
Geef een innamebewijs
Een getekend bewijs beschermt beide partijen: de medewerker kan aantonen dat hij alles heeft teruggegeven.
Bied eventueel overname aan
Mag de medewerker de laptop of telefoon overnemen? Leg de prijs vast en bespreek de fiscale gevolgen met je salarisadministratie.
Combineer de inname met een exitgesprek. Zo sluit je praktisch én inhoudelijk netjes af, en leer je waarom iemand vertrekt.
Een zorgvuldige start en afscheid met Teampeak
Teampeak is geen contract- of assetbeheersysteem: je bruikleenovereenkomsten en uitgiftelijsten beheer je in je eigen HR- of IT-systeem. Teampeak helpt wel bij het menselijke deel eromheen: een goed gesprek bij de start en bij het afscheid, en afspraken die je vastlegt in gespreksverslagen.
Goede gesprekken bij start en vertrek
- Proeftijd- en kennismakingsgesprekken in de gesprekscyclus.
- Exitgesprekken met vaste vragen en inzicht in vertrekredenen.
- Gespreksverslagen waarin je afspraken samen vastlegt.
- Pulse surveys om te zien hoe nieuwe medewerkers hun start ervaren.
Teampeak schrijft over arbeidsrecht in de praktijk, onboarding en offboarding. Het team vertaalt juridische afspraken naar heldere stappen voor HR en leidinggevenden.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.