- Bij flexplekken heeft niemand een vaste plek; je kiest dagelijks een vrij bureau.
- Het past vooral bij hybride werken, waarbij niet iedereen tegelijk op kantoor is.
- Voordelen: minder vierkante meters en meer ontmoeting; nadelen: zoektijd en minder thuisgevoel.
- Elke plek moet goed instelbaar zijn; de arboregels voor beeldschermwerk blijven gelden.
- Vraag medewerkers vóór en na de invoering hoe ze het ervaren – en stuur bij.
Wat is hot desking?
Het idee is simpel: een bureau is van niemand en dus van iedereen. Je komt binnen, pakt een vrije plek en ruimt aan het eind van de dag op.
De term komt uit het Engels en verwijst naar een bureau dat nooit afkoelt: steeds zit er iemand anders aan. Het concept bestaat al decennia, maar won sterk aan populariteit door hybride werken. Als medewerkers twee of drie dagen thuiswerken, staat een groot deel van de vaste bureaus leeg. Het is dan verleidelijk om het aantal plekken te verminderen.
Hot desking is één vorm van flexibel werken. Het gaat niet over wanneer of hoeveel je werkt, maar over waar je zit als je op kantoor bent.
Verwante begrippen
- desk sharing: in het dagelijks gebruik vaak hetzelfde; soms bedoeld als een vaste plek die je met een parttimer deelt;
- desk booking (hoteling): je reserveert vooraf een plek via een app of systeem;
- activiteitgerelateerd werken: je kiest een plek die past bij je taak – een stilteplek voor focuswerk, een overlegtafel voor samenwerking;
- clean desk: de afspraak dat je je plek leeg en opgeruimd achterlaat.
Voor- en nadelen van flexplekken
Nadelen en risico’s
- Zoeken naar een plek kost tijd en energie, zeker op drukke dagen.
- Minder gevoel van thuis en eigenheid; geen foto of plant op je bureau.
- Teams raken verspreid als iedereen ergens anders gaat zitten.
- Medewerkers met specifieke behoeften kunnen in de knel komen.
Voordelen
- Minder vierkante meters nodig, dus lagere huisvestingskosten.
- Betere benutting van de beschikbare ruimte.
- Meer toevallige ontmoetingen tussen afdelingen.
- Een opgeruimder kantoor en betere informatiebeveiliging door clean desk.
Of de voordelen opwegen tegen de nadelen, hangt af van het werk. Voor teams die veel samenwerken of die veel focuswerk doen, is de inrichting minstens zo belangrijk als het aantal plekken. Een kantoor met alleen flexbureaus in één open ruimte schiet dan tekort. Daarom combineren veel organisaties hot desking met de principes van een dynamische werkomgeving.
Past hot desking bij jouw organisatie?
Niet elke organisatie of elk team is er geschikt voor. Stel jezelf deze vragen voordat je besluit:
- Hoeveel procent van de plekken is op een gemiddelde dag bezet?
- Zijn er piekdagen waarop iedereen tegelijk komt?
- Hoe ziet het thuiswerkbeleid eruit?
- Hebben functies specifieke apparatuur of documenten nodig?
- Hoeveel focuswerk versus overleg is er?
- Moeten teams dicht bij elkaar zitten?
- Zijn er medewerkers met een aangepaste werkplek?
- Hoe belangrijk is een vaste plek voor het welzijn van je team?
- Hoe reageren mensen op het idee?
Rekenvoorbeeld (fictief): een organisatie heeft 100 medewerkers. Metingen laten zien dat op drukke dagen maximaal 65 mensen tegelijk aanwezig zijn. Dan is het verstandig niet op het gemiddelde te plannen, maar op die piek plus een buffer – bijvoorbeeld 70 werkplekken, aangevuld met overlegruimtes en stilteplekken. Zo voorkom je dat mensen op dinsdag rondjes lopen op zoek naar een bureau.
Arbo en ergonomie bij flexplekken
Een flexplek is nog steeds een werkplek. De regels voor beeldschermwerk uit het Arbobesluit blijven gelden: de werkgever moet zorgen dat iedere medewerker gezond en veilig kan werken. Bij wisselende plekken betekent dat vooral dat elke plek zich goed laat instellen voor verschillende mensen. Raadpleeg bij twijfel arboportaal.nl of je arbodienst.
- bureaus en stoelen die snel en eenvoudig in hoogte verstelbaar zijn;
- losse beeldschermen, toetsenbord en muis op elke plek, met een eenvoudige laptopaansluiting;
- goede verlichting zonder schittering en voldoende afstand tot het scherm;
- een korte instructie voor het instellen van je plek, bijvoorbeeld op een kaartje op elk bureau;
- een oplossing voor medewerkers met een aangepaste werkplek of een beeldschermbril, bijvoorbeeld vaste plekken voor wie dat medisch nodig heeft.
Bespreek de plannen ook tijdig met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Een wijziging van de werkplekinrichting raakt aan arbeidsomstandigheden, en daarover heeft de medezeggenschap een rol.
Hot desking invoeren in 6 stappen
Meet de werkelijke bezetting
Tel een aantal weken hoeveel plekken echt bezet zijn, per dag en per team. Ga niet af op gevoel; dat overschat of onderschat vaak.
Vraag medewerkers wat ze nodig hebben
Houd een korte survey of teamsessies. Welke activiteiten doen ze op kantoor, wat missen ze, waar maken ze zich zorgen over?
Ontwerp zones in plaats van rijen bureaus
Maak teamzones zodat collega’s elkaar vinden, stilteplekken voor focuswerk en ruimtes voor overleg en bellen.
Maak heldere spelregels
Leg afspraken vast over reserveren, clean desk, lockers en hoe lang je een plek ‘bezet’ mag houden. Neem ze op in je huisregels.
Start met een pilot
Begin met één verdieping of één afdeling. Zo leer je wat werkt voordat je het hele kantoor ombouwt.
Evalueer en stuur bij
Meet na een paar maanden opnieuw: hoe tevreden zijn mensen, hoeveel tijd kost zoeken, zijn er teams die afhaken? Pas de inrichting of regels aan.
Verbinding houden zonder vaste plek
Het grootste onderschatte effect van flexplekken is sociaal. Een vaste plek naast dezelfde collega’s zorgt voor korte lijntjes, informele hulp en een gevoel van erbij horen. Valt dat weg, dan moet je het bewust organiseren.
- spreek teamdagen af waarop iedereen op kantoor is en in dezelfde zone zit;
- geef nieuwe medewerkers tijdens het onboarden een buddy en een vaste plek in de eerste weken;
- houd regelmatige 1-op-1 gesprekken, ook als je elkaar minder vaak toevallig ziet;
- meet medewerkersbetrokkenheid per team om te zien of mensen zich nog verbonden voelen.
Werkt een groot deel van je mensen ook volledig op afstand, lees dan meer over remote werken en hoe je teams dan bij elkaar houdt.
Flexibel werken en betrokkenheid met Teampeak
Teampeak is geen werkplekreserverings- of facilitair systeem. Wel helpt Teampeak bij de mensenkant van een nieuw kantoorconcept: je meet met pulse surveys hoe medewerkers de werkomgeving ervaren, ziet in dashboards welke teams minder verbonden raken en bespreekt de ervaringen in 1-op-1’s.
Het kantoor dat je mensen willen
- Pulse surveys over werkplek, samenwerking en werkplezier, vóór en na de verandering.
- Dashboards en people analytics om verschillen tussen teams te zien.
- 1-op-1 gesprekken om zorgen en ideeën vroeg op te halen.
- Complimenten en feedback die verbinding houden, ook op afstand.
Teampeak schrijft over hybride en flexibel werken, werkplezier en betrokkenheid. Het team helpt organisaties om veranderingen in de werkomgeving te laten aansluiten bij wat medewerkers echt nodig hebben.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.