- Stel vóór de eerste werkdag de identiteit vast en laat het loonheffingsformulier invullen.
- Ontbreken die gegevens, dan geldt het anoniementarief van 52%.
- Geef essentiële informatie over het werk binnen één week, overige informatie binnen één maand.
- De eerstedagsmelding doe je in 2026 alleen als de Belastingdienst je daartoe verplicht.
- Een goede start is meer dan papierwerk: plan onboarding en vaste gesprekken in de eerste maanden.
Wat is indiensttreding?
Juridisch is het de ingangsdatum van de arbeidsovereenkomst: vanaf dat moment is iemand werknemer, bouwt hij rechten op en ben jij verplicht loon te betalen. In de praktijk is het een proces dat al begint zodra het contract getekend is.
Dat proces heeft twee kanten. De administratieve kant is grotendeels wettelijk bepaald: je moet weten wie er voor je werkt, de juiste loonheffing inhouden en de medewerker informeren over zijn arbeidsvoorwaarden. De menselijke kant bepaalt of iemand zich welkom voelt en snel productief wordt. Die tweede kant heet onboarding en is minstens zo belangrijk.
Het tegenovergestelde moment is de uitdiensttreding. Ook daar heb je een vaste checklist nodig, maar dat lees je op een aparte pagina.
Wettelijke verplichtingen bij indiensttreding
Deze punten zijn niet optioneel. Mis je er één, dan riskeer je een hoger belastingtarief, een naheffing of een boete.
Identiteit vaststellen
- controleer een origineel, geldig paspoort, ID-kaart of verblijfsdocument;
- maak een kopie en bewaar die bij de loonadministratie;
- controleer bij niet-EU/EER-nationaliteit of iemand in Nederland mag werken.
Loonheffingsformulier
- laat de medewerker het loonheffingsformulier invullen en ondertekenen;
- keuze voor de loonheffingskorting;
- zonder juiste gegevens: anoniementarief van 52%.
Informatieplicht
- essentiële informatie (o.a. partijen, plaats, functie, loon, werktijd) binnen één week;
- overige informatie binnen één maand;
- schriftelijk of elektronisch.
Je bewaart het loonheffingsformulier en de kopie van het identiteitsbewijs tot ten minste vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin het dienstverband eindigt. Maak daarbij geen kopieën die je niet nodig hebt en bewaar ze beveiligd; meer daarover lees je bij de AVG en het personeelsdossier.
Eerstedagsmelding: in 2026 hoef je die alleen te doen als de Belastingdienst je daartoe heeft verplicht, bijvoorbeeld na een boete voor illegale tewerkstelling of een naheffing. De Eerste Kamer stemde op 27 oktober 2026 in met de Fiscale verzamelwet 2027, waarmee de eerstedagsmelding per 1 januari 2027 vervalt. Check het Handboek Loonheffingen 2026 van de Belastingdienst als je twijfelt of je onder de verplichting valt.
De arbeidsovereenkomst en afspraken
Een arbeidsovereenkomst kan formeel ook mondeling ontstaan, maar je wilt altijd een getekend schriftelijk contract. Sommige bedingen zijn bovendien alleen geldig als ze schriftelijk zijn vastgelegd.
- proeftijd: alleen geldig als die schriftelijk is overeengekomen en voor beide partijen gelijk is; bij een contract van zes maanden of korter mag je geen proeftijd afspreken;
- concurrentie- en relatiebeding: schriftelijk, en in een tijdelijk contract alleen met een schriftelijke motivering van het zwaarwegende bedrijfsbelang;
- nevenwerkzaamheden: een verbod mag alleen met een objectieve rechtvaardigingsgrond (art. 7:653a BW);
- cao en pensioen: check welke cao geldt en meld de medewerker aan bij het pensioenfonds of de verzekeraar;
- personeelshandboek: geef interne regels mee, zoals het verzuimprotocol en het gedragsbeleid, en laat de ontvangst bevestigen.
Tip: stuur het contract digitaal ter ondertekening ruim voor de startdatum. Zo heb je tijd om ontbrekende gegevens op te vragen. Een elektronische handtekening is daarvoor in de meeste gevallen voldoende.
Het indiensttredingsformulier
Veel werkgevers gebruiken een eigen indiensttredingsformulier om in één keer alle gegevens op te halen: adres, bankrekening, noodcontact, gewenste startdatum en eventuele diploma’s. Zo’n formulier is niet wettelijk verplicht, het loonheffingsformulier wel. Vraag alleen wat je echt nodig hebt: gegevens over gezondheid of geloof horen er niet in. Een digitaal formulier dat de medewerker zelf invult, scheelt overtypen en fouten.
Checklist indiensttreding: stap voor stap
Na het tekenen van het contract
Verstuur het welkomstbericht, vraag het loonheffingsformulier, een kopie ID, bankgegevens en eventueel diploma’s of een VOG op. Een VOG digitaal aanvragen kost in 2026 € 33,85.
Uiterlijk een week vóór de start
Neem de medewerker op in de loonadministratie, meld aan bij pensioen en verzekeringen, maak accounts aan, bestel laptop en telefoon en plan de eerste week. Dit is de fase van preboarding.
Op of vóór de eerste werkdag
Controleer het originele identiteitsbewijs als je dat nog niet hebt gedaan, en zorg dat het loonheffingsformulier compleet is. Leg vast wie de nieuwe collega ontvangt.
De eerste werkdag
Rondleiding, werkplek, kennismaken met het team en een buddy. Geef ook arbovoorlichting: veilig werken, BHV en wie de vertrouwenspersoon is. Lees meer over een goede eerste werkdag.
Binnen de eerste week
Zorg dat de medewerker alle essentiële informatie over de arbeidsvoorwaarden schriftelijk heeft. Bespreek verwachtingen en eerste doelen.
Eerste maanden
Plan vaste gesprekken na een paar weken en ruim vóór het einde van de proeftijd. Zo hoor je tijdig hoe de start bevalt.
Meer dan papierwerk: een goede start
De administratie zorgt dat je niets fout doet. Onboarding zorgt dat iemand blijft. Medewerkers vormen in de eerste weken hun beeld van je organisatie, en wie zich niet welkom of verloren voelt, haakt sneller af.
- Weet het team dat er iemand nieuw komt?
- Is er een buddy die de eerste weken aanspreekpunt is?
- Ligt er een welkomstpakket klaar?
- Zijn de taken en verwachtingen voor de eerste maand helder?
- Is er een inwerkprogramma met concrete leerdoelen?
- Werken alle accounts en systemen op dag één?
- Staat er een check-in na twee tot vier weken in de agenda?
- Is het proeftijdgesprek gepland?
- Vraag je actief naar de ervaring van de nieuwe collega?
Wil je alles op één lijst? Gebruik dan de uitgebreide onboarding checklist.
Veelgemaakte fouten bij indiensttreding
- ID pas na de eerste werkdag controleren. Dan moet je in principe het anoniementarief toepassen.
- Proeftijd vergeten op te nemen, of een proeftijd afspreken in een contract van zes maanden of korter. Die proeftijd is dan nietig.
- Geen schriftelijke informatie over werktijden, loon en verlof. De informatieplicht geldt ook voor kleine werkgevers en oproepkrachten.
- Kopieën van ID-bewijzen rondmailen of onbeveiligd bewaren. Beperk de toegang tot wie ze echt nodig heeft.
- Alleen administratie regelen. Een foutloos dossier maar een eerste dag zonder laptop en zonder ontvangst is een gemiste kans.
Een sterke start met Teampeak
Teampeak doet geen loon- of contractadministratie en vervangt je salarissysteem niet. Het helpt je wel met wat na de handtekening komt: een nieuwe collega goed laten landen. Je plant vaste startgesprekken en 1-op-1’s, legt eerste doelen vast in een persoonlijk ontwikkelplan en ziet via korte pulse surveys hoe nieuwe medewerkers hun eerste maanden ervaren.
Van eerste dag naar eerste successen
- Vaste check-ins en proeftijdgesprekken in de gesprekscyclus.
- Eerste doelen en een POP om groei vanaf de start zichtbaar te maken.
- Pulse surveys om de onboardingervaring van starters te meten.
- AI Coach Talli die leidinggevenden helpt startgesprekken voor te bereiden.
Teampeak schrijft over onboarding, arbeidsrecht in de praktijk en de employee journey. Het team helpt werkgevers om de start van nieuwe collega’s zowel foutloos als warm te regelen.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.