- Een noodzakelijke telefoon valt onder een gerichte vrijstelling en gaat niet ten koste van de vrije ruimte.
- Voorwaarden: de werkgever vindt hem redelijkerwijs nodig, betaalt de kosten en de medewerker geeft hem terug of betaalt de restwaarde als hij niet meer nodig is.
- Privégebruik van een noodzakelijke telefoon leidt niet tot extra loon.
- Niet noodzakelijk? Dan kan het toestel in de vrije ruimte (2026: 2% tot € 400.000 loonsom, 1,18% daarboven).
- Leg eigendom, gebruik, schade en teruggave vast in een bruikleenovereenkomst.
Wat is een werktelefoon?
Het is een toestel – vaak met abonnement – dat je als werkgever beschikbaar stelt voor het werk. Meestal blijft de telefoon eigendom van de organisatie en krijgt de medewerker hem in bruikleen.
Er zijn grofweg drie varianten. Je verstrekt een toestel van de zaak, je vergoedt (een deel van) de kosten van een telefoon die de medewerker zelf koopt, of de medewerker gebruikt zijn eigen privételefoon voor zijn werk. Die laatste variant heet BYOD (bring your own device) en vraagt om eigen afspraken over beveiliging en vergoeding.
Telefoon van de zaak
- werkgever koopt en beheert het toestel;
- meeste grip op beveiliging en kosten.
Vergoeding
- medewerker koopt zelf, werkgever vergoedt;
- fiscaal dezelfde toets als bij verstrekken.
Eigen toestel (BYOD)
- privételefoon ook zakelijk gebruikt;
- privacy en beveiliging lastiger te regelen.
Wanneer is een werktelefoon onbelast?
In de werkkostenregeling gelden gerichte vrijstellingen voor noodzakelijke gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen. De Belastingdienst noemt daarbij uitdrukkelijk de smartphone én een telefonie- of internetabonnement. Valt de verstrekking onder deze vrijstelling, dan is hij onbelast en gaat hij niet ten koste van je vrije ruimte.
De voorwaarden van het noodzakelijkheidscriterium
Nodig voor de functie
De medewerker heeft de telefoon redelijkerwijs nodig om zijn werk goed te kunnen doen. Hoe vaak hij hem gebruikt, is niet doorslaggevend. De Belastingdienst gaat in principe uit van het redelijke oordeel van de werkgever.
Werkgever draagt de kosten
Je betaalt het toestel en berekent de kosten niet door aan de medewerker, bijvoorbeeld via een inhouding op het brutoloon of door het in te ruilen tegen vakantie-uren.
Teruggeven of restwaarde betalen
Heeft de medewerker de telefoon niet meer nodig voor het werk – bijvoorbeeld bij vertrek of een andere functie – dan geeft hij hem terug of betaalt hij de restwaarde aan je.
Duurder toestel of groter abonnement? De vrijstelling dekt een toestel dat past bij het werk. Kiest de medewerker voor een duurdere variant, dan kan hij het verschil zelf betalen uit zijn nettoloon. Ruilt hij daarvoor brutoloon in, dan valt het meerdere niet onder de gerichte vrijstelling. Twijfel je, raadpleeg dan het Handboek Loonheffingen op belastingdienst.nl of je salarisadviseur.
Mag een medewerker de telefoon privé gebruiken?
Fiscaal is dat geen probleem: als de telefoon aan het noodzakelijkheidscriterium voldoet, hoef je het privévoordeel niet tot het loon te rekenen. Of je privégebruik toestaat, is daarom vooral een beleidskeuze. De meeste werkgevers staan redelijk privégebruik toe, met een paar spelregels.
Privégebruik verbieden
- Medewerker loopt met twee telefoons rond.
- Lastig te controleren zonder in te breken op privacy.
- Voelt als wantrouwen.
Redelijk privégebruik toestaan
- Eén toestel, minder gedoe.
- Duidelijke afspraken over bijv. buitenlandse kosten of betaalde diensten.
- Past bij een cultuur van vertrouwen.
Let wel op privacy. Op een telefoon die ook privé wordt gebruikt, staan foto’s, berichten en locatiegegevens van de medewerker. Beheersoftware die het toestel op afstand kan wissen of volgen, mag je alleen inzetten als het noodzakelijk en proportioneel is, en de medewerker moet weten wat je wel en niet ziet. Meer hierover lees je bij AVG in HR.
Bereikbaarheid na werktijd: een telefoon van de zaak betekent niet dat iemand altijd bereikbaar is. Maak afspraken over wanneer je wel en niet reageert. Dat helpt een gezonde work-life balance te bewaken. Hoe teams dat ervaren, peil je met pulse surveys.
Wat als de telefoon niet noodzakelijk is?
Heeft iemand de telefoon niet echt nodig voor zijn functie, of draagt hij zelf mee in de kosten, dan valt het toestel niet onder de gerichte vrijstelling. Je kunt hem dan als eindheffingsloon aanwijzen in de vrije ruimte. In 2026 is die vrije ruimte 2% van de fiscale loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere. Ga je daaroverheen, dan betaal je 80% eindheffing over het bedrag boven de vrije ruimte.
Wijs je het voordeel niet aan in de vrije ruimte, dan is het belast loon voor de medewerker. Stem dit af met je salarisadministratie, zodat je in de loonaangifte de juiste keuze maakt.
Afspraken vastleggen in een bruikleenovereenkomst
Geef je een telefoon mee, leg de afspraken dan vast in een bruikleenovereenkomst. Dat voorkomt discussie bij schade, verlies of vertrek. Neem minimaal deze punten op:
- welk toestel en abonnement de medewerker krijgt, en dat het eigendom blijft van de werkgever;
- of en in welke mate privégebruik is toegestaan, en wie extra kosten betaalt;
- afspraken over beveiliging: pincode, updates, wat te doen bij verlies of diefstal;
- wie opdraait voor schade (zonder opzet of bewuste roekeloosheid is de medewerker meestal niet aansprakelijk);
- teruggave bij uitdiensttreding of functiewijziging, of betaling van de restwaarde;
- hoe je omgaat met gegevens op het toestel bij inleveren.
Neem de spelregels ook op in je personeelshandboek, zodat ze voor iedereen gelijk zijn. Bij vertrek hoort het inleveren van de telefoon op de checklist voor offboarding.
Een helder telefoonbeleid in 4 stappen
Bepaal per functie de noodzaak
Welke rollen hebben een telefoon echt nodig om hun werk te doen? Denk aan buitendienst, servicemonteurs, leidinggevenden of medewerkers met bereikbaarheidsdiensten. Leg de onderbouwing vast.
Kies toestel en abonnement
Een standaardpakket per functiegroep houdt het eerlijk en beheersbaar. Spreek af wat er gebeurt als iemand een duurder model wil.
Regel beveiliging en privacy
Bepaal welke beheersoftware je gebruikt, wat je daarmee wel en niet inziet, en informeer medewerkers daar vooraf over.
Leg vast en communiceer
Gebruik een bruikleenovereenkomst per medewerker en een vast beleid voor iedereen, als onderdeel van je HR-beleid. Bespreek de afspraken bij indiensttreding, zodat ze vanaf dag één duidelijk zijn.
Goede afspraken en goede gesprekken met Teampeak
Teampeak regelt geen loonheffingen, contracten of bedrijfsmiddelenbeheer – dat doe je in je salaris- en HR-administratie. Wat Teampeak wél doet: zorgen dat afspraken over werk, bereikbaarheid en balans niet alleen op papier staan, maar ook besproken worden. Bijvoorbeeld in een arbeidsvoorwaardengesprek of een vaste 1-op-1.
Verwachtingen helder houden
- Vaste gesprekken in de gesprekscyclus, met ruimte voor afspraken over werk en bereikbaarheid.
- Gespreksverslagen waarin je gemaakte afspraken vastlegt.
- Pulse surveys om werkdruk en balans in teams te volgen.
- AI Coach Talli helpt leidinggevenden bij het voeren van lastige gesprekken.
Teampeak schrijft over arbeidsvoorwaarden, werkkosten en goed werkgeverschap. Het team vertaalt fiscale en juridische regels naar heldere afspraken voor HR en leidinggevenden.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.