- Een NDA legt vast welke informatie vertrouwelijk is, hoe lang en wat de sanctie is.
- Voor werknemers geldt al een algemene plicht om zich als goed werknemer te gedragen; een beding maakt het concreet.
- Een boete werkt alleen als die schriftelijk en duidelijk is afgesproken (art. 7:650 BW).
- Geheimhouding kan nooit verhinderen dat iemand een misstand meldt via de klokkenluidersregeling.
- Bedrijfsgeheimen zijn sinds 2018 ook beschermd door de Wet bescherming bedrijfsgeheimen, mits je redelijke maatregelen neemt.
Wat is een geheimhoudingsverklaring?
Het is een document waarin je afspreekt dat vertrouwelijke informatie vertrouwelijk blijft. Dat geldt tijdens de samenwerking en vaak ook daarna. De afspraak beschermt bedrijfsgeheimen, maar ook persoonsgegevens van klanten en collega’s.
Je komt haar in verschillende vormen tegen: als los document voor een freelancer of leverancier, als bijlage bij een stageovereenkomst of als artikel in de arbeidsovereenkomst. Een NDA kan eenzijdig zijn (alleen één partij deelt informatie) of wederzijds, bijvoorbeeld bij gesprekken over een samenwerking of overname.
Geheimhoudingsverklaring of geheimhoudingsbeding?
Losse verklaring (NDA)
- Apart document, vaak voor externen.
- Bijvoorbeeld voor freelancers, leveranciers of kandidaten in een late selectiefase.
- Geldt los van een arbeidsovereenkomst.
- Ook bruikbaar voor tijdelijke projecten.
Beding in het contract
- Artikel in de arbeidsovereenkomst.
- Geldt voor eigen medewerkers.
- Werkt meestal ook na het einde van het dienstverband.
- Vaak gekoppeld aan een boetebeding.
Meer over de contractuele variant lees je in ons artikel over het geheimhoudingsbeding.
Wanneer laat je een NDA tekenen?
Ook zonder schriftelijke afspraak moeten medewerkers zich als goed werknemer gedragen (art. 7:611 BW), en dat betekent dat ze vertrouwelijke zaken niet zomaar op straat gooien. Toch is een concrete afspraak verstandig, omdat je daarmee helder maakt wat je onder vertrouwelijk verstaat en welke sanctie geldt. Je gebruikt een geheimhoudingsverklaring onder meer in deze situaties:
Eigen mensen
- nieuwe medewerkers met toegang tot klant- of financiële data;
- HR-, salaris- en IT-functies (zie ook je HR-beleid);
- OR-leden en betrokkenen bij een reorganisatie.
Derden
- freelancers en gedetacheerden;
- leveranciers en softwarepartijen;
- stagiairs en werkstudenten.
Specifieke fases
- onderhandelingen over samenwerking of overname;
- vertrouwelijke pilots en productontwikkeling;
- beëindiging via een vaststellingsovereenkomst.
Let op bij derden: deelt een externe partij persoonsgegevens namens jou, dan is een NDA niet genoeg. Onder de AVG sluit je dan een verwerkersovereenkomst. Zie ook AVG in HR.
Mag een medewerker weigeren te tekenen?
Leg je een geheimhoudingsverklaring voor bij de start van het dienstverband, dan is tekenen onderdeel van de afspraken waarmee beide partijen instemmen. Wil je zo’n verklaring later invoeren voor zittende medewerkers, dan is het een nieuwe afspraak waarvoor je instemming nodig hebt. Weigert iemand, dan kun je hem daar niet zomaar toe dwingen. Wel blijft de algemene plicht tot goed werknemerschap gelden, waardoor vertrouwelijke informatie ook zonder handtekening niet op straat hoort te liggen. Leg in een gesprek uit waarom je de afspraak wilt maken en welke informatie het betreft; vaak verdwijnt de weerstand dan vanzelf. Geheimhouding past bovendien in een breder beleid voor compliance management.
Wat staat er in een goede geheimhoudingsverklaring?
Hoe preciezer de afspraak, hoe sterker je staat als het misgaat. Een vaag ‘alle informatie is geheim’ is lastig te handhaven. Neem deze onderdelen op:
Partijen en doel
Wie deelt informatie met wie, en waarvoor mag die worden gebruikt? Bijvoorbeeld: ‘uitsluitend voor de uitvoering van opdracht X’.
Definitie van vertrouwelijke informatie
Benoem de categorieën: klantgegevens, prijzen, strategie, broncode, personeelsinformatie. Sluit uit wat al openbaar is of wat iemand aantoonbaar al wist.
Uitzonderingen
Leg vast dat delen wel mag als de wet of een rechter dat verplicht, en dat een melding van een vermoeden van een misstand altijd mogelijk blijft.
Looptijd
Hoe lang geldt de geheimhouding, ook na het einde van de samenwerking? Voor sommige informatie is een paar jaar genoeg, voor echte bedrijfsgeheimen kan ‘onbeperkt’ redelijk zijn.
Teruggave en vernietiging
Spreek af dat documenten, bestanden en devices bij het einde worden teruggegeven of aantoonbaar verwijderd. Koppel dit aan je proces voor offboarding en benoem het in het exitgesprek.
Sanctie
Noem een boete per overtreding en eventueel per dag dat de overtreding voortduurt, en houd het recht op volledige schadevergoeding open.
Voorbeeldtekst kernbepaling
Voorbeeld: “Ondergetekende verplicht zich om alle vertrouwelijke informatie die hij in het kader van [doel] ontvangt, geheim te houden, niet met derden te delen en uitsluitend te gebruiken voor [doel]. Deze verplichting geldt tijdens de samenwerking en tot [termijn] na afloop ervan. Onder vertrouwelijke informatie wordt verstaan: [omschrijving].” Pas de tekst aan op jouw situatie en laat een jurist meekijken bij zwaardere afspraken, zoals een boete.
Boete en handhaving: wat mag?
Bij werknemers moet een boetebeding aan de regels van art. 7:650 BW voldoen: het moet schriftelijk zijn, de overtreding moet duidelijk zijn omschreven en de boete moet een bestemming hebben die de werkgever niet persoonlijk bevoordeelt. Voor werknemers met een loon tot het minimumloon gelden strengere grenzen, en een rechter kan een buitensporige boete matigen. Meer daarover lees je bij het boetebeding.
- verzamel bewijs: wat is er gedeeld, met wie en wanneer;
- spreek de medewerker of partner eerst aan en leg het gesprek vast;
- bij ernstige schending kan ontslag op staande voet aan de orde zijn – het openbaar maken van bedrijfsgeheimen noemt de wet als voorbeeld van een dringende reden (art. 7:678 BW);
- schakel bij twijfel een arbeidsrechtjurist in voordat je een boete oplegt of ontslag geeft.
Wet bescherming bedrijfsgeheimen: sinds oktober 2018 beschermt deze wet informatie die geheim is, handelswaarde heeft omdat ze geheim is, en waarvoor je redelijke maatregelen hebt genomen om haar geheim te houden. Een geheimhoudingsafspraak telt als zo’n maatregel – samen met bijvoorbeeld toegangsrechten en beveiliging.
Waar liggen de grenzen?
Geheimhouding is geen spreekverbod. Een afspraak die te ver gaat, houdt bij een rechter geen stand en schaadt bovendien het vertrouwen in je organisatie.
- medewerkers mogen een vermoeden van een misstand altijd melden via de interne meldregeling of bij een extern loket – zie klokkenluiden;
- een geheimhoudingsafspraak mag iemand niet beletten in vertrouwen met een vertrouwenspersoon, bedrijfsarts of advocaat te praten;
- algemene kennis en ervaring die iemand heeft opgedaan, neemt hij gewoon mee naar een volgende baan;
- wil je ook voorkomen dat iemand na vertrek klanten benadert of bij een concurrent gaat werken, dan heb je een relatiebeding of concurrentiebeding nodig – met strengere eisen.
Gebruik geheimhouding ook niet om ongewenst gedrag onder de pet te houden. Een vaststellingsovereenkomst met een zwijgplicht over een melding van intimidatie kan een organisatie later duur komen te staan, juridisch én in reputatie.
Vertrouwelijkheid in de praktijk met Teampeak
Teampeak stelt geen contracten op en doet geen contractbeheer. Wel werken HR en leidinggevenden in Teampeak met vertrouwelijke informatie: gespreksverslagen, feedback en ontwikkelplannen. Daarom is het platform ISO 27001-gecertificeerd en bepaal je per gesprek wie wat ziet. En in de onboarding bespreek je verwachtingen over vertrouwelijkheid direct met nieuwe collega’s.
Gevoelige gesprekken, veilig vastgelegd
- ISO 27001-gecertificeerd platform voor gespreksverslagen en feedback.
- Rechten per rol: medewerker, leidinggevende en HR zien alleen wat nodig is.
- Onboarding- en exitgesprekken met vaste agenda, inclusief afspraken over vertrouwelijkheid.
- Afspraken uit gesprekken vastleggen en later terugvinden.
Teampeak schrijft over arbeidsrecht in de praktijk, vertrouwen en goed werkgeverschap. Het team vertaalt juridische afspraken naar heldere keuzes voor HR en leidinggevenden.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.