- Het profiel beschrijft gedrag dat succes in een rol voorspelt, niet de taken zelf.
- Beperk je tot 5 à 8 competenties met per stuk een gewenst niveau en gedragsvoorbeelden.
- Het functieprofiel zegt wat iemand doet; het competentieprofiel zegt hoe.
- Gebruik hetzelfde profiel bij werving, feedback en ontwikkeling – dan gaat het leven.
- Met Teampeak koppel je competenties aan 360°-feedback, talentscans en het POP.
Wat is een competentieprofiel?
Het is de vertaling van een rol naar gedrag. Niet “de medewerker handelt klachten af”, maar “blijft rustig bij een boze klant, vat het probleem samen en spreekt een concrete vervolgstap af”.
Een competentie is een combinatie van kennis, vaardigheden en houding die zichtbaar wordt in gedrag. Wat dat precies betekent en welke soorten er zijn, lees je in ons artikel over competenties. Een competentieprofiel gaat een stap verder: het kiest uit al die mogelijke competenties de handvol die voor één specifieke rol het verschil maken, en legt vast op welk niveau je ze verwacht. Met een 360 assessment toets je hoe anderen de competenties uit het profiel terugzien in gedrag. Competenties zijn ontwikkelbaar gedrag; karaktereigenschappen liggen dieper en veranderen minder snel.
De bouwstenen
- competentie: een korte naam, zoals samenwerken of resultaatgerichtheid;
- definitie: één zin die zegt wat je er binnen deze organisatie onder verstaat;
- niveau: bijvoorbeeld van 1 (basis) tot 4 (voorbeeld voor anderen);
- gedragsindicatoren: 2–4 waarneembare voorbeelden per niveau.
Je kunt een profiel per functie maken, maar in grotere organisaties werkt een profiel per rolfamilie vaak beter: bijvoorbeeld één profiel voor alle leidinggevenden, met een hoger niveau naarmate de rol zwaarder wordt. Dat scheelt onderhoud en maakt loopbaanstappen zichtbaar, omdat medewerkers precies zien welk gedrag bij de volgende stap hoort.
Competentieprofiel of functieprofiel: het verschil
De twee begrippen worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze beantwoorden een andere vraag. Een functieprofiel beschrijft de functie zelf: doel, taken, verantwoordelijkheden, resultaatgebieden en eisen zoals opleiding. Het competentieprofiel zoomt in op het gedrag waarmee iemand die resultaten bereikt.
Functieprofiel
- Wat doet iemand in deze functie?
- Taken, resultaatgebieden, bevoegdheden en positie in de organisatie.
- Basis voor inschaling in een functiehuis.
- Verandert pas als de functie verandert.
Competentieprofiel
- Hoe doet iemand het werk goed?
- Gedrag, houding en vaardigheden met een gewenst niveau.
- Basis voor selectie, feedback en ontwikkelgesprekken.
- Groeit mee met strategie en cultuur.
Praktisch: veel organisaties nemen het competentieprofiel op als onderdeel van het functieprofiel. Dat werkt prima, zolang je de competenties apart en concreet beschrijft. Wil je competenties organisatiebreed sturen, kijk dan naar competentiemanagement.
Hoe stel je een competentieprofiel op? In 6 stappen
Begin bij de resultaten
Wat moet deze rol opleveren? Pak de resultaatgebieden uit het functieprofiel en vraag: welk gedrag is nodig om die te halen?
Praat met goede performers
Interview twee of drie mensen die de rol goed doen, plus hun leidinggevende. Vraag naar concrete situaties: wat deed je toen het lastig werd? Daar zitten de echte competenties.
Kies 5 à 8 competenties
Combineer twee of drie kerncompetenties die voor iedereen gelden (afgeleid van je kernwaarden) met drie tot vijf rolspecifieke. Meer leidt tot een checklist die niemand onthoudt.
Definieer en kies een niveau
Schrijf per competentie één heldere definitie en bepaal het gewenste niveau. Een junior en een senior in dezelfde rolfamilie hebben vaak dezelfde competenties, maar op een ander niveau.
Schrijf gedragsindicatoren
Formuleer per niveau waarneembaar gedrag, in de vorm “doet …”. Vermijd eigenschappen als “is flexibel”; beschrijf wat je ziet als iemand flexibel is.
Toets en onderhoud
Laat medewerkers en leidinggevenden het concept lezen: herkennen ze de rol? Plan daarna een jaarlijkse check, zeker als de strategie of het werk verandert.
Competenties op niveau: van basis tot expert
Een competentieprofiel wordt pas bruikbaar als je per competentie aangeeft welk niveau de rol vraagt. Een junior medewerker en een senior hoeven niet hetzelfde te laten zien. Veel organisaties werken met vier niveaus:
Niveau 1 – basis
Laat het gedrag zien in eenvoudige, voorspelbare situaties en met begeleiding.
Niveau 2 – zelfstandig
Laat het gedrag zelfstandig en consequent zien in de eigen werkzaamheden.
Niveau 3 – complex
Laat het gedrag zien in complexe of onduidelijke situaties en helpt collega’s daarbij.
Niveau 4 – voorbeeld
Is een voorbeeld voor anderen, ontwikkelt de werkwijze verder en draagt die uit in de organisatie.
Zo’n indeling lijkt op het Dreyfus-model, dat beschrijft hoe iemand van beginner naar expert groeit. Het voordeel van niveaus: een medewerker ziet precies welk gedrag bij de volgende stap hoort. Dat maakt het profiel een ontwikkelinstrument in plaats van alleen een meetlat. Lees ook meer over competentiemanagement.
Tip: vraag niet op elke competentie het hoogste niveau. Kies per rol twee of drie competenties waarop iemand echt moet uitblinken; de rest mag op een lager niveau.
Voorbeeld: competentieprofiel teamleider
Hieronder een ingekort voorbeeld voor een teamleider klantenservice. Per competentie staan het gewenste niveau en enkele gedragsindicatoren.
- Voert maandelijks een ontwikkelgericht 1-op-1 gesprek met elk teamlid.
- Stelt open vragen voordat hij of zij een oplossing geeft.
- Geeft binnen een week feedback op opvallend gedrag, positief én kritisch.
- Analyseert terugkerende klachten en vertaalt ze naar verbeteringen.
- Neemt escalaties zelf op en koppelt de uitkomst terug aan het team.
- Weegt klantbelang en haalbaarheid zichtbaar af.
- Maakt een weekplanning die rekening houdt met pieken.
- Signaleert capaciteitstekorten op tijd bij de manager.
- Verdeelt taken op basis van kwaliteiten van teamleden.
Merk op dat technische productkennis hier ontbreekt. Die hoort in het functieprofiel of een skill matrix thuis: het is kennis die je kunt toetsen, geen gedrag. Het onderscheid tussen hard skills en soft skills helpt om die keuze te maken.
Waar gebruik je het competentieprofiel voor?
Een profiel dat in een map verdwijnt, levert niets op. De kracht zit in consequent hergebruik door de hele employee journey.
Werving & selectie
- interviewvragen per competentie, bijvoorbeeld met de STAR-methode;
- kandidaten objectief vergelijken op hetzelfde profiel.
Gesprekken & feedback
- zelfevaluatie en feedback van collega's op dezelfde competenties;
- concreet bespreken in functionerings- en ontwikkelgesprekken.
Ontwikkeling & loopbaan
- gaps vertalen naar acties in het POP;
- zien wie klaar is voor een volgende rol.
Vooral de combinatie met 360 graden feedback is krachtig: medewerker, leidinggevende en collega's scoren dezelfde gedragsindicatoren. De verschillen geven richting aan het persoonlijk ontwikkelplan.
Veelgemaakte fouten
- te veel competenties: twaalf of meer maakt gesprekken oppervlakkig;
- vage termen: “communicatief sterk” zonder gedragsvoorbeeld leidt tot discussie over interpretatie;
- alleen top-down: zonder input van mensen uit de rol herkent niemand zich erin;
- eenmalig opstellen: rollen veranderen, profielen moeten meebewegen;
- alleen gebruiken bij beoordelen: dan wordt het een afrekeninstrument in plaats van een groeikompas.
Let op gelijke kansen: formuleer competenties neutraal en toetsbaar. Termen als “energiek” of “past in het team” kunnen onbedoeld bepaalde groepen uitsluiten bij selectie.
Competenties ontwikkelen met Teampeak
In Teampeak gebruik je competenties als rode draad door de gesprekscyclus. Je koppelt ze aan feedbackrondes, talentscans en ontwikkelplannen, zodat het profiel niet op papier blijft maar zichtbaar groeit.
Van profiel naar zichtbare groei
- Competenties terug laten komen in gespreksformulieren en 360°-feedback.
- Talentscans en e-assessments die sterke punten en ontwikkelkansen tonen.
- Ontwikkelacties direct vastleggen in het POP, met opvolging in 1-op-1 gesprekken.
- AI Coach Talli helpt bij het formuleren van concrete gedragsfeedback.
Teampeak schrijft over talentontwikkeling, competenties en de gesprekscyclus. Het team helpt organisaties om functie- en competentieprofielen te vertalen naar gesprekken die echt tot groei leiden.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.