- Elke verlofsoort heeft eigen meldtermijnen, van direct (calamiteitenverlof) tot 2 maanden vooraf (ouderschapsverlof).
- Bij een vakantieaanvraag heb je 2 weken om schriftelijk gewichtige redenen aan te voeren; anders staat de vakantie vast.
- Wettelijk verlof mag je meestal alleen weigeren of verschuiven bij een zwaarwegend bedrijfsbelang.
- Bij betaald ouderschaps-, geboorte- en zwangerschapsverlof vraag jij als werkgever de UWV-uitkering aan.
- Leg het proces vast in een verlofreglement, zodat iedereen weet waar hij aan toe is.
Hoe werkt verlof aanvragen?
In de basis is het simpel: de medewerker dient een verzoek in, jij beoordeelt het en legt het vast. De details verschillen per verlofsoort – en juist daar gaat het in de praktijk mis.
Grofweg zijn er drie groepen. Vakantieverlof regelt het Burgerlijk Wetboek: de werkgever stelt de vakantie vast volgens de wensen van de medewerker. De verlofvormen uit de Wet arbeid en zorg – zoals geboorte-, ouderschaps-, zorg- en calamiteitenverlof – hebben eigen meldtermijnen en zijn vaak niet zomaar te weigeren. En dan is er bovenwettelijk verlof uit de cao of je eigen regeling, zoals bijzonder verlof of onbetaald verlof.
Let op de cao: veel cao’s bevatten aanvullende afspraken over aanvraagtermijnen, extra verlofdagen of doorbetaling. Die gaan voor op je eigen regeling, zolang ze niet ongunstiger zijn dan de wet.
Vakantie aanvragen: de tweewekenregel
Is er niets anders afgesproken in het contract, de cao of een regeling, dan stel jij de vakantie vast volgens de wensen van de medewerker – tenzij er gewichtige redenen tegen zijn. Dat staat in artikel 7:638 van het Burgerlijk Wetboek.
- heeft de medewerker zijn wens schriftelijk doorgegeven, dan moet jij binnen 2 weken schriftelijk gewichtige redenen aanvoeren als je bezwaar hebt;
- reageer je niet op tijd, dan staat de vakantie vast zoals gevraagd;
- ook bij gewichtige redenen moet de medewerker, als zijn saldo het toelaat, twee weken achter elkaar of twee keer een week vakantie kunnen opnemen.
Gewichtige redenen zijn bijvoorbeeld een onverwachte piek waardoor de continuïteit in gevaar komt, of een team waarin al te veel mensen tegelijk weg zijn. “Het komt slecht uit” is meestal niet genoeg. Wil je verrassingen voorkomen, werk dan met een vakantieplanning en een vaste aanvraagdeadline voor de zomer. Een standaard vakantie-aanvraagformulier helpt om aanvragen schriftelijk en compleet binnen te krijgen.
Welke termijnen gelden per verlofsoort?
Wil een medewerker verlof aanvragen, dan gelden in 2026 deze belangrijkste wettelijke termijnen, op basis van de informatie van de Rijksoverheid, ondernemersplein en UWV. Check bij twijfel altijd de actuele bron en je cao.
Geboorte & ouderschap
- geboorteverlof (1× weekuren): op te nemen in de eerste weken na de geboorte; je mag het niet weigeren;
- aanvullend geboorteverlof (max. 5 weken): minstens 4 weken vooraf per brief of e-mail; opnemen binnen 6 maanden na de geboorte;
- ouderschapsverlof (26× weekuren): minstens 2 maanden vooraf schriftelijk;
- adoptie- en pleegzorgverlof (6 weken): minstens 3 weken vooraf.
Zorg voor naasten
- kortdurend zorgverlof (2× weekuren per 12 maanden): zo snel mogelijk melden, vóór het verlof ingaat;
- langdurend zorgverlof (6× weekuren per 12 maanden): minstens 2 weken vooraf schriftelijk;
- weigeren kan alleen bij een zwaarwegend bedrijfsbelang.
Calamiteiten
- calamiteitenverlof: direct, zonder termijn – het gaat om onvoorziene situaties;
- een redelijk verzoek moet je toestaan; achteraf mag je om uitleg of bewijs vragen.
Voor zwangerschapsverlof geldt dat de medewerker zelf kiest wanneer het ingaat, tussen 6 en 4 weken vóór de uitgerekende datum. Meer over duur en betaling lees je bij ouderschapsverlof, geboorteverlof, zorgverlof en calamiteitenverlof.
Aangekondigd: het kabinet werkt aan een Verlofwet die de regels eenvoudiger moet maken, onder meer met één zorgverlof van 8 weken. Die wet is nog niet aangenomen; invoering wordt gestreefd per 2028.
Mag je als werkgever verlof weigeren?
Weinig of geen ruimte
- Geboorteverlof en calamiteitenverlof: niet weigeren.
- Ouderschapsverlof: niet weigeren; bij ernstige bedrijfsproblemen alleen in overleg verschuiven, uiterlijk 4 weken vóór de start.
- Aanvullend geboorteverlof: alleen wijzigen bij ernstige bedrijfsproblemen, tot 2 weken vóór de start.
- Langdurend zorgverlof: weigeren alleen bij zwaarwegend belang, uiterlijk 1 week vóór de start.
Meer ruimte
- Vakantie: bezwaar binnen 2 weken bij gewichtige redenen.
- Bijzonder verlof: afhankelijk van cao of eigen regeling.
- Onbetaald verlof en sabbatical: in principe in overleg.
- Extra (bovenwettelijke) dagen: volgens eigen afspraken.
Een weigering of verschuiving leg je altijd schriftelijk en gemotiveerd vast. Ga daarnaast het gesprek aan: vaak is er een middenweg, zoals het verlof spreiden of een deel later opnemen. Zo voorkom je dat een verlofaanvraag uitgroeit tot een arbeidsconflict.
Wanneer vraag jij de UWV-uitkering aan?
Bij een aantal verlofvormen krijgt de medewerker geen loon van jou, maar een uitkering van UWV. De aanvraag loopt dan via de werkgever.
Zwangerschaps- en bevallingsverlof
Je vraagt de WAZO-uitkering aan bij UWV, meestal via het werkgeversportaal. Hoe en wanneer, lees je bij zwangerschapsverlof.
Aanvullend geboorteverlof
Je vraagt de uitkering aan na de geboorte, via de Verzuimmelder (WAZO-verlof) of Digipoort. Daarbij verklaar je dat het gewone geboorteverlof van één werkweek is opgenomen.
Betaald ouderschapsverlof
Voor 9 weken in het eerste levensjaar krijgt de medewerker 70% van het dagloon, met als maximum 70% van het maximumdagloon. Ook die uitkering vraag jij aan bij UWV.
Ter indicatie: het maximumdagloon is € 304,25 per 1 januari 2026 en € 309,91 per 1 juli 2026. De exacte uitkering hangt af van het loon van de medewerker.
Zo richt je het aanvraagproces in 5 stappen in
Leg de regels vast
Beschrijf in een verlofreglement hoe medewerkers verlof aanvragen, welke verlofsoorten er zijn, welke termijnen gelden en wie beslist.
Maak aanvragen schriftelijk
Gebruik één vast kanaal – een formulier, e-mail of je HR-systeem – zodat aanvragen aantoonbaar binnenkomen met datum en periode.
Reageer binnen de termijn
Plan reactietermijnen in je agenda. Bij vakantie heb je 2 weken; bij andere verlofsoorten gelden eigen termijnen.
Regel de overdracht
Spreek af wie wat overneemt, vooral bij langer verlof. Zo hoeft niemand tijdens het verlof bereikbaar te zijn.
Bespreek vertrek én terugkeer
Bij langer verlof hoort een gesprek vooraf en een terugkeergesprek. Bespreek wat er veranderd is en wat de medewerker nodig heeft.
Wat staat er in een goede verlofaanvraag?
- de soort verlof, zodat duidelijk is welke regels en termijnen gelden;
- de begin- en einddatum, en bij verlof in deeltijd de verdeling over de week;
- bij verlof met een UWV-uitkering: de gegevens die jij nodig hebt voor de aanvraag;
- afspraken over overdracht en bereikbaarheid, als die er zijn;
- jouw reactie: akkoord, of een gemotiveerd voorstel voor een andere planning.
Een vast formulier of een vaste plek in je HR-systeem maakt het voor iedereen makkelijker. Leg de spelregels vast in een verlofreglement, zodat medewerkers weten waar ze aan toe zijn en leidinggevenden niet per aanvraag het wiel opnieuw uitvinden.
Verlof gaat niet alleen over dagen en uren. Medewerkers die hun verlof goed kunnen opnemen, blijven langer gezond en betrokken. Kijk daarom ook naar het verlofgebruik als signaal: wie nooit vakantie neemt, loopt risico op overbelasting. Meer daarover lees je bij werkgeluk en duurzame inzetbaarheid.
Het gesprek rond verlof met Teampeak
Teampeak doet geen verlofregistratie en vervangt je salaris- of HR-systeem niet: aanvragen, saldo’s en UWV-uitkeringen regel je daar. Teampeak helpt je wél met wat eromheen gebeurt – het gesprek over balans, de afspraken vóór een langer verlof en een goede terugkeer. Die gesprekken krijgen een vaste plek in je gesprekscyclus en in regelmatige 1-op-1 gesprekken.
Aandacht voor de mens, voor en na verlof
- 1-op-1 gesprekken met vaste agenda en gespreksverslag, ook voor vertrek- en terugkeergesprekken.
- Pulse surveys om werkdruk en balans te volgen, zodat je ziet wie aan rust toe is.
- Doelen en OKR’s die je na terugkeer samen opnieuw afstemt.
- AI Coach Talli helpt leidinggevenden bij het voorbereiden van gesprekken over werk en privé.
Teampeak schrijft over verlof, arbeidsvoorwaarden en goed werkgeverschap. Het team helpt organisaties om regels helder te maken en tegelijk oog te houden voor de mens erachter.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.