- Zakelijke reiskosten met ov, vliegtuig of taxi mag je in 2026 volledig onbelast vergoeden, mits je bewijs hebt.
- Met eigen vervoer is maximaal € 0,25 per kilometer onbelast in 2026.
- Verblijfkosten zijn onder voorwaarden gericht vrijgesteld; wat je meer vergoedt, valt in de vrije ruimte of is loon.
- Werk je in een ander EU-land, regel dan een A1-verklaring via de SVB.
- Je zorgplicht voor veiligheid en gezondheid geldt ook onderweg.
Wat is een zakenreis?
Het is elke reis die iemand voor het werk maakt, buiten het normale woon-werkverkeer. Een dagje naar een klant valt eronder, maar ook een week naar een vestiging in het buitenland.
Je hoort ook vaak de termen dienstreis of zakelijke reis. In de praktijk bedoelen ze hetzelfde. Het onderscheid met woon-werkverkeer is wel belangrijk: voor de fiscale behandeling maakt het niet altijd uit, maar voor werktijd, verzekering en aansprakelijkheid soms wel. Verwar het ook niet met een workation, waarbij een medewerker op eigen initiatief vanaf een vakantiebestemming werkt.
Wat moet je als werkgever regelen?
- een helder reisbeleid: wie mag reizen, hoe boek je en wat wordt vergoed;
- fiscaal juiste vergoedingen via de werkkostenregeling;
- een passende verzekering en een noodprocedure;
- afspraken over reistijd, werktijd en rust;
- bij buitenlandse reizen: sociale zekerheid en eventuele meldplichten.
Welke kosten vergoed je onbelast?
Kosten die een medewerker maakt voor een zakelijke reis kun je grotendeels onbelast vergoeden. De regels staan in de werkkostenregeling en verschillen per type kosten.
Reiskosten
- ov, vliegtuig, taxi of boot: werkelijke kosten onbelast, met bewijs zoals een ticket of bon;
- eigen auto of fiets: maximaal € 0,25 per km onbelast in 2026;
- meer vergoeden? Het meerdere is loon.
Verblijfkosten
- hotel, maaltijden en kleine uitgaven onderweg;
- onder voorwaarden gericht vrijgesteld;
- voor sommige situaties gelden normbedragen die aansluiten bij rijksambtenaren op dienstreis.
Niet zakelijk
- extra dagen vakantie na de reis;
- een meereizende partner;
- deze kosten zijn in principe loon.
De onbelaste kilometervergoeding is in 2026 verhoogd naar € 0,25 per kilometer, met terugwerkende kracht tot 1 januari 2026. Dat geldt zowel voor woon-werkverkeer als voor zakelijke ritten. Lees er meer over bij de reiskostenvergoeding. Reist een thuiswerker op een thuiswerkdag naar een klant, dan mag je die zakelijke reiskosten gewoon vergoeden naast de thuiswerkvergoeding.
Meer dan het vrijgestelde bedrag? Vergoed je verblijfkosten boven de gerichte vrijstelling, dan kun je het verschil aanwijzen in de vrije ruimte, mits dat gebruikelijk is. In 2026 is die vrije ruimte 2% van de fiscale loonsom tot € 400.000 en 1,18% daarboven. Check de actuele voorwaarden op belastingdienst.nl of bij je salarisadministratie.
Declareren, voorschot of zakelijke kaart?
Er zijn drie gangbare manieren om reiskosten af te handelen. Welke het beste past, hangt af van hoe vaak er gereisd wordt en hoe hoog de kosten zijn.
Medewerker schiet voor
- Achteraf declareren met bonnen.
- Eenvoudig bij af en toe een reis.
- Medewerker loopt financieel risico bij hoge kosten.
- Kost administratieve tijd per declaratie.
Werkgever betaalt direct
- Boeken via een reisbureau of centraal account.
- Zakelijke creditcard met duidelijke regels.
- Voorschot voor lange of verre reizen.
- Beter overzicht van totale reiskosten.
Leg in elk geval vast welke klasse vliegtuig of trein is toegestaan, welke hotelprijzen redelijk zijn en binnen welke termijn een declaratie moet worden ingediend. Bewaar bonnen en tickets: voor onbelaste reiskosten moet je kunnen aantonen dat de kosten echt zijn gemaakt.
Verzekering en werken in het buitenland
Onderweg kan er van alles gebeuren: een ongeluk, ziekte of een gestolen laptop. Als werkgever blijf je ook tijdens een zakenreis verantwoordelijk voor een veilige werkomgeving, en je kunt aansprakelijk zijn voor schade die een medewerker tijdens het werk oploopt. Een goede verzekering is daarom geen luxe.
- zakenreisverzekering: dekt meestal medische kosten, repatriëring, bagage en annulering; controleer of privédagen ook gedekt zijn;
- zorgverzekering: check welke medische kosten in het buitenland vergoed worden, vooral buiten de EU;
- ongevallen en aansprakelijkheid: kijk of je bestaande werkgeversverzekeringen ook gelden in het buitenland;
- apparatuur: laptop en telefoon van de zaak goed verzekerd en beveiligd.
A1-verklaring en sociale zekerheid
Werkt een medewerker tijdelijk in een ander land van de EU, de EER, Zwitserland of een verdragsland, dan heb je een A1-verklaring nodig. Daarmee toon je aan dat de medewerker in Nederland sociaal verzekerd blijft. Je vraagt deze verklaring als werkgever gratis online aan bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Sommige landen hebben daarnaast een eigen meldplicht voor werknemers die er tijdelijk werken; check dit per bestemming.
Veiligheid eerst: raadpleeg voor elke reis naar het buitenland het actuele reisadvies van de overheid. Spreek een noodprocedure af: wie is bereikbaar, welke contactgegevens heeft de medewerker en wat doe je als er onderweg iets misgaat?
Telt reistijd tijdens een zakenreis als werktijd?
Dat hangt af van de situatie, en van de vraag of het over de Arbeidstijdenwet gaat of over loon. Het zijn twee verschillende dingen.
Arbeidstijdenwet
- tijd waarin de medewerker onder gezag van de werkgever staat of ter beschikking is, telt als arbeidstijd;
- werken in de trein of het vliegtuig telt dus mee;
- rusttijden blijven gelden, ook op reis.
Betaling van reistijd
- de wet verplicht niet om alle reistijd als werktijd te betalen;
- afspraken staan in cao, contract of reisbeleid;
- maak ze vooraf duidelijk om discussie te voorkomen.
Houd bij lange reizen rekening met de grenzen van de Arbeidstijdenwet: maximaal 12 uur per dienst en minimaal 11 uur rust tussen twee diensten (eens per zeven dagen mag dat 8 uur zijn). Een vroege vlucht na een late avond bij de klant kan daar al snel mee in botsing komen. Plan reizen dus realistisch en bouw herstel in.
Arbozorg en welzijn van reizende medewerkers
Je zorgplicht op grond van de Arbowet stopt niet bij de voordeur van kantoor. Neem reizen mee in je risico-inventarisatie, zeker als medewerkers vaak of ver reizen. Denk aan vermoeidheid, lange autoritten, jetlag en werken op wisselende plekken.
Veel reizen kan ook mentaal zwaar zijn. Lange dagen, weinig slaap en minder tijd thuis vergroten het risico op werkstress. Signalen die je serieus moet nemen: aanhoudende vermoeidheid, prikkelbaarheid of medewerkers die opzien tegen de volgende reis.
- bespreek in het 1-op-1 gesprek hoe iemand het reizen ervaart en wat helpt;
- bied waar mogelijk een alternatief, zoals een online meeting in plaats van een dagreis;
- geef na een lange of verre reis ruimte voor herstel;
- zie reisbelasting als onderdeel van duurzame inzetbaarheid.
Balans voor reizende medewerkers met Teampeak
Teampeak is geen declaratie- of reisboekingssysteem: kosten en vergoedingen regel je in je financiële of salarisadministratie. Teampeak helpt je wel om oog te houden voor de mensen die veel onderweg zijn. Met pulse surveys zie je hoe werkdruk, energie en werkgeluk zich ontwikkelen, en in 1-op-1 gesprekken bespreek je samen of de balans tussen reizen, werk en herstel klopt.
Onderweg, maar niet uit beeld
- Pulse surveys over werkdruk, energie en werkgeluk.
- 1-op-1 gesprekken, ook op afstand, met vaste vragen over balans.
- Afspraken over reizen en herstel vastleggen in gespreksverslagen.
- HR-dashboards om trends per team te signaleren.
Teampeak schrijft over arbeidsvoorwaarden, beloning en duurzame inzetbaarheid. Het team vertaalt fiscale en juridische regels naar heldere keuzes voor werkgevers.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.