- Een formele waarschuwing is schriftelijk en benoemt concreet gedrag, de verwachting en de gevolgen.
- De wet kent geen vaste procedure of vast aantal waarschuwingen; je cao of personeelsreglement kan wel regels bevatten.
- Bij ontslag wegens disfunctioneren toetst de kantonrechter onder meer of de medewerker tijdig is ingelicht en een verbeterkans kreeg.
- Een waarschuwing staat nooit los: ga eerst het gesprek aan en bied waar nodig een verbetertraject.
- Wees proportioneel: de maatregel moet passen bij de ernst van wat er gebeurde.
Wat is een officiële waarschuwing?
Het is het moment waarop je als werkgever zwart op wit zet dat het zo niet verder kan. Waar een gewone opmerking of feedback vaak vrijblijvend voelt, maakt deze stap de ernst duidelijk.
In de praktijk wordt de term door elkaar gebruikt met ‘schriftelijke waarschuwing’, ‘formele waarschuwing’ of ‘berisping’. De wet kent het begrip niet als vaste procedure: het is een middel dat de werkgever op grond van zijn gezag kan inzetten. Wel bevatten veel cao’s en personeelsreglementen een sanctieregeling met spelregels, zoals wie een waarschuwing mag geven en hoe lang die in het dossier blijft.
Waarvoor geef je een waarschuwing?
- gedrag: herhaaldelijk te laat komen, regels overtreden, ongepast gedrag tegen collega’s of klanten;
- functioneren: werk structureel niet op het afgesproken niveau, ondanks feedback en hulp;
- afspraken: niet nakomen van duidelijke instructies, bijvoorbeeld rond veiligheid of het verzuimprotocol.
Wanneer geef je een formele waarschuwing?
Een waarschuwing is zelden de eerste stap. Meestal gaat er een opbouw aan vooraf. Hoe zwaarder de situatie, hoe sneller je naar een zwaardere maatregel gaat.
Feedback en gesprek
Benoem wat je ziet in een open gesprek. Vaak lost het zich hier al op, zeker als er een verklaring is die je nog niet kende.
Mondelinge waarschuwing
Verandert er niets, maak dan duidelijk dat het serieus is, bijvoorbeeld in een functioneringsgesprek. Leg ook dit gesprek kort vast in een gespreksverslag.
Schriftelijke, officiële waarschuwing
Bij herhaling of een ernstiger voorval volgt een formele brief, na een gesprek.
Verbetertraject of zwaardere maatregel
Bij disfunctioneren volgt vaak een performance improvement plan. Bij ernstig of herhaald wangedrag kun je denken aan schorsing of, als uiterste stap, ontslag.
Proportionaliteit: bij ernstig gedrag – zoals diefstal, geweld of grove intimidatie – kan direct een zware maatregel passen, tot ontslag op staande voet. Dan gelden strenge eisen; laat je in zo’n geval altijd juridisch adviseren.
Wat moet er in een officiële waarschuwing staan?
Hoe concreter, hoe sterker. Een vage brief (“je functioneert niet goed”) helpt de medewerker niet en heeft later weinig waarde in een dossier. Neem in elk geval op:
- de feiten: wat is er gebeurd, wanneer en waar – zonder oordeel over de persoon;
- eerdere gesprekken en afspraken over hetzelfde onderwerp, met data;
- de norm: welke regel, afspraak of verwachting is geschonden;
- wat je vanaf nu verwacht, zo concreet mogelijk – denk aan SMART-doelstellingen – en eventueel de termijn waarin verbetering zichtbaar moet zijn;
- welke ondersteuning je biedt, zoals coaching of een training;
- de mogelijke gevolgen als het gedrag zich herhaalt of de verbetering uitblijft;
- de uitnodiging om schriftelijk te reageren; die reactie voeg je toe aan het dossier.
Tip: laat de medewerker voor ontvangst tekenen – niet voor akkoord. Wil hij niet tekenen, noteer dan wanneer en hoe je de brief hebt overhandigd of verstuurd. Bewaar alles in het personeelsdossier.
De rol bij dossieropbouw en ontslag
In Nederland kun je een medewerker niet zomaar ontslaan. Voor ontslag wegens disfunctioneren – de zogenoemde d-grond uit artikel 7:669 lid 3 onder d BW – vraag je ontbinding aan bij de kantonrechter. Volgens UWV toetst de rechter dan onder meer of:
- de medewerker tijdig is ingelicht over het onvoldoende functioneren;
- hij voldoende gelegenheid heeft gekregen om te verbeteren;
- het disfunctioneren niet komt door ziekte of door onvoldoende zorg van de werkgever voor scholing of arbeidsomstandigheden;
- herplaatsing in een andere passende functie binnen een redelijke termijn niet mogelijk is.
Een goed onderbouwde waarschuwing laat zien dat je aan het eerste punt hebt voldaan. Maar alleen een brief is niet genoeg: de rechter kijkt naar het hele traject. UWV wijst erop dat een vage waarschuwing niet volstaat en dat ontbindingsverzoeken vaak sneuvelen als eerdere beoordelingen “voldoende” waren. Zorg daarom dat beoordelingen, gespreksverslagen en waarschuwingen hetzelfde verhaal vertellen. Meer daarover lees je bij dossieropbouw.
Let op: bij verwijtbaar gedrag (de e-grond) of een dringende reden gelden andere eisen dan bij disfunctioneren. Deze pagina is geen juridisch advies; schakel bij een dreigend ontslag tijdig een arbeidsjurist in.
Een waarschuwing geven in 6 stappen
Verzamel de feiten
Wat is er precies gebeurd? Check data, e-mails, eerdere afspraken en eventuele getuigen. Ga niet af op één indruk.
Hoor de medewerker
Nodig hem uit voor een gesprek en vraag naar zijn kant van het verhaal. Soms speelt er iets privé of medisch, en dan vraagt de situatie een andere aanpak.
Bepaal de passende maatregel
Weeg de ernst, de herhaling en de context. Check je cao of reglement en stem bij twijfel af met HR.
Schrijf de brief
Concreet, feitelijk en respectvol. Benoem gedrag, verwachting, ondersteuning en gevolgen.
Bespreek en overhandig
Bespreek de brief in een gesprek, niet alleen per mail. Geef ruimte voor reactie en leg vast dat de brief is ontvangen.
Volg op
Plan vervolggesprekken – bijvoorbeeld in je vaste 1-op-1 gesprekken – en leg de voortgang vast. Gaat het beter, benoem dat dan ook – een waarschuwing is bedoeld om te verbeteren.
Veelgemaakte fouten
Zo beter niet
- De waarschuwing komt als donderslag bij heldere hemel.
- Algemene termen zonder voorbeelden.
- Brief per mail, zonder gesprek.
- Na de brief niets meer doen.
Zo wel
- Eerst feedback en gesprek, daarna formaliseren.
- Concrete situaties met datum en gevolg.
- Persoonlijk bespreken en ruimte voor reactie.
- Vervolgafspraken plannen en voortgang vastleggen.
De grootste valkuil is dat een waarschuwing voelt als het begin van een ontslagdossier in plaats van als een eerlijke kans. Leidinggevenden die vaardig zijn in feedback geven en ontvangen en in lastige gesprekken, hoeven minder vaak naar dit middel te grijpen. Investeer daarom ook in leiderschapsontwikkeling.
Het goede gesprek vastleggen met Teampeak
Teampeak is geen personeelsdossier en vervangt geen juridisch advies. Wel helpt het om het traject vóór en na een waarschuwing zorgvuldig te voeren: regelmatige gesprekken, heldere doelen en vastgelegde afspraken. Zo komt een waarschuwing nooit uit de lucht vallen en zie je vroeg wanneer het misgaat.
Duidelijke afspraken, eerlijke kans
- 1-op-1 en functioneringsgesprekken met gespreksverslagen die medewerker en leidinggevende allebei zien.
- SMART-doelen en verbeterafspraken die je per periode volgt.
- Feedback door het jaar heen, zodat de beoordeling aansluit bij wat er besproken is.
- AI Coach Talli helpt leidinggevenden een lastig gesprek voor te bereiden.
Teampeak schrijft over performance management, lastige gesprekken en goed werkgeverschap. Het team helpt leidinggevenden om duidelijk te zijn zonder het vertrouwen te verliezen.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.