- Een kennismakingsgesprek is wederzijds: beide partijen ontdekken of het past.
- Er zijn twee varianten: met een kandidaat en met een nieuwe medewerker.
- Meer luisteren dan praten: open vragen en doorvragen werken het best.
- Bespreek verwachtingen concreet: werkwijze, communicatie, eerste doelen.
- Leg afspraken vast en plan direct het vervolggesprek.
Wat is een kennismakingsgesprek?
Een kennismakingsgesprek is een eerste, open gesprek waarin je elkaar beter leert kennen en verwachtingen uitwisselt. Het doel is niet om te beoordelen, maar om een basis te leggen voor vertrouwen en een goede samenwerking.
In de praktijk zie je twee situaties. In de wervingsfase is het vaak een laagdrempelig eerste contact met een kandidaat, bijvoorbeeld na een open sollicitatie of als iemand benaderd is. Na de start is het het eerste gesprek tussen een nieuwe medewerker en de leidinggevende, als onderdeel van de onboarding. De aanpak verschilt, maar het principe is hetzelfde: nieuwsgierig zijn naar de ander.
Kennismaken met een kandidaat of een nieuwe medewerker
Met een kandidaat
- informeler dan een sollicitatiegesprek;
- kandidaat oriënteert zich nog, jij ook;
- focus op motivatie, ambitie en cultural fit;
- vaak de opstap naar een formele procedure.
Met een nieuwe medewerker
- in de eerste dagen of week na de start;
- werkwijze, communicatie en verwachtingen afstemmen;
- eerste doelen voor de proeftijd bespreken;
- basis voor de rest van de gesprekscyclus.
Een kennismakingsgesprek met een kandidaat is iets anders dan een sollicitatiegesprek. Bij een sollicitatie toets je op geschiktheid; bij een kennismaking verken je samen of er überhaupt een match kan zijn. Juist door die informele toon krijg je vaak een eerlijker beeld van iemands drijfveren.
Ook een nieuwe leidinggevende die een bestaand team overneemt, doet er goed aan met iedereen een kennismaking in te plannen. Dat is hetzelfde gesprek, maar dan omgekeerd: jij bent de nieuwe.
Kennismaken als nieuwe leidinggevende
Neem je een team over, plan dan in je eerste weken met iedereen een gesprek van een half uur. Vraag wat goed gaat en wat beter kan, wat iemand van jou verwacht en waar hij of zij de komende tijd aan wil werken. Vertel ook iets over je eigen stijl en wat mensen van jou kunnen verwachten. Zo’n ronde levert in korte tijd een schat aan informatie op en laat zien dat je eerst wilt luisteren voordat je dingen verandert. Leg de belangrijkste punten kort vast, zodat je er in latere gesprekken op kunt terugkomen.
Een kennismakingsgesprek voorbereiden in 5 stappen
Bepaal het doel
Wil je een kandidaat enthousiasmeren, een nieuwe medewerker wegwijs maken of je team leren kennen als nieuwe manager? Het doel bepaalt de lengte en de vragen.
Lees je in
Bekijk cv, LinkedIn-profiel of de notities uit de sollicitatieprocedure. Zo kun je gerichter vragen stellen en voorkom je dat je dingen vraagt die je al weet.
Kies een rustige setting
Een koffiehoek, een wandeling of een videocall zonder afleiding. Plan 30 tot 60 minuten en zorg dat je niet gestoord wordt.
Bereid open vragen voor
Kies vijf tot acht vragen uit verschillende thema’s. Gebruik goede vraagtechnieken: open vragen en doorvragen in plaats van ja/nee.
Plan het vervolg
Spreek af wat de volgende stap is: een formeel sollicitatiegesprek, het eerste 1-op-1 gesprek of het proeftijdgesprek.
Hoe nodig je iemand uit voor een kennismakingsgesprek?
Een goede uitnodiging haalt de spanning eraf. Noem expliciet dat het om kennismaken gaat en niet om een beoordeling, vertel hoe lang het duurt, waar het plaatsvindt en wie er aanschuift. Bij kandidaten helpt het om te zeggen wat de volgende stap in de procedure is; zo bouw je aan een goede candidate experience.
Voorbeeldtekst: “Hoi Sanne, leuk dat je interesse hebt in het team. Ik wil je graag uitnodigen voor een informeel kennismakingsgesprek van een half uur op dinsdag 14 april om 10.00 uur, op kantoor of online – wat jij prettig vindt. We vertellen iets over het team en zijn benieuwd naar jouw ervaring en ambities. Je hoeft niets voor te bereiden. Past dit moment niet, laat het dan gerust weten.”
Online kennismaken
Een kennismaking via een videocall is prima, zeker in een eerste fase of bij kandidaten die ver weg wonen. Zorg dan voor een stabiele verbinding, zet je camera aan en begin met wat luchtige vragen om het ijs te breken. Hoe je zo’n gesprek op afstand goed opzet, lees je in onze uitleg over het video-interview. Wordt de kandidaat later collega, plan dan alsnog een fysieke kennismaking met het team rond de eerste werkdag.
Vragen voor een kennismakingsgesprek
Kies vragen die passen bij de situatie. Hieronder een mix voor beide varianten.
- Wat maakt een werkdag voor jou geslaagd?
- Waar krijg je energie van, en waar juist niet?
- Waar ben je trots op in je loopbaan tot nu toe?
- Hoe wil je feedback krijgen?
- Wat verwacht je van een leidinggevende?
- Hoe communiceer je het liefst: chat, mail of even bellen?
- Wat wil je over een jaar geleerd of bereikt hebben?
- Wat heb je van ons nodig om goed te starten?
- Wat moeten we absoluut van je weten?
Let op bij kandidaten: vragen naar gezondheid, zwangerschap, kinderwens, geloof of afkomst zijn ook in een informeel gesprek niet toegestaan. Houd het bij werk, motivatie en vaardigheden.
Vertel ook zelf iets: over je werkwijze, wat je belangrijk vindt en hoe het team werkt. Een kennismaking is pas echt wederzijds als beide partijen zich laten zien.
Do’s en don’ts bij een eerste gesprek
Don’ts
- Het gesprek vullen met een monoloog over het bedrijf.
- Direct gaan beoordelen of toetsen.
- Afspraken maken zonder ze vast te leggen.
- Geen vervolg plannen.
Do’s
- Meer luisteren dan praten (vuistregel 70/30).
- Doorvragen op wat de ander écht belangrijk vindt.
- Verwachtingen concreet maken: wat, wanneer, hoe.
- Kort samenvatten en het vervolg agenderen.
Na het gesprek
Schrijf direct na afloop drie dingen op: wat je hebt geleerd over de ander, welke afspraken jullie hebben gemaakt en wat het volgende contactmoment is. Deel die afspraken met de medewerker, zodat jullie hetzelfde beeld hebben. Een kort gespreksverslag is genoeg. Bij een kandidaat stuur je binnen een paar dagen een bericht met de vervolgstap, ook als je besluit niet verder te gaan — dat hoort bij een goede candidate experience.
Na een kennismaking met een nieuwe medewerker loont het om binnen een paar weken een eerste check-in te doen: hoe gaat het, klopt het beeld en wat kan beter? Zo’n regelmatig ritme helpt nieuwe collega’s sneller hun draai te vinden en voorkomt vroegtijdig vertrek. Een vaste gesprekscyclus vanaf dag één maakt dat vanzelfsprekend.
Een sterke start met Teampeak
Teampeak is geen wervingssysteem of ATS; het selecteren van kandidaten doe je elders. Maar zodra een nieuwe medewerker binnen is, helpt Teampeak om de kennismaking en de gesprekken daarna goed in te richten. Afspraken uit het eerste gesprek staan zo klaar voor het proeftijdgesprek en de eerste ontwikkeldoelen.
Vanaf het eerste gesprek in de cyclus
- Kennismakings-, proeftijd- en 1-op-1 gesprekken met vaste agenda en vragen.
- Gespreksverslagen en afspraken die beide partijen kunnen terugzien.
- Eerste doelen en een POP direct gekoppeld aan de nieuwe medewerker.
- AI Coach Talli helpt leidinggevenden met vragen en voorbereiding.
Teampeak schrijft over de gesprekscyclus, onboarding en het goede gesprek tussen leidinggevende en medewerker. Het team helpt organisaties om vanaf de eerste dag een cultuur van open dialoog neer te zetten.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.