- Het gesprek gaat over werk, mogelijkheden en afspraken, niet over diagnoses.
- Je mag niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte; dat is aan de bedrijfsarts.
- Bij frequent verzuim zoek je samen naar patronen en oorzaken in werk of privé.
- Een goede opbouw: aanleiding, luisteren, samen zoeken, afspraken.
- Leg afspraken vast zonder gezondheidsgegevens en plan een vervolg.
Wat is een verzuimgesprek?
Het is een gestructureerd gesprek waarin je met een medewerker bespreekt hoe het gaat, wat het verzuim betekent voor het werk en wat jullie kunnen doen om herhaling te voorkomen of herstel te ondersteunen. De toon is betrokken, niet beschuldigend.
Het gesprek is geen controle of straf. Uit gesprekken als dit blijkt vaak dat werkdruk, een conflict, onduidelijke verwachtingen of een zware privésituatie een rol spelen. Juist die signalen wil je als werkgever vroeg horen. Daarmee is het een onderdeel van goede verzuimbegeleiding en van het bredere goede gesprek tussen leidinggevende en medewerker.
Soorten gesprekken rond verzuim
- gesprek bij ziekmelding: kort, gericht op bereikbaarheid, verwachte duur en overdracht van werk;
- contactmoment tijdens ziekte: hoe gaat het, wat heb je nodig, wat kan er al?
- gesprek bij frequent verzuim: patronen bespreken en samen naar oorzaken kijken;
- terugkeergesprek: na herstel afspreken hoe de werkhervatting verloopt;
- re-integratiegesprek: bij langer verzuim, in lijn met het plan van aanpak.
Wanneer voer je een verzuimgesprek?
Leg in je verzuimprotocol vast wanneer leidinggevenden een gesprek voeren. Zo weet iedereen wat hij kan verwachten en voelt het niet als een persoonlijke actie.
Frequent verzuim
- veel organisaties nemen als signaal drie of meer ziekmeldingen in twaalf maanden;
- of een opvallend patroon, zoals vaak op maandag of rond deadlines;
- zie ook twee keer ziek in korte tijd.
Langdurig verzuim
- regelmatig contact tijdens ziekte;
- vaste momenten uit de Wet verbetering poortwachter;
- bijvoorbeeld rond het plan van aanpak in week 8.
Vóór verzuim
- signalen van werkdruk of vermoeidheid;
- vaker te laat of minder betrokken;
- voorkomt dat het tot een ziekmelding komt.
Bij langdurig verzuim volg je de stappen van de Wet verbetering poortwachter: de probleemanalyse van de bedrijfsarts uiterlijk in week 6, het plan van aanpak in week 8 en de ziekmelding bij UWV in week 42. Je gesprekken sluiten daarop aan.
Wat mag je wel en niet vragen?
De privacyregels zijn hier streng. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens onder de AVG. De Autoriteit Persoonsgegevens en werkgeversorganisaties zijn duidelijk: de werkgever vraagt niet naar de medische kant; dat is het terrein van de bedrijfsarts.
Niet vragen of vastleggen
- De aard of oorzaak van de ziekte, of de diagnose.
- Welke behandeling of medicatie iemand krijgt.
- Onder welk vangnet van de Ziektewet iemand precies valt.
- Eigen waarnemingen over iemands gezondheid in het dossier noteren.
Wel bespreken
- De verwachte duur van het verzuim en bereikbaarheid.
- Lopende afspraken en werk dat overgedragen moet worden.
- Of het verzuim verband houdt met een (werk)ongeval of een aansprakelijke derde.
- Wat iemand nog wél kan en wat er in het werk zou helpen.
Vertelt de medewerker zelf iets over zijn gezondheid? Luister, maar noteer het niet in het verslag of dossier. Je legt alleen afspraken over werk en mogelijkheden vast. Medische informatie bespreekt de medewerker met de bedrijfsarts, die jou adviseert over belastbaarheid.
Ook over het werk mag je doorvragen: hoe ervaar je de werkdruk, hoe gaat de samenwerking, speelt er iets in het team? Werkgerelateerde factoren zijn juist het onderwerp van het gesprek.
Mag een medewerker het verzuimgesprek weigeren?
Een zieke medewerker hoeft niets over zijn diagnose te vertellen, maar moet wel meewerken aan redelijke afspraken over bereikbaarheid, contact en re-integratie. Die afspraken staan in je verzuimprotocol. Weigert iemand structureel elk contact, dan kan dat gevolgen hebben voor de loondoorbetaling. Grijp daar niet te snel naar: vraag eerst waarom het gesprek lastig voelt. Soms helpt een andere vorm, zoals telefonisch contact, een gesprek op neutraal terrein of een gesprek met de casemanager in plaats van de leidinggevende. Speelt er een conflict met de leidinggevende, schakel dan de bedrijfsarts in en lees meer over een ziekmelding bij een arbeidsconflict.
Het gesprek bij psychische klachten
Bij stress, overspannenheid of burn-outklachten vraagt het verzuimgesprek extra zorgvuldigheid. Druk om snel terug te komen werkt dan vaak averechts. Houd het eerste contact kort en warm, laat de medewerker het tempo mede bepalen en richt je op wat er in het werk anders kan. Wat helpt is een vast contactmoment en duidelijkheid over wie wat oppakt. Meer handvatten vind je bij een overspannen medewerker begeleiden.
Zo bouw je het gesprek op
Bereid je voor
Zet de feiten op een rij: hoe vaak en wanneer was de medewerker afwezig? Bedenk wat je wilt bereiken en kies een rustig moment en een neutrale ruimte.
Benoem de aanleiding
Open eerlijk en concreet: “Je bent dit jaar vier keer ziek geweest. Ik maak me zorgen en wil graag samen kijken hoe het gaat.” Vermijd verwijten of veronderstellingen.
Luister en vraag door
Stel open vragen en laat stiltes vallen. Technieken uit motiverende gespreksvoering en goede vraagtechnieken helpen om het echte verhaal te horen.
Zoek samen naar oplossingen
Wat zou helpen? Denk aan aangepaste taken, andere werktijden, een gesprek met de bedrijfsarts of hulp bij een conflict. Laat de medewerker zelf ook met voorstellen komen.
Maak concrete afspraken
Wie doet wat en wanneer? Spreek ook af wanneer jullie elkaar weer spreken, bijvoorbeeld over vier tot zes weken.
Leg het vast en volg op
Maak een kort gespreksverslag met afspraken, zonder medische informatie, en laat de medewerker het lezen. Kom er in het vervolggesprek op terug.
Voorbeeldvragen voor een verzuimgesprek
- Hoe gaat het nu met je?
- Hoe kijk je zelf terug op de afgelopen periode?
- Is er iets wat ik zou moeten weten om je goed te ondersteunen?
- Hoe ervaar je de werkdruk op dit moment?
- Hoe gaat de samenwerking met je collega’s?
- Zijn er taken die je extra energie kosten?
- Wat kun je op dit moment wél?
- Wat zou je helpen om minder vaak uit te vallen?
- Wat spreken we af en wanneer kijken we samen terug?
Krijg je de indruk dat er meer speelt, zoals stress of beginnende burn-outklachten? Verwijs dan naar de bedrijfsarts en blijf zelf in contact over het werk.
Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt
- het gesprek uitstellen tot het verzuim al een patroon is geworden;
- doorvragen naar de diagnose, ook als de medewerker er zelf over begint;
- dreigen met sancties in een eerste gesprek, waardoor de medewerker dichtklapt;
- geen afspraken vastleggen, zodat het volgende gesprek weer bij nul begint;
- alleen over verzuimcijfers praten en niet over werkdruk, werksfeer of werkstress.
Twijfel je of het verzuim terecht is? Beoordeel dat niet zelf. De bedrijfsarts beoordeelt of iemand arbeidsongeschikt is. Verschil je daarover van mening, dan kun je bij UWV een deskundigenoordeel aanvragen; als werkgever betaal je daarvoor € 400 per aanvraag.
Het verzuimgesprek voeren met Teampeak
Teampeak vervangt je verzuimregistratie of arbodienst niet. Wel helpt het om het gesprek zelf goed te voeren en op te volgen: met een vaste structuur, een verslag waarin afspraken over werk en mogelijkheden staan, en vervolgmomenten die niet vergeten worden. Met pulse surveys zie je bovendien eerder waar werkdruk oploopt, nog vóórdat iemand zich ziek meldt.
Goede gesprekken, heldere afspraken
- Gespreksformats voor verzuim-, terugkeer- en 1-op-1 gesprekken.
- Gespreksverslagen met afspraken en vervolgacties, zonder medisch dossier.
- Pulse surveys en werkgeluk om signalen van werkdruk vroeg te zien.
- AI Coach Talli helpt leidinggevenden een lastig gesprek voor te bereiden.
Teampeak schrijft over gesprekken op de werkvloer, verzuim en duurzame inzetbaarheid. Het team helpt leidinggevenden om lastige gesprekken met aandacht en structuur te voeren.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.