Veel HR-managers klagen dat de gesprekscyclus zoveel tijd kost. Het wordt daardoor niet altijd als leuk ervaren, maar meer als een moetje. En dat voelen medewerkers ook! Zij ervaren het vaak als een verplicht proces en worden niet gemotiveerd door de gesprekken. Het kan echter veel makkelijker, sneller en vooral leuker! Daar zijn verschillende oplossingen voor en één daarvan is: leg de regie bij de medewerker. Op deze manier speel je tijd vrij als manager en medewerkers vinden de gesprekscyclus leuker. We vertellen je hoe het werkt en welke onderdelen je bij de medewerker kunt neerleggen.
Het Ikea-effect: verhoog de waarde van de gesprekscyclus
Wanneer medewerkers de regie hebben over hun ontwikkeling, ervaren ze het proces als leuk en motiverend. Dit komt door het zogenoemde Ikea-effect: een psychologisch fenomeen waarbij mensen meer waarde toekennen aan (deels) zelfgemaakte producten dan aan vergelijkbare producten die door anderen zijn gemaakt. Doordat mensen zelf tijd en moeite in het proces stoppen, wordt de betrokkenheid vergroot en ervaren ze een gevoel van trots en eigenaarschap. Hetzelfde geldt voor de gesprekscyclus. Wanneer medewerkers betrokken zijn bij de inrichting en uitvoering van de gesprekscyclus en hun persoonlijke ontwikkeling, dan wordt het als veel waardevoller ervaren.
Leg de regie bij de medewerker
Niet alleen medewerkers, maar ook managers ervaren de gesprekscyclus als leuker en motiverender wanneer medewerkers de regie hebben. En niet onbelangrijk: je speelt als manager veel tijd vrij! Je kunt medewerkers eenvoudig de regie geven over de volgende 5 onderdelen.
1. Formulier invullen
Er wordt altijd wel een formulier of een soort meetlat gebruikt voor de gesprekscyclus. Vaak vullen managers dit formulier in, maar medewerkers kunnen dit ook heel goed zelf doen. Het voordeel is dat medewerkers voorbereid het gesprek in gaan en al goed hebben nagedacht over alle ontwikkelingspunten. Als manager speel je dus tijd vrij en je hoeft tijdens het gesprek alleen maar bij te sturen op de punten waarmee je het eens of oneens bent.
2.Gesprek plannen
Laat medewerkers zelf het gesprek inplannen. Dit wordt meestal door HR gedaan en het agendabeheer is soms echt een crime. Wanneer medewerkers het gesprek plannen, voorkom je dat je een hele week het ene na het andere gesprek hebt. Zo voorkom je gelijk ook dat medewerkers zich een nummer voelen. Bonustip: Veel van onze klanten plannen de gesprekken door het hele jaar, waardoor niet alles in december wordt ‘gepropt’. Je hebt hierdoor meer spreiding en je houdt meer tijd over.
3. Doelen stellen
Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om medewerkers zelf hun doelen te laten stellen. Als organisatie zet je alle organisatiedoelen op een rijtje en medewerkers kunnen nadenken over hoe zij hun bijdrage aan deze doelen zien. Je bespaart als manager tijd om dit niet meer voor je medewerkers in te vullen. Tijdens het gesprek ga je deze doelen met de medewerker finetunen.
4. Collegiale feedback ophalen
Laat medewerkers zelf feedback ophalen bij hun collega’s. Als medewerkers aan collega’s om feedback vragen, hoef je zelf niet altijd de boodschap te brengen, maar komt er vanuit verschillende kanten feedback. Je kunt dan meer de coachrol op je nemen, waardoor de gesprekken veel leuker worden. Deze maatregel is wat ingrijpender en vooral spannend voor de medewerkers. Maar als je de gouden feedback formule gebruikt, wordt het een stuk makkelijker. En het levert niet alleen een hoop tijd op, maar ook mooie gesprekken tussen collega’s en de manager.
5. Gespreksverslag maken
Laat medewerkers een gespreksverslag maken. Je speelt dan niet alleen tijd vrij, maar je weet ook zeker of een medewerker hetzelfde heeft gehoord als wat jij hebt bedoeld. Daarnaast lees je ook terug hoe de medewerker het gesprek heeft ervaren. Wat ons betreft is dit een echte win-winsituatie!
Het resultaat: tijdswinst, een beter proces en blije medewerkers
Alle genoemde onderdelen leveren niet alleen tijd op, maar ze verbeteren ook het proces. Doordat medewerkers de regie krijgen over deze onderdelen, vinden ze het proces veel waardevoller. Ze krijgen op deze manier eigenaarschap over hun ontwikkeling, waardoor hun motivatie wordt vergroot. Dit kun je zelfs terugzien in productiviteit. Bij onze klanten hebben deze tips tot leuke gesprekken geleid en hun methodologie is enorm verbeterd. De HR-cyclus is daardoor geen moetje meer en medewerkers zijn blij.
Lees bijvoorbeeld eens hoe Carrière in de Horeca de gesprekscyclus heeft verbeterd en talenten laten groeien. Of ontdek meer over hoe je de regie bij de medewerker legt in ons whitepaper ‘Beoordelingsmethodiek anno 2023’.
