HRIS.

De HR People Enablement software van Teampeak geeft medewerkers precies wat hen motiveert:

– heldere doelen
– continue feedback
– een ontwikkelpad

Zo bouw je aan een moderne gesprekscyclus die werkt, voor medewerkers, teams én de organisatie.

Meer informatie

HR is de afgelopen jaren verschoven van administratie naar regie: data-gedreven keuzes, consistente employee journeys en leiders die sneller kunnen bijsturen. Een HRIS (Human Resource Information System) is daarbij de ruggengraat: één plek waar je HR-data klopt, processen lopen en inzichten ontstaan.

Wat is een HRIS?

Een HRIS is een systeem dat personeelsgegevens, workflows en rapportages samenbrengt, zodat HR niet alleen registreert, maar ook kan sturen. Denk aan basisdata (contracten, functies, afdelingen), processen (in-, door- en uitstroom) en rapportage (verzuim, verloop, performance, skills).

In veel organisaties is een HRIS het startpunt om HR software te professionaliseren:
minder handwerk, betere compliance en een consistente employee experience.

Waarom een HRIS juist nú essentieel is

  • Betrouwbare HR-data: één bron van waarheid voorkomt schaduwadministraties.
  • Zelfservice: medewerkers en leidinggevenden regelen standaardzaken sneller, met minder HR-belasting.
  • Workflow & governance: goedkeuringsroutes, audit trails en rollen/rechten zorgen voor controle.
  • Inzicht: van rapportages naar voorspellen, met KPI’s die je echt kunt beïnvloeden.
  • Employee journey: van onboarding tot ontwikkeling en offboarding in één logische flow.

Het resultaat is niet “meer HR”, maar betere besluitvorming binnen Human resource Management:
sneller schakelen, eerlijker beleid en minder ruis in gesprekken.

HRIS vs. HCM vs. HRM: wat is het verschil?

In de praktijk worden termen door elkaar gebruikt:

  • HRIS: vaak de “core” (data + processen) als basis.
  • HCM-suite: breder (bijv. recruitment, learning, performance, compensation) bovenop de core.
  • HRM: het vakgebied en de aanpak; systemen zijn ondersteunend.

Mijn vuistregel: kies eerst een HRIS dat je data, governance en integraties strak trekt. Daarna schaal je uit met modules die je strategie versterken, zoals Performance Management of learning.

Hoe een HRIS betere gesprekken mogelijk maakt

Een HRIS is geen “gespreks-tool”, maar het bepaalt wel of gesprekken over performance en ontwikkeling gebaseerd zijn op feiten in plaats van gevoel. Als basisdata klopt, doelen transparant zijn en afspraken vastliggen, wordt een functioneringsgesprek consistenter en eerlijker.

En als je prestaties, ontwikkeling en context samenbrengt, wordt ook het beoordelingsgesprek
minder een momentopname en meer een logische uitkomst van wat het hele jaar al zichtbaar was.

Security, AVG en dataminimalisatie: dit wil je borgen

  • Dataminimalisatie: verzamel wat je nodig hebt, niet wat “misschien handig” is.
  • Rollen & rechten: least-privilege, met duidelijke eigenaar(s) per dataset.
  • Logging: wie keek, wie wijzigde, wanneer en waarom.
  • Bewaartermijnen: automatisch opschonen waar mogelijk.
  • Leveranciersafspraken: verwerkersovereenkomst, subverwerkers, datalocatie, incidentproces.

Zeker als je HR-data wilt benutten voor inzichten, is governance geen bijzaak maar randvoorwaarde voor volwassen HR analytics.

HRIS selectiecriteria die écht verschil maken

  1. Datamodel & flexibiliteit: kun je functies, rollen, locaties, contractvormen en historische wijzigingen goed vastleggen?
  2. Integraties: payroll, identity management (SSO), finance, tijdregistratie, ATS/LMS.
  3. Configuratie vs maatwerk: hoe ver kom je zonder dure aanpassingen?
  4. Rapportage: kun je KPI’s definiëren en hergebruiken, mét datadefinities?
  5. Adoptie: UX, mobiel, selfservice en duidelijke notificaties.
  6. Compliance: AVG, audits, logging, export/portabiliteit.

HowTo: een HRIS implementeren in 7 stappen (zonder chaos)

Dit is de aanpak die ik het vaakst zie slagen: klein beginnen, datakwaliteit borgen en pas dan verbreden.

  1. Definieer je “source of truth”: welke systemen zijn leidend voor welke data (HR, payroll, finance)?
  2. Maak datadefinities hard: wat is “in dienst”, “FTE”, “team”, “manager”, “verloop” en vanaf wanneer?
  3. Opschonen & migreren: normaliseer functies, afdelingen, contracten en historische mutaties.
  4. Configureer workflows: mutaties, approvals, documentstromen, signaleringen en uitzonderingen.
  5. Regel integraties: SSO, payroll, finance en de belangrijkste bronkoppelingen.
  6. Adoptieplan: korte trainingen, micro-handleidingen, duidelijke “wat levert het mij op?” per doelgroep.
  7. Meet & optimaliseer: dashboards, datakwaliteitschecks en maandelijkse verbeter-routine.

Wil je dat je HRIS niet alleen “werkt”, maar ook gedrag en leiderschap ondersteunt? Koppel het aan een duidelijke visie op People Enablement en maak data onderdeel van je ritme (niet van je kwartaalpanic).

Veelgestelde vragen over HRIS

Wat is het verschil tussen een HRIS en payroll?

Payroll richt zich op loonverwerking en wet- en regelgeving rondom salaris. Een HRIS beheert de brede HR-data en processen:
contracten, mutaties, workflows, selfservice en rapportages. Idealiter zijn ze gekoppeld.

Wanneer is een HRIS “goed genoeg”?

Als je data klopt, workflows voorspelbaar lopen, integraties stabiel zijn en je rapportages kunt vertrouwen. “Meer features”
is pas waardevol als je basis volwassen is.

Welke KPI’s haal je als eerste uit een HRIS?

Denk aan headcount & FTE, in- en uitstroom, verzuim, doorlooptijden van mutaties/onboarding, en datakwaliteit (missing fields).

Hoe voorkom je lage adoptie?

Maak de eerste use-cases simpel en nuttig: selfservice (adres/IBAN), gestroomlijnde mutaties en duidelijke notificaties.
Laat leidinggevenden ervaren dat het hen tijd oplevert.

Veel organisaties starten met core HR en voegen daarna modules of tools toe voor performance, development en feedback. De winst zit in één consistente dataset en governance.

Een HRIS is geen IT-project met een HR-sausje. Het is een strategische keuze: je maakt afspraken over data, definities, governance en ritme. Doe je dat goed, dan krijg je grip op processen én ruimte voor HR om echte impact te maken.

Interesse?
Maak kennis
met Teampeak.

De meest gebruiksvriendelijke en aanpasbare HR performance- & talentsoftware, ontworpen voor organisaties die willen groeien met hun mensen.
PLAN EEN DEMO