Ken je de uitdrukking zand in de motor? Zand zit vaak ook in de communicatie op de werkvloer. Onderzoek wijst namelijk uit dat door gebrekkige afstemming de effectiviteit van een team tot wel 40% achteruit kan lopen. Er wordt regelmatig een hoop tijd ‘verspild’ aan eindeloze meetings als aan het einde van de meeting de inhoud niet duidelijk is, doelen niet concreet zijn en iedereen ‘zijn eigen ding’ gaat doen. Hiermee verlies je niet alleen productiviteit, maar ook engagement. Je kunt dit vrij eenvoudig voorkomen, wij leggen je uit hoe!
Het welbekende doorvertelspelletje
Je kent vast ook wel het doorvertelspelletje van de kleuterschool. De juf of meester vertelt een verhaal in het oor van een kind en vervolgens wordt het verhaal van de ene op de andere persoon doorverteld. De conclusie: de laatste persoon vertelt een ander verhaal dat het eerste originele verhaal. Hetzelfde gebeurt ook in bedrijven. Bij elke ‘doorvertelronde’ verlies je ongeveer 30% van de oorspronkelijke informatie. Hierdoor loop je het risico op verwarde medewerkers, omdat ze de inhoud niet volledig kennen en begrijpen, ofwel: ze beschikken niet over alle benodigde informatie.
If you confuse, you lose
Bij Teampeak spreken we van afstemmingsruis. Als de directie of je manager bijvoorbeeld niet duidelijk is, dan neemt de productiviteit en motivatie snel af. Medewerkers gaan zich afvragen waar ze nu precies mee bezig zijn en of het eigenlijk wel zin heeft, en dat kost betrokkenheid! Medewerkers zijn fysiek nog wel aanwezig, maar door onduidelijkheid haken ze mentaal af en zijn ze wellicht al bezig met een andere baan. Het gevolg: als een medewerker vertrekt, gaat er nog meer informatie en kennis verloren.
Investeer in een goed gesprek
De sleutel: investeer in een goed gesprek. Dit betekent niet alleen dat je met de inhoud van het gesprek bezig bent, maar ook met het proces en afstemming. Is het doel van het gesprek bijvoorbeeld duidelijk? Kent iedereen zijn rol in het gesprek? Als dit niet duidelijk is, kunnen medewerkers de focus op de inhoud verliezen. Ze gaan bijvoorbeeld nadenken over hoe lang het gesprek nog duurt of over wat ze nu eigenlijk met de informatie moeten doen. Net zo belangrijk is de afstemming of check na het gesprek. Heeft iedereen de inhoud ontvangen? Begrijpt iedereen het ook? Kan de zender wellicht iets aanpassen om de inhoud beter over te brengen. Kortom, stem af of alles duidelijk is.
Van eindeloze meetings naar een continue dialoog
Voor de genoemde afstemming heb je niet nog meer (lange) meetings nodig. Het is namelijk niet de bedoeling dat er meer inhoud gedeeld wordt, maar juist dat er een check op de inhoud komt. En dat kun je doen middels een continue dialoog. Bij Teampeak stimuleren we de continue dialoog door regelmatig kort in te checken bij medewerkers. We stellen dan vragen als: Hoe gaat het? Is alles duidelijk? Heb je nog wat van ons nodig? Door continu met elkaar af te stemmen, creëer je niet alleen duidelijkheid maar verhoog je ook de productiviteit en engagement van je medewerkers.
Een tweezijdig dialoog op één plek
Omdat we bij Teampeak de continue dialoog stimuleren, willen we het natuurlijk ook faciliteren. Dit doen we middels de Teampeak app. In deze app faciliteren we alles rondom High Performance Management en medewerkers engagement. Je kunt via de app onder andere inchecken bij je medewerkers en afstemmen of alles duidelijk is, zelfs als ze op een andere plek werken. Daarbij stimuleren we ook een feedbackcultuur waarbij niet alleen managers hun medewerkers feedback geven, maar ook medewerkers over de organisatie. Zo blijven beide partijen zich ontwikkelen.
Investeren in de continue dialoog verdient zich dubbel dwars terug. Want als alles helder is en de motor van je organisatie goed draait, dan draait de organisatie ook goed! Nieuwsgierig hoe je de continue dialoog binnen jouw organisatie implementeert? Neem dan contact met ons op! We laten je graag zien hoe je dat doet.
