- Een verlofreglement mag de wettelijke minima niet onderschrijden; een cao gaat voor.
- Wettelijk heeft een medewerker recht op vier keer de wekelijkse arbeidsduur aan vakantie per jaar.
- Reageer je niet binnen twee weken schriftelijk op een vakantieaanvraag, dan staat de vakantie vast zoals gevraagd.
- De OR heeft instemmingsrecht op een vakantie- en verlofregeling, voor zover de cao het niet al regelt.
- Een helder reglement voorkomt discussie en willekeur tussen teams.
Wat is een verlofreglement?
Het is het spelregelboek voor verlof in je organisatie: van vakantiedagen en snipperuren tot bijzonder verlof en de manier waarop je aanvragen behandelt.
De wet regelt veel over verlof, maar niet alles. Hoe vroeg een aanvraag binnen moet zijn, hoeveel collega’s tegelijk weg mogen of hoe je met bovenwettelijke dagen omgaat, bepaal je grotendeels zelf of via de cao. Zonder vastgelegde afspraken beslist elke leidinggevende anders, en dat voelt al snel oneerlijk.
De regeling is meestal onderdeel van het personeelshandboek. Ze vult de wettelijke en bovenwettelijke verlofregels aan en maakt ze praktisch toepasbaar.
Welke wettelijke regels gelden in 2026?
Je reglement mag niet ten nadele van de medewerker afwijken van de wet. Deze kaders gelden in 2026 en horen dus in je reglement terug te komen:
Vakantiedagen
- minimaal 4× de wekelijkse arbeidsduur per jaar;
- wettelijke dagen vervallen zes maanden na het kalenderjaar (dagen uit 2026 op 1 juli 2027);
- bovenwettelijke dagen verjaren na vijf jaar.
Aanvragen
- vakantie vaststellen volgens de wens van de medewerker, tenzij gewichtige redenen;
- binnen twee weken schriftelijk bezwaar, anders staat de vakantie vast;
- jaarlijks minimaal twee weken aaneengesloten (of twee keer een week) mogelijk maken.
Wettelijk verlof
- kortdurend zorgverlof: 2× de arbeidsduur per jaar, 70% loon;
- langdurend zorgverlof: 6× de arbeidsduur per jaar, onbetaald tenzij cao;
- ouderschapsverlof: 26× de arbeidsduur, waarvan 9 weken deels betaald via UWV.
De regel dat je vakantie vaststelt volgens de wens van de medewerker geldt, tenzij de cao of een schriftelijke afspraak iets anders regelt. Gewichtige redenen om een vakantie te weigeren, zijn er alleen als de bedrijfsvoering ernstig in de knel komt en het belang van de werkgever duidelijk zwaarder weegt. Een al vastgestelde vakantie wijzigen kan alleen om gewichtige redenen, na overleg, en je vergoedt de schade die de medewerker daardoor lijdt. Ziektedagen tijdens vakantie gelden in beginsel niet als vakantiedagen; zie ziek tijdens vakantie.
Aangekondigd: het kabinet werkt aan een Verlofwet die verlofregels vereenvoudigt (onder meer één vorm van zorgverlof). Die is in 2026 nog in voorbereiding, met 2028 als streefjaar. Houd er rekening mee dat je reglement dan mogelijk aangepast moet worden.
Wat hoort er in een verlofreglement?
Een goed reglement is compleet maar leesbaar. Deze onderwerpen kom je in de meeste regelingen tegen:
- opbouw: aantal wettelijke en bovenwettelijke dagen, ook voor parttimers en bij in- of uitdiensttreding;
- aanvragen: hoe en wanneer je verlof aanvraagt en bij wie (zie verlof aanvragen);
- planning: uiterste data voor zomeraanvragen, maximaal aantal collega’s tegelijk afwezig, voorrangsregels;
- collectieve vrije dagen: verplichte brugdagen of een collectieve sluiting, als je cao of contract dat toelaat;
- opnamevolgorde en verval: welke dagen eerst worden afgeschreven en wanneer ze vervallen (zie vervaldatum vakantiedagen);
- bijzonder verlof: calamiteitenverlof, verhuizing, huwelijk, uitvaart;
- wettelijk verlof: zorgverlof, ouderschapsverlof, geboorteverlof, zwangerschapsverlof – met verwijzing naar de wettelijke regels;
- onbetaald verlof en sabbatical: voorwaarden en gevolgen;
- kopen en verkopen: of medewerkers vakantiedagen kunnen kopen of verkopen;
- ziekte: wat er gebeurt bij ziekte tijdens vakantie of bij vakantie tijdens ziekte.
Tip: schrijf per onderwerp eerst de regel en daarna een kort voorbeeld. “Zomervakantie vraag je uiterlijk 1 maart aan” is helderder dan een juridische omschrijving, en voorkomt vragen bij HR.
Wanneer heb je instemming van de OR nodig?
Volgens artikel 27, lid 1 sub b van de Wet op de ondernemingsraden heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht bij het vaststellen, wijzigen of intrekken van een vakantieregeling. Ook verlofregelingen, zoals verlof bij geboorte of calamiteiten, vallen onder het instemmingsrecht. De OR kijkt dan bijvoorbeeld of iedereen voldoende kans heeft om vrij te nemen en of groepen medewerkers gelijk behandeld worden.
Check de cao
Wat de cao al inhoudelijk regelt, valt buiten het instemmingsrecht. Laat de cao ruimte, zoals bij de periode van een collectieve vakantie, dan heeft de OR voor dat deel wel instemmingsrecht.
Leg een schriftelijk voorstel voor
Beschrijf de regeling, de reden en de gevolgen voor medewerkers. De wet noemt geen vaste reactietermijn; spreek die samen af.
Bespreek en verwerk
Plan minimaal één overlegvergadering. Neem reacties serieus en pas de regeling waar nodig aan.
Pas daarna invoeren
Zonder instemming mag je de regeling in beginsel niet uitvoeren. Komen jullie er niet uit, dan kun je de kantonrechter om vervangende toestemming vragen.
Heb je geen ondernemingsraad? Dan is er geen instemmingsrecht, maar het blijft verstandig om medewerkers te betrekken. Lees meer over de rol van medezeggenschap.
Het reglement invoeren en communiceren
Wat vaak misgaat
- Reglement staat ergens op intranet, niemand kent het.
- Leidinggevenden passen de regels verschillend toe.
- Oude afspraken blijven naast de nieuwe bestaan.
- Geen ruimte voor uitzonderingen in bijzondere situaties.
Wat werkt
- Korte uitleg bij indiensttreding en bij wijzigingen.
- Leidinggevenden vooraf meenemen in de regels en de bedoeling.
- Duidelijke ingangsdatum en overgangsregeling.
- Een hardheidsclausule voor situaties die je niet voorzag.
Koppel het reglement aan een praktische vakantieplanning per team. Evalueer het na een jaar: waar lopen leidinggevenden tegenaan, welke vragen komen steeds terug? En kijk verder dan de regels: medewerkers die hun verlof structureel niet opnemen, lopen meer risico op overbelasting. Dat raakt direct aan duurzame inzetbaarheid.
Verlof en welzijn bespreekbaar met Teampeak
Teampeak doet geen verlofregistratie: aanvragen en saldo’s regel je in je HR- of salarissysteem. Wel helpt Teampeak je om het gesprek over balans en belasting te voeren. In 1-op-1 gesprekken bespreek je of iemand genoeg herstelt, en met pulse surveys zie je hoe het staat met werkgeluk en werkdruk per team. Zo zie je het eerder als regels op papier niet aansluiten bij de praktijk.
Van regeling naar goed gesprek
- 1-op-1 en ontwikkelgesprekken plannen met vaste formats.
- Afspraken over werk, balans en inzetbaarheid vastleggen in gespreksverslagen.
- Pulse surveys en MTO’s om werkdruk en werkgeluk te meten.
- HR analytics-dashboards om verschillen tussen teams te zien.
Teampeak schrijft over verlof, arbeidsvoorwaarden en duurzame inzetbaarheid. Het team helpt HR-teams om regels helder te maken en het gesprek over balans en belasting goed te voeren.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.