Personeelsdossier: wat hoort erin en wat niet?

Wat is een personeelsdossier?

Het is het administratieve geheugen van een dienstverband. Alles wat je als werkgever nodig hebt om het contract uit te voeren, de loonadministratie te doen en wettelijke verplichtingen na te komen, komt hier samen.

Vroeger was dat een papieren map in een afgesloten kast; nu staat het meestal digitaal in een HR- of salarissysteem. De regels zijn hetzelfde. Het dossier is onderdeel van de bredere personeelsadministratie en moet voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Een goed bijgehouden dossier is ook belangrijk bij een conflict of ontslag. Wil je disfunctioneren aantonen, dan moet je kunnen laten zien welke gesprekken er zijn gevoerd en welke afspraken zijn gemaakt. Lees meer over dossieropbouw en het belang van een helder gespreksverslag.

Wat hoort er wel en niet in een personeelsdossier?

De AVG werkt met het principe van doelbinding en dataminimalisatie: je verwerkt alleen gegevens die nodig zijn voor een duidelijk doel. Daarom geldt: twijfel je of iets nodig is, laat het dan weg.

Voorbeeld-indeling van een personeelsdossier

Een vaste indeling helpt om snel iets terug te vinden én om per rubriek de juiste bewaartermijn toe te passen. Deze opbouw is een praktisch vertrekpunt; pas hem aan op je organisatie.

Mag een medewerker zijn dossier inzien?

Ja. Op grond van de AVG heeft iedere medewerker recht op inzage in de persoonsgegevens die je over hem of haar verwerkt. Een reden opgeven hoeft niet. Je reageert zonder onnodige vertraging en in principe binnen één maand; bij complexe of veel verzoeken mag je die termijn met twee maanden verlengen, mits je de medewerker binnen de eerste maand laat weten waarom.

• de eerste kopie is kosteloos; voor extra kopieën mag je een redelijke vergoeding vragen;
• gegevens over anderen (bijvoorbeeld een collega die een klacht indiende) mag je afschermen;
• het recht geldt voor persoonsgegevens, niet automatisch voor elk intern document;
• naast inzage heeft een medewerker recht op correctie van onjuiste gegevens;
• leg vast wie het verzoek behandelt, zodat de termijn niet verloopt.

Een goede gewoonte: laat medewerkers verslagen van gesprekken altijd zelf lezen en eventueel aanvullen voordat ze in het dossier komen. Dan zijn er bij een inzageverzoek geen verrassingen. Meer over privacy in HR lees je op de pagina over AVG in HR.

Hoe lang bewaar je een personeelsdossier?

Er is niet één bewaartermijn: die verschilt per soort document. Als vuistregel gelden deze termijnen na het einde van het dienstverband:

Bij een lopend conflict of procedure mag je relevante stukken langer bewaren. Alle termijnen en uitzonderingen staan uitgewerkt op de pagina bewaartermijn personeelsdossier. Controleer bij twijfel de actuele regels bij de Belastingdienst en de Autoriteit Persoonsgegevens.

Digitaal bewaren: wat mag en wie mag erin?

Een digitaal dossier mag, en is meestal veiliger en overzichtelijker dan een papieren map. De AVG schrijft geen vorm voor, wel dat je de gegevens passend beveiligt. Dat betekent: toegang op basis van rollen, een sterk wachtwoord of tweestapsverificatie, en een logboek van wie wat heeft bekeken.

Scan je papieren stukken in, zorg dan dat de scans volledig en goed leesbaar zijn. Voor documenten die je bewaart voor de loonadministratie en de Belastingdienst, zoals de kopie van het identiteitsbewijs, gelden eigen eisen. Stem met je salarisadministratie af welke originelen je na het scannen mag vernietigen.

Wie mag het dossier inzien?

• HR en salarisadministratie voor de onderdelen die ze nodig hebben voor hun taak;
• de direct leidinggevende voor verslagen over functioneren en ontwikkeling, niet automatisch voor salaris- of verzuimgegevens;
• de medewerker zelf, via het recht op inzage;
• niet collega’s, andere managers of externe partijen zonder duidelijke grondslag.

Personeelsdossier of dossieropbouw?

De twee worden vaak verward. Het personeelsdossier is de doorlopende administratie van een dienstverband. Dossieropbouw is het bewust vastleggen van afspraken en gesprekken als iemand onvoldoende functioneert, bijvoorbeeld met een verbeterplan of een officiële waarschuwing. Die stukken komen wel in het dossier terecht, maar vragen om extra zorgvuldigheid: feitelijk, tijdig en door de medewerker gelezen.

Tips voor een veilig en actueel dossier

• beperk de toegang: alleen HR en direct betrokkenen mogen erbij, met logging in een digitaal systeem;
• schoon periodiek op: plan één keer per jaar een controle op verlopen bewaartermijnen;
• schrijf feitelijk: beschrijf gedrag en afspraken, geen meningen of interpretaties;
• leg het vast in beleid: beschrijf in een privacyreglement of het personeelshandboek wat je bewaart en waarom;
• betrek de OR: een regeling over personeelsgegevens valt doorgaans onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad.

Goede gesprekken vastleggen met Teampeak

Teampeak is geen personeelsdossier of HRIS: contracten, loonheffingsformulieren en verzuimregistratie beheer je in je eigen HRIS of salarissysteem. Wat Teampeak wél doet, is het deel ‘functioneren en ontwikkeling’ sterker maken. Gesprekken, afspraken en ontwikkelacties leg je gestructureerd en veilig vast, zodat je altijd weet wat er besproken is.

HR People Enablement software

Afspraken die terug te vinden zijn

• Gespreksverslagen van planning-, functionerings- en beoordelingsgesprekken op één plek.
• Medewerker en leidinggevende werken samen aan het verslag, zodat het voor beide klopt.
• POP, doelen en OKR’s gekoppeld aan de gesprekscyclus.
• 360° feedback en complimenten als onderbouwing bij ontwikkeling.

Plan een demo