- Vraag naar een standaardkoppeling met jóuw salarissysteem bij naam. "Kan via API" betekent maatwerk en dus een offerte.
- EU-hosting voorkomt de hele discussie over doorgifte naar derde landen.
- Betrek de ondernemingsraad vóór de leverancierskeuze — achteraf onderhandel je zonder alternatief.
- Check je cao: sommige schrijven een jaarlijkse beoordeling of specifieke scholing voor.
- Ontwikkeling is in Nederland vaak subsidiabel via SLIM of een sectorfonds.
- Wil niet alles in één systeem: verzuim en salaris horen in je HRIS, niet in je people-platform.
Wat is er anders in Nederland?
De functionele eisen aan HR-software verschillen internationaal nauwelijks. Wat wél verschilt is de context waarin je kiest: welke systemen je al hebt, welke wetgeving geldt en wie er moet instemmen.
Internationale vergelijkingssites slaan die context over. Ze vergelijken features, prijzen en reviews — en negeren dat je in Nederland te maken hebt met een ondernemingsraad, een cao, een salarissysteem dat waarschijnlijk Nederlands is, en subsidieregelingen die de businesscase kunnen veranderen.
Waar deze pagina over gaat, en waar niet
Om verwarring te voorkomen, drie pagina's naast elkaar:
- HR-software legt uit wat HR-software is en wat het oplevert. Begin daar als je nog oriënteert.
- HR platform geeft de vergelijking, de kostenranges en een selectiescorekaart. Dat is de generieke keuzehulp.
- Deze pagina behandelt uitsluitend wat er in de Nederlandse context bij komt kijken: koppelingen, wetgeving, medezeggenschap en subsidies.
Soorten HR-software — en wat waar hoort
De grootste scopefout bij een selectietraject is zoeken naar één systeem dat alles doet. Die bestaan, maar doen doorgaans meerdere dingen matig. Zo ziet het landschap eruit:
HRIS / kernsysteem
Personeelsadministratie, contracten, verlof, verzuim en salarisgegevens. Meestal ook je salarisverwerking.
Blijft bronsysteem voor persoonsgegevens en organisatiestructuur. Zie HRIS.Performance & gesprekken
Gesprekscyclus, doelen, feedback en ontwikkeling. De menskant van HR.
Haalt gegevens op uit het HRIS en bouwt daarop voort.Learning & ontwikkeling
Trainingen, e-learning, skills en certificeringen. Vaak een LMS.
Let op overlap met de ontwikkelmodule van je performance-systeem.Recruitment (ATS)
Werving, selectie en kandidaatbeheer tot aan indiensttreding.
Draagt over aan het HRIS bij indiensttreding — check die koppeling.Verzuim hoort in je HRIS. Verzuimregistratie in Nederland raakt aan de Wet verbetering poortwachter, arbodienstverlening en bijzondere persoonsgegevens over gezondheid. Dat vraagt om specifieke functionaliteit en strikte toegangsbeperking. Probeer dat niet in een people-enablementsysteem te proppen.
Koppelen met je salarissysteem
Dit is de praktische vraag die over het slagen van je implementatie beslist. Zonder koppeling houd je medewerkersgegevens op twee plekken bij, en binnen een paar maanden heb je twee verschillende waarheden.
De Nederlandse markt voor salaris- en kernsystemen is geconcentreerd rond een beperkt aantal partijen — denk aan AFAS, Nmbrs, Visma, Exact, Loket.nl en ADP. Een leverancier die in Nederland actief is, zou standaardkoppelingen met de meest voorkomende daarvan moeten hebben.
| Wat je vraagt | Goed antwoord | Waarschuwing |
|---|---|---|
| Heb je een standaardkoppeling met [jouw systeem]? | Ja, live bij X klanten, inbegrepen in de licentie | "Dat kan via onze API" — dat is maatwerk en dus een offerte |
| Welke velden komen mee? | Naam, functie, afdeling, leidinggevende, start- en einddatum, contractvorm | Alleen naam en e-mail — dan kun je nauwelijks automatiseren |
| Welke richting synchroniseert het? | Eenrichting vanuit het HRIS, met heldere bronregels | Tweerichting zonder afspraken over wie wint bij conflict |
| Hoe vaak wordt er gesynchroniseerd? | Dagelijks of bij mutatie | Handmatige import per kwartaal |
| Wat gebeurt er bij uitdiensttreding? | Account wordt automatisch gedeactiveerd, dossier blijft volgens bewaartermijn | Handmatig; risico dat oud-medewerkers toegang houden |
| Is er single sign-on? | Ja, met jouw identityprovider, inbegrepen | Meerprijs of "op de roadmap" — dit sloopt je adoptie |
Vraag altijd naar een referentieklant die dezelfde koppeling live heeft. "Technisch mogelijk" en "werkt bij klanten" zijn twee verschillende dingen.
AVG, EU-hosting en dataoverdracht
HR-software verwerkt persoonsgegevens van al je medewerkers — soms gevoelige. Dat maakt de AVG geen bijzaak maar een selectiecriterium.
Het praktische punt: zodra data buiten de Europese Economische Ruimte wordt verwerkt, moet je aanvullende waarborgen regelen en documenteren. Dat is te doen, maar het kost tijd, juridische capaciteit en het levert bij elke audit opnieuw vragen op. Een leverancier die volledig binnen de EU host, laat die hele discussie vervallen.
-
Waar de data fysiek staat
Niet "in Europa" maar in welk land en bij welke hostingpartij. Vraag ook waar back-ups staan — die worden vaak vergeten.
-
Of er sub-verwerkers buiten de EER zijn
Support, monitoring en AI-functionaliteit lopen soms via partijen elders. Vraag om de actuele lijst sub-verwerkers en om melding bij wijzigingen.
-
Een verwerkersovereenkomst met bewaartermijnen
Per documentsoort een termijn, plus wat er gebeurt bij beëindiging: in welk formaat krijg je je data, binnen welke termijn en tegen welke kosten.
-
Certificering die je kunt inzien
ISO 27001 of een gelijkwaardige norm, met het certificaat en de scope erbij. "Wij werken volgens ISO-principes" is geen certificering.
-
Toegangsrechten per rol
Wie ziet welke gegevens? Kan een leidinggevende alleen zijn eigen team zien? Dit is ook precies wat de OR gaat vragen.
Instemming van de ondernemingsraad
Van alle Nederlandse aandachtspunten wordt dit het vaakst te laat opgepakt — met de duurste gevolgen.
Artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden geeft de OR instemmingsrecht bij onder meer een regeling over het verwerken en beschermen van persoonsgegevens van medewerkers, en bij voorzieningen die gericht of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties. Een HR-platform dat gesprekken, doelen en prestaties registreert valt vrijwel altijd onder minstens één van beide.
Dat betekent niet dat de OR tegen zal zijn. Het betekent wel dat je vóór ondertekening moet kunnen uitleggen wie welke gegevens ziet, hoe lang die worden bewaard en welke conclusies er níet uit worden getrokken. Vraag je die instemming pas nadat het contract is getekend, dan onderhandel je zonder alternatief — en in het slechtste geval heb je een systeem dat je niet mag uitrollen.
Praktische volgorde: shortlist maken, demo's doen, dán een concreet voorstel aan de OR met toegangsrechten en bewaartermijnen erin, en pas daarna tekenen. Dat kost twee tot vier weken extra en voorkomt maanden vertraging. Dit is algemene informatie en geen juridisch advies.
Cao en wettelijke eisen
Nederlandse organisaties zitten vaker onder een cao dan organisaties in veel andere landen, en cao's bevatten regelmatig bepalingen die je softwarekeuze raken.
- Beoordelingsregelingen. Sommige cao's schrijven een jaarlijkse beoordeling voor of koppelen periodieken aan een oordeel. Dat bepaalt hoeveel vrijheid je hebt om over te stappen op een lichtere gesprekscyclus.
- Scholingsverplichtingen. Is scholing verplicht op grond van wet of cao, dan moet die kosteloos worden aangeboden en telt de tijd als arbeidstijd. Je systeem moet dat onderscheid kunnen vastleggen.
- Dossieropbouw. Bij ontbinding wegens disfunctioneren moet je kunnen aantonen dat iemand tijdig in kennis is gesteld en gelegenheid heeft gekregen om te verbeteren. Een systeem dat gespreksverslagen niet doorzoekbaar bewaart, laat je daar in de steek.
- Verzuim en poortwachter. Verzuimbegeleiding kent strikte termijnen en verwerkt gezondheidsgegevens. Houd dat in je HRIS of verzuimsysteem, met eigen toegangsbeperking.
Subsidie op ontwikkeling
Een onderdeel dat in internationale selectietrajecten volledig ontbreekt: in Nederland zijn investeringen in leren en ontwikkelen vaak deels subsidiabel. Dat kan de businesscase merkbaar veranderen.
- SLIM-regeling. De Stimuleringsregeling leren en ontwikkelen in mkb-ondernemingen ondersteunt initiatieven rond een leerrijke werkomgeving, waaronder loopbaan- en ontwikkeladviezen en methodes om ontwikkeling te stimuleren. Zie onze pagina over de SLIM-subsidie.
- Sectorale O&O-fondsen. Veel cao's kennen een opleidings- en ontwikkelfonds met eigen regelingen. Die zijn per sector verschillend en vaak onderbenut.
- Provinciale en regionale regelingen. Wisselen sterk per regio en per jaar, maar zijn het navragen waard bij je brancheorganisatie.
Let op de aanvraagtermijnen. Subsidieregelingen kennen vaste aanvraagperiodes en voorwaarden die per jaar wijzigen. Check de actuele stand bij de uitvoerende instantie voordat je erop rekent in je businesscase — en houd er rekening mee dat je vaak moet aanvragen vóór je de verplichting aangaat.
Nederlandse of internationale leverancier?
Er is geen goed antwoord dat voor iedereen werkt. Wel een aantal verschillen die in de praktijk uitmaken.
| Nederlandse leverancier | Internationale leverancier | |
|---|---|---|
| Koppelingen | Standaardkoppelingen met Nederlandse salarissystemen | Vaak maatwerk of via een tussenlaag |
| Cao en wetgeving | Product is ontworpen op de Nederlandse praktijk | Generiek; je past je proces aan het systeem aan |
| Support | Nederlandstalig, zelfde tijdzone | Vaak Engelstalig, soms buiten kantooruren |
| Data en AVG | EU-hosting is doorgaans standaard | Vraagt extra waarborgen en documentatie |
| Functionele breedte | Vaak gerichter, minder modules | Breder aanbod, meer integraties wereldwijd |
| Invloed op de roadmap | Als middelgrote klant word je gehoord | Je bent één van duizenden |
| Past bij | Organisaties die volledig in Nederland actief zijn | Organisaties met vestigingen in meerdere landen |
Heb je vestigingen in meerdere landen, dan wint de internationale kolom vrijwel altijd. Ben je volledig Nederlands, dan wegen koppelingen en support zwaarder dan functionele breedte die je toch niet gebruikt.
De Nederlandse checklist
Neem deze punten mee bovenop je gewone functionele eisen. De volgorde is de volgorde waarin je ze het beste afhandelt.
- Standaardkoppeling met jouw salarissysteem, bij naam bevestigd, met een referentieklant die 'm live heeft.
- Single sign-on inbegrepen, niet als meerprijs of roadmapbelofte.
- Hostinglocatie en sub-verwerkers schriftelijk, inclusief back-ups.
- Verwerkersovereenkomst met bewaartermijnen per documentsoort en exitvoorwaarden.
- ISO 27001-certificaat ingezien, inclusief de scope.
- Toegangsrechten per rol gedemonstreerd in de demo, niet alleen beschreven.
- Instemming van de OR aangevraagd op basis van een concreet voorstel.
- Cao gecheckt op beoordelings- en scholingsbepalingen.
- Subsidiemogelijkheden nagevraagd vóórdat je de verplichting aangaat.
- Nederlandstalige interface en support getest, ook op mobiel.
HR-software van Teampeak
Teampeak is Nederlandse HR People Enablement software, gericht op gesprekken, ontwikkeling en performance. Data staat binnen de EU en het platform is ISO 27001-gecertificeerd. Het HRIS blijft je bronsysteem; Teampeak haalt daar gegevens op en bouwt de menskant erop.
Gemaakt voor de Nederlandse praktijk
- Gesprekken, doelen en ontwikkeling in één ritme.
- Rechten per rol, zodat je de OR concreet kunt laten zien wie wat ziet.
- Nederlandstalige interface en support in dezelfde tijdzone.
- ISO 27001-gecertificeerd, data gehost binnen de EU.
Het Teampeak-team schrijft over HR-technologie, selectietrajecten en implementatie. We helpen Nederlandse organisaties om software te kiezen die past bij hun systemen, hun cao en hun medezeggenschap.
ISO 27001 gecertificeerd. AVG-proof, data gehost in de EU en vertrouwd door 200+ HR-teams.