Proeftijdgesprek betekenis: wat het is, wanneer en hoe je het voert

Wat is een proeftijdgesprek?

Een proeftijdgesprek is het gesprek dat werkgever en medewerker voeren tijdens de wettelijke proeftijd van een arbeidsovereenkomst. In dat gesprek bespreken beide partijen hoe de eerste periode is verlopen: hoe het inwerken gaat, of de functie is wat de medewerker ervan verwachtte, of het werk aansluit bij de afspraken uit de sollicitatieprocedure en of de samenwerking wordt voortgezet na de proeftijd.

De betekenis van het proeftijdgesprek zit in die tweezijdigheid. De proeftijd is er niet alleen voor de werkgever om te beoordelen of iemand geschikt is; ook de medewerker gebruikt die periode om te bepalen of de organisatie, het team en de rol bevallen. Een goed proeftijdgesprek geeft daarom beide partijen ruimte om te zeggen wat er goed gaat en wat beter moet.

Het gesprek is niet wettelijk verplicht. Toch voeren de meeste organisaties het bewust, omdat het de kans op een teleurstellende afloop verkleint. Wie pas in de laatste week van de proeftijd voor het eerst zegt dat iets niet werkt, ontneemt de medewerker de gelegenheid om zich te verbeteren, en de organisatie de gelegenheid om een investering in werving en inwerken terug te verdienen.

In veel organisaties is het proeftijdgesprek het eerste formele contactmoment in de gesprekscyclus. Het legt de basis voor de gesprekken die daarna volgen, doordat verwachtingen, doelen en werkafspraken meteen expliciet worden gemaakt.

Deze pagina geeft alle informatie over het proeftijdgesprek

• Wat is een proeftijdgesprek en wat betekent het?
• Wat is het doel van een proeftijdgesprek?
• Wat zegt de wet over de proeftijd?
• Wanneer voer je een proeftijdgesprek?
• Hoe bereid je je voor als werkgever?
• Hoe ziet de opbouw van het gesprek eruit?
• Welke vragen stel je in een proeftijdgesprek?
• Hoe bereid je je voor als medewerker?
• Hoe leg je het proeftijdgesprek vast?
• Wat als je niet doorgaat in de proeftijd?
• Wat is het verschil met andere gesprekken?

Wat is het doel van een proeftijdgesprek?

Het proeftijdgesprek heeft drie functies tegelijk. Het is een evaluatie van de start, een correctiemoment en een beslismoment. Die drie lopen door elkaar heen, maar ze vragen elk om iets anders van de leidinggevende.

Als evaluatie kijkt het gesprek terug: wat heeft de medewerker gedaan, wat is er gelukt en waar liep het vast? Als correctiemoment kijkt het vooruit: welke afspraken maken we om de dingen die nog niet lopen alsnog op gang te brengen, en wat heeft de medewerker daarvoor nodig van de organisatie? Als beslismoment beantwoordt het één vraag: gaan we door na de proeftijd?

Daarnaast dient het gesprek een praktisch doel dat vaak wordt onderschat. Nieuwe medewerkers weten in de eerste weken niet altijd of ze het goed doen. Onzekerheid daarover kost energie en initiatief. Een expliciet moment waarop de leidinggevende zegt wat er goed gaat, haalt die ruis weg.

Wat zegt de wet over de proeftijd?

Het proeftijdgesprek zelf is niet wettelijk geregeld, de proeftijd wel. De regels staan in het Burgerlijk Wetboek en bepalen hoe lang een proeftijd mag duren en onder welke voorwaarden hij geldig is. Die kaders bepalen ook wanneer een proeftijdgesprek nog zin heeft.

Naast de duur gelden er nog een paar voorwaarden. De proeftijd moet schriftelijk zijn overeengekomen, in de arbeidsovereenkomst of in een cao. Hij geldt gelijk voor beide partijen: werkgever en medewerker hebben dezelfde rechten om de overeenkomst te beëindigen. En een proeftijd die langer is dan wettelijk is toegestaan, is nietig, waardoor er in het geheel geen proeftijd is.

Een cao kan van de hoofdregel afwijken en bij contracten korter dan twee jaar een proeftijd van maximaal twee maanden toestaan. Controleer daarom altijd de cao die op de organisatie van toepassing is voordat je een proeftijd afspreekt.

Tijdens de proeftijd kan de arbeidsovereenkomst per direct worden opgezegd, zonder opzegtermijn en zonder toestemming van UWV of kantonrechter. De opzegverboden, bijvoorbeeld bij ziekte, gelden niet. Discriminatie blijft uiteraard wel verboden. De medewerker mag om de reden van de opzegging vragen; de werkgever moet die dan schriftelijk geven.

Wanneer voer je een proeftijdgesprek?

Het juiste moment hangt af van de lengte van de proeftijd. De vuistregel: voer het gesprek zo vroeg dat bijsturen nog effect kan hebben, en houd voldoende ruimte over voor een tweede moment vlak voor het einde.

Bij een proeftijd van één maand betekent dat een gesprek rond het einde van de tweede week, met een korte afronding in de laatste week. Bij een proeftijd van twee maanden werkt een gesprek na drie tot vier weken goed, gevolgd door het besluitgesprek uiterlijk een week voor de proeftijd afloopt.

Wacht niet tot het geplande moment als er iets speelt. Signalen die je in week één ziet, bespreek je in week één. Het formele proeftijdgesprek is een ijkpunt, geen wachtkamer voor feedback die eerder gegeven had moeten worden.

Hoe bereid je je voor als werkgever?

Een proeftijdgesprek zonder voorbereiding wordt een gesprek over indrukken. Met voorbereiding wordt het een gesprek over gedrag en resultaten, en dat is voor beide partijen bruikbaarder.

Verzamel vooraf concrete voorbeelden. Noteer twee of drie situaties die goed gingen en, als die er zijn, twee situaties die anders hadden gemoeten. Beschrijf ze feitelijk: wat gebeurde er, wat was het effect, wat had je verwacht. Vraag ook collega's die dagelijks met de nieuwe medewerker werken naar hun beeld, en gebruik desgewenst gestructureerde feedback uit meerdere bronnen.

Loop daarnaast de afspraken uit de sollicitatieprocedure en het startgesprek na. Wat is er beloofd over taken, begeleiding, opleiding en ontwikkeling? Een deel van de problemen in een proeftijd komt niet door de medewerker, maar doordat de organisatie iets niet heeft geleverd wat wel was toegezegd.

Kondig het gesprek een paar dagen van tevoren aan en vertel wat er besproken wordt. Dan kan de medewerker zich voorbereiden en wordt het gesprek een uitwisseling in plaats van een verrassing. Plan er voldoende tijd voor, minimaal drie kwartier, en zorg voor een ruimte waar niemand meeluistert.

De opbouw van het gesprek

Een proeftijdgesprek van drie kwartier is goed te verdelen in vier blokken. Deze volgorde zorgt ervoor dat de medewerker eerst zelf aan het woord komt en dat het besluit pas valt als alles op tafel ligt.

Houd de verhouding tussen praten en luisteren in de gaten. Als de leidinggevende meer dan de helft van de tijd aan het woord is, gaat het gesprek over zenden en niet over de vraag of de samenwerking werkt.

Welke vragen stel je in een proeftijdgesprek?

Goede vragen zijn open, concreet en gaan zowel over het werk als over de samenwerking. Deze twaalf vragen dekken de belangrijkste onderwerpen.

Stel door op wat je hoort. Een antwoord als "het gaat wel" is geen antwoord, maar een uitnodiging voor een vervolgvraag. Vraag naar een voorbeeld, naar wat er precies misging en naar wat er anders had gekund.

Hoe bereid je je voor als medewerker?

Voor de medewerker is het proeftijdgesprek geen examen, maar een moment om te toetsen of de baan is wat er van verwacht werd. Een korte voorbereiding maakt dat gesprek een stuk waardevoller.

Zet op papier wat er in de eerste weken goed ging en waar je trots op bent, met voorbeelden. Noteer daarnaast wat je nog mist: kennis, toegang, begeleiding, duidelijkheid over prioriteiten. Bedenk ook wat je zelf van de organisatie nodig hebt om je werk goed te doen, en formuleer dat als vraag in plaats van als klacht.

Wees eerlijk over wat nog niet lukt. Een leidinggevende die hoort waar iemand tegenaan loopt, kan helpen. Als je dat verzwijgt tot het probleem zichtbaar wordt in je resultaten, verdwijnt die mogelijkheid.

Stel ook zelf vragen: hoe beoordeelt de leidinggevende je start, welke verwachtingen zijn er voor de komende maanden, en wat gebeurt er na de proeftijd? Vraag om een schriftelijke bevestiging van de afspraken die je samen maakt.

Verslag en vastlegging

Een proeftijdgesprek dat nergens is vastgelegd, bestaat later niet. Leg daarom kort en feitelijk vast wat er is besproken: de terugblik van beide kanten, de gemaakte afspraken, wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer je opnieuw kijkt.

Deel het verslag met de medewerker en geef gelegenheid om te reageren of aan te vullen. Dat kost weinig tijd en voorkomt discussie over wat er wel of niet gezegd zou zijn. Bewaar het verslag in het personeelsdossier volgens het beleid van je organisatie, en houd rekening met de bewaartermijnen en grondslagen uit de AVG.

Zijn er verbeterafspraken gemaakt? Maak die dan meetbaar en tijdgebonden. "Beter communiceren met het team" is geen afspraak. "Elke maandag een korte statusupdate delen met de drie betrokken collega's, we evalueren over drie weken" wel.

Wat als je niet doorgaat in de proeftijd?

Soms is de conclusie dat de samenwerking niet werkt. Tijdens de proeftijd mag de arbeidsovereenkomst per direct worden opgezegd, door beide partijen, zonder opzegtermijn en zonder tussenkomst van UWV of kantonrechter.

Voer dat gesprek persoonlijk en kort. Zeg wat het besluit is, geef de redenen feitelijk weer en verwijs naar wat eerder is besproken. Ga niet onderhandelen over het besluit zelf; wel over de praktische afwikkeling, zoals de laatste werkdag, overdracht, uitbetaling van vakantiedagen en inleveren van materialen.

Bevestig de opzegging schriftelijk. Als de medewerker om de reden vraagt, is de werkgever verplicht die schriftelijk te geven. Let er ook op dat de opzegging binnen de proeftijd plaatsvindt: één dag te laat en de gewone ontslagregels gelden.

Sta na afloop stil bij de vraag waar het misging. Lag het aan de selectie, aan het inwerken of aan het beeld dat in de vacature is geschetst? Dat is de meest waardevolle uitkomst van een proeftijd die niet doorgaat.

Verschil met andere gesprekken

Het proeftijdgesprek wordt vaak verward met het functionerings- of beoordelingsgesprek. De onderwerpen overlappen, maar het doel, het moment en de gevolgen verschillen.

In een moderne gesprekscyclus staan deze gesprekken niet los van elkaar. Het proeftijdgesprek zet de eerste doelen en afspraken, de check-ins houden ze levend en de latere gesprekken bouwen erop voort.

Het proeftijdgesprek in Teampeak

In Teampeak staat het proeftijdgesprek als vast onderdeel in de gesprekscyclus van een nieuwe medewerker. Het gesprek wordt automatisch ingepland op basis van de startdatum en de duur van de proeftijd, leidinggevende en medewerker vullen ieder hun eigen voorbereiding in, en de afspraken uit het gesprek blijven zichtbaar in de periode erna.

Gesprekscyclus

Geen proeftijd die ongemerkt afloopt

• Automatische planning en herinneringen op basis van de startdatum.
• Voorbereiding van beide kanten in één formulier.
• Verslag en afspraken direct vastgelegd in het dossier.
• Doelen en afspraken lopen door naar de volgende gesprekken.

Plan een demo

Teampeak: performance management waar je medewerkers écht iets aan hebben.

Samenvatting proeftijdgesprek