- Preboarding loopt van het tekenen van het contract tot de eerste werkdag.
- Het doel: welkom voelen, praktische zaken regelen en afhakers voorkomen.
- Doseer: niet overspoelen met informatie, wel regelmatig en persoonlijk contact.
- Let op de AVG en je informatieplicht: essentiële informatie over de arbeidsovereenkomst geef je binnen een week na de start.
- Preboarding is de eerste stap van een goede onboarding en het fundament voor behoud.
Wat is preboarding?
Het is het eerste deel van de employee journey ná de werving. De kandidaat is ‘ja’ geworden, maar is nog geen collega. In die tussenfase bepaal je voor een groot deel de eerste indruk van het werkgeverschap.
Die periode kan kort zijn, maar ook maanden duren, bijvoorbeeld als iemand een lange opzegtermijn heeft. Juist dan is contact belangrijk. Zonder contact blijft de nieuwe medewerker achter met vragen — en blijft hij of zij bereikbaar voor andere werkgevers of een tegenbod van de huidige.
Preboarding is het voorportaal van onboarding. Onboarding begint op de eerste werkdag en loopt door tot iemand volledig is ingewerkt; preboarding zorgt dat die eerste dag niet begint met een ontbrekende laptop en onbeantwoorde vragen.
Waarom is preboarding belangrijk?
Minder afhakers
- betrokkenheid vóór de start;
- minder kans op twijfel of een tegenbod.
Sneller op gang
- account, laptop en toegang klaar;
- eerste week al ingepland.
Gevoel van erbij horen
- kennismaken met team en buddy;
- weten wat je kunt verwachten.
Een goede start heeft effect op de lange termijn. Wie zich vanaf het begin welkom voelt en duidelijkheid heeft over verwachtingen, kiest er eerder voor om te blijven. Preboarding is daarmee ook een investering in behoud van medewerkers.
Checklist voor preboarding
Gebruik deze checklist als basis en vul hem aan met wat bij jouw organisatie past. Wijs per punt een eigenaar aan: HR, de leidinggevende, IT of facilitair.
- persoonlijk welkomstbericht van de leidinggevende;
- contactpersoon voor vragen benoemen;
- startdatum, tijd en locatie bevestigen.
- gegevens voor de loonadministratie en het loonheffingsformulier;
- identiteitsbewijs controleren;
- laptop, accounts en toegangspas aanvragen.
- buddy koppelen en laten bellen;
- uitnodiging voor een teamlunch of borrel;
- programma van de eerste week delen.
Wil je ook een fysiek gebaar maken? Een welkomstpakket thuisgestuurd vóór de start maakt vaak meer indruk dan een cadeau op het bureau. Voor de periode daarna is er een uitgebreide onboarding checklist.
Een tijdlijn van tekenen tot dag één
Dag 1–3 na tekenen
Stuur een persoonlijk welkomstbericht en vertel wat de komende weken gaat gebeuren. Noem een vaste contactpersoon.
Enkele weken voor de start
Regel de administratieve zaken van de indiensttreding en vraag IT om accounts en apparatuur klaar te zetten.
Twee weken voor de start
Koppel een buddy uit het team. Een kort belletje of koffie maakt de drempel op dag één lager. Lees meer over het buddysysteem.
De week ervoor
Deel het programma van de eerste week, inclusief wie de nieuwe collega ontmoet en wanneer het eerste gesprek met de leidinggevende is.
De dag ervoor
Een kort berichtje: “we kijken uit naar morgen.” Klein gebaar, groot effect. Zo zet je de toon voor de eerste werkdag.
Ideeën voor preboarding en een voorbeeldbericht
Preboarding hoeft geen groot programma te zijn. Kies wat past bij de omvang van je organisatie en de lengte van de wachttijd.
Weinig tijd, veel effect
- persoonlijk welkomstbericht van de leidinggevende;
- foto’s en namen van het team;
- praktische info over de eerste dag.
Kennismaken
- een kennismakingsgesprek of koffie met de buddy;
- uitnodiging voor een teamlunch of borrel;
- korte video van de werkplek.
Echt welkom
- welkomstpakket thuisgestuurd;
- online omgeving met informatie en een persoonlijk programma;
- meelopen bij een informeel teammoment.
Voorbeeld van een welkomstbericht
“Hoi Sanne, wat fijn dat je voor ons hebt gekozen! Je start op maandag 2 maart om 9.00 uur; ik sta je bij de ingang op te wachten. In de eerste week maak je kennis met het team en met Mark, die je buddy wordt en je deze week even belt. Heb je tot die tijd vragen, app of bel me gerust. We kijken ernaar uit om met je samen te werken!”
Houd zo’n bericht kort en persoonlijk, en laat het van de leidinggevende komen, niet van een algemeen HR-adres. Praktische details zoals parkeren of de dresscode kunnen in een apart bericht kort voor de start.
De rol van de leidinggevende
HR regelt veel praktische zaken, maar het verschil maakt de leidinggevende. Een nieuwe medewerker heeft vooral behoefte aan contact met de persoon met wie hij of zij straks dagelijks werkt. Een bericht van HR is fijn; een belletje van je nieuwe leidinggevende voelt anders.
- bel of app na het tekenen persoonlijk om de nieuwe collega welkom te heten;
- vertel eerlijk waar het team mee bezig is en waar de nieuwe collega straks aan gaat werken;
- plan het eerste gesprek al in, met ruimte voor verwachtingen over en weer;
- vraag wat iemand nodig heeft om goed te starten, bijvoorbeeld rond werktijden of thuiswerken.
Bij een lange opzegtermijn — bijvoorbeeld twee of drie maanden — is één contactmoment per paar weken voldoende. Denk aan een uitnodiging voor een teamuitje of een korte update over een nieuw project. Zo blijft de betrokkenheid op peil zonder dat het voelt als werk vóór de start. Wie dat goed doet, legt de basis voor een sterke medewerkersbetrokkenheid in de eerste maanden.
Waar moet je op letten?
Valkuilen
- Weken niets van je laten horen.
- Een dik informatiepakket mailen.
- Inhoudelijk werk laten doen vóór de start.
- Alles bij HR leggen.
Beter
- Regelmatig en persoonlijk contact.
- Informatie gedoseerd en in de juiste volgorde.
- Kennismaken, niet werken.
- Leidinggevende en team actief betrekken.
Geen werk vóór de start: laat de nieuwe medewerker geen echte taken uitvoeren voordat het dienstverband begint. Dan ontstaat onduidelijkheid over loon en verzekering. Een kennismaking of optionele informatiebijeenkomst is prima.
Ook de wet speelt mee. Gegevens die je opvraagt, vallen onder de AVG: vraag alleen wat nodig is en bewaar het veilig. Een kopie van het identiteitsbewijs bewaar je tot minstens vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin het dienstverband eindigt. En op grond van de informatieplicht ontvangt een nieuwe medewerker de essentiële informatie over de arbeidsovereenkomst binnen één week na de start en de overige informatie binnen een maand. Die alvast tijdens de preboarding delen, is een goede gewoonte.
Een goede start met Teampeak
Teampeak is geen ATS of personeelsadministratie en regelt dus geen contracten of accounts. Het helpt wel bij het menselijke deel van de start: van het eerste gesprek met de leidinggevende tot doelen voor de eerste maanden en een proeftijdgesprek dat al vastligt in de planning.
Van welkom naar goed geland
- Startgesprek en proeftijdgesprekken automatisch ingepland.
- Doelen voor de eerste 30, 60 en 90 dagen vastgelegd en gevolgd.
- Pulse surveys om te peilen hoe nieuwe medewerkers hun start ervaren.
- AI Coach Talli helpt leidinggevenden het eerste gesprek voor te bereiden.
Teampeak schrijft over onboarding, de employee journey en de gesprekken die een goede start maken. Het team helpt organisaties om nieuwe medewerkers vanaf het eerste contact welkom te laten voelen.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.