- Een verslag legt afspraken en acties vast, niet elk woord dat is gezegd.
- Schrijf feitelijk en concreet: gedrag en voorbeelden, geen oordelen over de persoon.
- Laat de medewerker tekenen voor gezien en geef ruimte voor een eigen reactie.
- Medewerkers hebben onder de AVG recht op inzage in verslagen over hen.
- Verslagen bouwen samen een rode draad op door de hele gesprekscyclus.
Wat is een gespreksverslag?
Het is het geheugen van je gesprekscyclus. Of het nu gaat om een planningsgesprek, een functioneringsgesprek of een kort 1-op-1 moment: het verslag vat samen wat er besproken is en wat jullie samen hebben afgesproken.
In HR-context schrijf je verslagen van allerlei gesprekken: een functioneringsgesprek, een beoordelingsgesprek, een verzuimgesprek of een exitgesprek. De vorm verschilt per gesprek, maar het doel is steeds hetzelfde: helderheid over wat er is besproken en afgesproken.
Waarom vastleggen zo belangrijk is
- duidelijkheid: beide partijen weten wat er van hen wordt verwacht;
- opvolging: afspraken komen in het volgende gesprek weer op tafel;
- ontwikkeling: je ziet groei over meerdere gesprekken heen;
- onderbouwing: bij disfunctioneren of een conflict is een goed dossier onmisbaar.
Wat staat er in een goed verslag?
Een goed gespreksverslag is kort, concreet en herkenbaar voor beide deelnemers. Gebruik deze onderdelen als basis.
- naam medewerker en leidinggevende;
- soort gesprek en datum;
- eventuele andere aanwezigen.
- besproken onderwerpen per agendapunt;
- concrete voorbeelden en feiten;
- de visie van de medewerker.
- wie doet wat en wanneer;
- ondersteuning vanuit de organisatie;
- datum van het volgende gesprek.
Vuistregel: een buitenstaander moet het verslag kunnen lezen en begrijpen wat er is afgesproken, zonder bij het gesprek te zijn geweest. Lukt dat niet, dan is het te vaag.
Een gespreksverslag schrijven: 7 tips
Schrijf het dezelfde dag
Hoe verser het gesprek, hoe nauwkeuriger het gespreksverslag. Maak tijdens het gesprek korte aantekeningen en werk ze direct daarna uit.
Beschrijf gedrag, geen persoon
Niet “Sanne is ongeïnteresseerd”, maar “Sanne was bij drie van de vier teamoverleggen in maart afwezig zonder afmelding”. Feitelijk beschrijven voorkomt discussie.
Geef de stem van de medewerker weer
Noteer ook hoe de medewerker de situatie ziet. Een gespreksverslag dat alleen het perspectief van de leidinggevende geeft, voelt eenzijdig.
Maak afspraken SMART
Concreet, meetbaar en met een datum. Zie ook SMART-doelstellingen.
Houd het beknopt
Een of twee pagina’s is voor de meeste gesprekken genoeg. Het gaat om de kern, niet om een woordelijk transcript.
Laat medisch nieuws weg
Diagnoses en medische details horen niet in een gespreksverslag van een leidinggevende. Noteer alleen wat iemand wel en niet kan en welke afspraken er zijn.
Deel het snel
Stuur het binnen een paar dagen naar de medewerker, met de vraag om te reageren of te tekenen.
Ondertekenen: voor gezien of voor akkoord?
Of je een gespreksverslag laat ondertekenen, is niet wettelijk verplicht. Toch is het verstandig, vooral bij beoordelingen, verzuim of disfunctioneren. Het maakt aantoonbaar dat de medewerker het verslag heeft gezien.
Voor akkoord
- De medewerker is het eens met de inhoud.
- Lastig als er onenigheid is over het gesprek.
- Een medewerker mag weigeren te tekenen.
- Kan tot uitstel en discussie leiden.
Voor gezien
- De medewerker bevestigt alleen dat hij het verslag heeft ontvangen.
- Ook bruikbaar als men het niet eens is.
- Combineer met ruimte voor een eigen reactie.
- Vaak de praktische keuze bij lastige gesprekken.
Is de medewerker het niet eens met (een deel van) het verslag? Geef dan ruimte voor een schriftelijke reactie en voeg die toe aan het verslag. Weigert iemand te tekenen, noteer dan dat en wanneer je het verslag hebt gedeeld. Bij een beoordeling met gevolgen kan een interne bezwaarprocedure zinvol zijn.
Inzage, bewaren en de AVG
Een gespreksverslag bevat persoonsgegevens. Daarmee valt het onder de AVG en gelden er regels voor wie het mag zien, hoe lang je het bewaart en wat de medewerker ermee mag.
- Inzage: een medewerker mag inzage vragen in de persoonsgegevens die je over hem of haar vastlegt, ook in gespreksverslagen. Je reageert binnen één maand; bij complexe of veel verzoeken mag je dat met twee maanden verlengen, als je de medewerker over de reden informeert.
- Correctie: zijn gegevens feitelijk onjuist, dan mag de medewerker vragen die te corrigeren. Bij een verschil van inzicht voeg je de reactie van de medewerker toe.
- Toegang: alleen wie het verslag nodig heeft voor zijn werk, mag het inzien, zoals de leidinggevende en HR.
- Bewaren: voor verslagen geldt geen specifieke wettelijke bewaartermijn. Als vuistregel wordt vaak twee jaar na uitdiensttreding aangehouden, een termijn uit het inmiddels vervallen Vrijstellingsbesluit Wbp.
Lees meer over de regels in AVG en het personeelsdossier en over bewaartermijnen in het personeelsdossier. Gaat het om verslagen die je gebruikt bij disfunctioneren, kijk dan ook naar dossieropbouw.
Let op: een verslag dat bij een inzageverzoek onprettig leest, is vaak een slecht verslag. Schrijf daarom altijd alsof de medewerker meeleest – dat zal hij ook doen.
Format voor een gespreksverslag
Gebruik dit format als startpunt en pas het aan per type gesprek. Een gestandaardiseerd format zorgt ervoor dat verslagen binnen je organisatie vergelijkbaar zijn.
Kop
Soort gesprek, datum, deelnemers, periode waarover het gesprek ging.
Terugblik
Wat ging goed, wat kan beter, met concrete voorbeelden. Inclusief de kijk van de medewerker.
Vooruitblik
Doelen, ontwikkelwensen en wat de medewerker nodig heeft. Koppel waar mogelijk aan het persoonlijk ontwikkelplan.
Afspraken
Actie, eigenaar, deadline. Plus de datum van het volgende gesprek.
Reactie en ondertekening
Ruimte voor een reactie van de medewerker en voor beide handtekeningen, met de vermelding “voor gezien”.
Werk je met een vaste cyclus van gesprekken, dan horen de verslagen bij elkaar. Het volgende 1-op-1 gesprek begint idealiter met de afspraken uit het vorige verslag.
Gespreksverslagen in Teampeak
In Teampeak voer je gesprekken met vaste formulieren per gesprekstype en leg je de uitkomsten direct vast bij het gesprek. Medewerker en leidinggevende werken in hetzelfde overzicht, zodat afspraken niet in losse Word-bestanden of mailboxen verdwijnen. Teampeak vervangt je personeelsdossier niet, maar zorgt dat de gesprekken binnen de gesprekscyclus netjes zijn vastgelegd.
Elk gesprek vastgelegd en opgevolgd
- Gespreksformulieren per type: plannings-, functionerings-, beoordelings- en 1-op-1 gesprekken.
- Medewerker bereidt zich vooraf voor en ziet het verslag na afloop.
- Afspraken en doelen lopen door naar het volgende gesprek en het POP.
- AI Coach Talli helpt leidinggevenden bij het voorbereiden van gesprekken.
Teampeak schrijft over de gesprekscyclus, het goede gesprek en hoe je afspraken laat leiden tot echte ontwikkeling. Het team helpt organisaties om gesprekken niet alleen te voeren, maar ook op te volgen.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.