- Een PIP maakt verwachtingen, ondersteuning en termijn concreet en schriftelijk.
- Het doel is verbetering; ontslag is pas een gevolg als die uitblijft.
- Bij ontslag wegens disfunctioneren (d-grond) toetst de kantonrechter of de medewerker een reële verbeterkans kreeg.
- Wees specifiek: vage waarschuwingen en “voldoende” beoordelingen ondermijnen je dossier.
- Plan vaste evaluatiemomenten en leg elk gesprek vast in een verslag.
Wat is een performance improvement plan?
Een PIP is een gestructureerde afspraak om een duidelijk omschreven prestatieprobleem op te lossen. Je beschrijft wat er niet goed gaat, wat er wel van iemand wordt verwacht, welke hulp de medewerker krijgt en wanneer je samen terugkijkt.
Het verschil met een gewoon functioneringsgesprek zit in de urgentie en de vastlegging. In een functioneringsgesprek bespreek je breed hoe het gaat. Een verbetertraject start je pas als eerdere gesprekken onvoldoende effect hadden en er een concreet, aanhoudend probleem is.
Wanneer zet je een PIP in?
- de resultaten blijven langere tijd duidelijk achter bij de afspraken;
- gedrag of samenwerking schiet tekort, ondanks eerdere feedback;
- de oorzaak ligt niet (vooral) bij ziekte, privéomstandigheden of de werkgever zelf;
- je wilt de medewerker serieus een kans geven om de functie goed te vervullen.
Eerst uitsluiten: speelt er mogelijk een gezondheidsprobleem, overbelasting of een conflict? Dan is een PIP niet het juiste instrument. Kijk dan eerst naar een gesprek met de bedrijfsarts of naar werkdrukverlaging.
Wat staat er in een verbeterplan?
Een goed verbeterplan is kort, concreet en voor beide partijen begrijpelijk. Deze onderdelen horen er in elk geval in:
- Wat gaat er concreet mis? Geef voorbeelden met data.
- Wat is het gewenste niveau, gemeten aan de functie-eisen?
- Welke SMART-doelen horen daarbij?
- Welke coaching, training of begeleiding krijgt de medewerker?
- Wie is het aanspreekpunt?
- Welke middelen of tijd stel je beschikbaar?
- Hoe lang duurt het traject?
- Wanneer zijn de tussentijdse evaluaties?
- Wat gebeurt er bij voldoende en bij onvoldoende verbetering?
Laat de medewerker het plan lezen, aanvullen en ondertekenen “voor gezien”. Zo is helder dat de afspraken bekend zijn, ook als iemand het niet met alles eens is.
Een performance improvement plan in 6 stappen
Breng het probleem helder in kaart
Verzamel concrete voorbeelden: gemiste deadlines, klachten, kwaliteitscijfers. Vergelijk ze met de afspraken uit eerdere beoordelingsgesprekken en het functieprofiel.
Voer een open startgesprek
Leg uit wat je ziet en waarom je een verbetertraject voorstelt. Vraag naar de kijk van de medewerker: wat speelt er, wat heeft hij of zij nodig?
Stel samen doelen en steun vast
Formuleer twee tot vier haalbare, meetbare doelen. Spreek af welke coaching of training je biedt, bijvoorbeeld een interne mentor of externe coach.
Kies een realistische termijn
De termijn hangt af van de functie: voor eenvoudiger werk kunnen enkele weken volstaan, voor complexe of leidinggevende functies is vaak enkele maanden nodig.
Evalueer tussentijds
Plan bijvoorbeeld elke twee tot vier weken een voortgangsgesprek. Benoem eerlijk wat beter gaat en wat nog niet. Leg elk gesprek vast in een gespreksverslag.
Sluit af met een eindevaluatie
Is het doel bereikt? Dan rond je het traject positief af. Zo niet, bespreek dan de vervolgstappen: verlengen, een andere functie of in het uiterste geval beëindiging.
Voorbeeld: een accountmanager haalt drie kwartalen op rij minder dan de helft van zijn omzetdoel en reageert traag op klantvragen. In het performance improvement plan spreek je voor acht weken af: elke klantvraag binnen twee werkdagen beantwoord, minimaal tien klantgesprekken per week en een omzet van 80% van het doel. Hij krijgt wekelijks een uur begeleiding van een senior collega en volgt een verkooptraining. Na week vier en week acht volgt een evaluatie.
Merk op dat de doelen haalbaar zijn binnen de termijn. Een performance improvement plan met onrealistische eisen geeft geen echte kans en wordt door een rechter ook zo beoordeeld.
Verbetertraject en ontslag wegens disfunctioneren
In Nederland kun je een arbeidsovereenkomst niet zomaar beëindigen omdat iemand onvoldoende presteert. Voor ontslag wegens disfunctioneren (de zogenoemde d-grond) moet je bij de kantonrechter een ontbindingsverzoek indienen. Volgens de uitleg van UWV kijkt de rechter onder meer naar het volgende:
- de medewerker is ongeschikt voor de functie, en dat komt niet door ziekte of gebreken;
- je hebt de medewerker tijdig op de tekortkomingen gewezen;
- je hebt een reële kans op verbetering geboden, met passende begeleiding;
- het disfunctioneren is niet het gevolg van te weinig zorg voor scholing of werkomstandigheden;
- herplaatsing in een andere passende functie is binnen redelijke termijn niet mogelijk.
Hoe hoger de functie, hoe langer het dienstverband en hoe groter de organisatie, des te meer begeleiding de rechter doorgaans verwacht. Een eerdere beoordeling met “voldoende” kan je verzoek flink verzwakken. Daarom is een eerlijke dossieropbouw vanaf het begin belangrijk: niet om iemand eruit te werken, maar omdat duidelijke afspraken voor beide kanten eerlijk zijn.
Let op: ook bij een geslaagde ontbinding heeft de medewerker in de regel recht op een transitievergoeding. Laat je bij een dreigend ontslag altijd juridisch adviseren; deze pagina is geen juridisch advies.
Veelgemaakte fouten bij een PIP
Zo werkt het niet
- Een PIP als formaliteit, terwijl het besluit al vaststaat.
- Vage doelen als “meer eigenaarschap tonen”.
- Geen begeleiding, alleen controle.
- Evaluaties die niet plaatsvinden of niet worden vastgelegd.
Zo wel
- Oprecht gericht op verbetering, met open uitkomst.
- Gedrag en resultaat concreet en meetbaar beschreven.
- Coaching, training en tijd om te leren.
- Vaste evaluatiemomenten met korte verslagen.
Een verbetertraject vraagt veel van de leidinggevende. Goede constructieve feedback en een coachende houding maken het verschil tussen een medewerker die zich aangevallen voelt en iemand die de kans grijpt.
Verbetertrajecten begeleiden met Teampeak
In Teampeak leg je verbeterdoelen vast, plan je voortgangsgesprekken en bewaar je gespreksverslagen bij elkaar, zodat leidinggevende en medewerker altijd hetzelfde beeld hebben. Doordat het traject onderdeel is van de performance management-cyclus, zie je ook wat er eerder is besproken. Teampeak is geen personeelsdossier- of juridische tool, maar zorgt dat de gesprekken en afspraken helder en traceerbaar zijn.
Duidelijke afspraken, echte tweede kans
- SMART-doelen en ontwikkelacties per medewerker vastleggen.
- Voortgangs- en 1-op-1 gesprekken plannen met vaste formats.
- Gespreksverslagen die beide partijen kunnen inzien.
- AI Coach Talli helpt leidinggevenden bij het voorbereiden van lastige gesprekken.
Teampeak schrijft over performance management, doelen en het voeren van lastige gesprekken. Het team gelooft dat duidelijke afspraken en eerlijke feedback de beste basis zijn voor verbetering.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.