- Het gaat om de beleving van kandidaten, niet om de stappen van je proces.
- Ook afgewezen kandidaten bepalen je reputatie als werkgever.
- De grootste ergernissen: geen reactie, lange stiltes en onduidelijkheid.
- Meet de ervaring met een korte survey na elke fase, ook bij afwijzing.
- Een goede kandidaatbeleving loopt idealiter door in een sterke onboarding.
Wat is candidate experience?
Het is het gevoel dat een sollicitant overhoudt aan elk contact met je organisatie: de vacaturetekst, de reactie op een sollicitatie, het gesprek en de manier waarop je ‘nee’ of ‘ja’ zegt.
Kandidaten vergelijken je niet alleen met andere werkgevers, maar met elke digitale ervaring die ze kennen. Duurt het weken voor je reageert, moet iemand drie keer hetzelfde formulier invullen of hoort hij nooit meer iets na een gesprek, dan blijft dat hangen. Een positieve ervaring maakt kandidaten juist ambassadeurs, ook als ze de baan niet krijgen.
Candidate experience versus candidate journey
De twee begrippen worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze zijn niet hetzelfde. De candidate journey beschrijft de route: de fases die een kandidaat doorloopt, van oriëntatie tot eerste werkdag. De candidate experience gaat over de beleving onderweg. Je ontwerpt de journey; de experience is wat de kandidaat ervan maakt.
Waarom is een goede kandidaatbeleving belangrijk?
In een krappe arbeidsmarkt kiest de kandidaat net zo goed als jij. Wie zich niet serieus genomen voelt, haakt af — vaak al voordat jij een beslissing hebt genomen. Lees meer over arbeidsmarktkrapte.
Minder uitval
- minder kandidaten die halverwege afhaken;
- meer geaccepteerde aanbiedingen.
Sterker werkgeversmerk
- positieve verhalen online en in het netwerk;
- afgewezen kandidaten solliciteren later opnieuw.
Betere start
- verwachtingen kloppen met de werkelijkheid;
- minder vroegtijdig vertrek.
Het effect op je employer branding is groot: wat kandidaten in het proces meemaken, vertellen ze door. En bij consumentenmerken kan een slechte ervaring zelfs klanten kosten, omdat sollicitanten vaak ook klant zijn.
Wat verpest de beleving van kandidaten?
Zo haken kandidaten af
- Geen of een standaard automatische reactie.
- Wekenlange stilte tussen de rondes.
- Vage vacature zonder salarisindicatie.
- Afwijzing per mail zonder uitleg na meerdere gesprekken.
Zo voelen ze zich serieus genomen
- Binnen een paar werkdagen een persoonlijke reactie.
- Vooraf duidelijk over stappen en termijnen.
- Eerlijke informatie over salaris en werk.
- Een telefoontje met concrete feedback bij afwijzing.
Vooral de afwijzing van een sollicitatie is een moment van de waarheid. Wie na twee gesprekken een standaardmail krijgt, voelt zich een nummer. Een kort, eerlijk telefoontje kost tien minuten en maakt het verschil.
Privacy hoort bij de ervaring: de Autoriteit Persoonsgegevens gaat ervan uit dat je sollicitatiegegevens uiterlijk vier weken na de procedure verwijdert. Wil je iemand in je talentenpool houden, dan vraag je toestemming en bewaar je de gegevens maximaal een jaar. Vertel kandidaten ook gewoon wat je met hun gegevens doet.
Welke spelregels gelden voor een eerlijk proces?
Een wettelijke termijn voor het reageren op sollicitanten bestaat niet. Wel is er de NVP Sollicitatiecode, die in 2025 is vernieuwd en door veel werkgevers als norm wordt gebruikt. Daarin staan onder meer deze afspraken:
- reageer binnen twee weken op een sollicitatie;
- wijs een kandidaat binnen twee weken na het besluit af, met een reden;
- vraag referenties alleen op met toestemming van de kandidaat;
- vraag niet naar het huidige of vorige salaris;
- reageer binnen een maand op een klacht over de procedure.
Verwerk deze afspraken in je sollicitatieprocedure en maak ze zichtbaar op je vacaturepagina. Kandidaten zien dan vooraf wat ze kunnen verwachten, en hiring managers weten waar ze aan gebonden zijn.
Afwijzen zonder de relatie te verliezen
Een goede afwijzing is persoonlijk, snel en concreet. Bedank voor de tijd, noem één of twee redenen die over de functie gaan en niet over de persoon, en vraag of iemand in je talentenpool wil. Een kandidaat die net naast de baan viel, is bij een volgende vacature vaak je beste kandidaat.
Hoe meet je candidate experience?
Wat je niet meet, verbeter je niet. Gelukkig is de beleving goed te meten met een paar eenvoudige instrumenten.
Korte survey na elke fase
Stuur na het eerste gesprek, na een afwijzing en na een aanbod een korte vragenlijst van drie tot vijf vragen. Vraag ook afgewezen kandidaten om feedback — juist zij zijn eerlijk.
Candidate NPS
Vraag hoe waarschijnlijk het is dat de kandidaat je organisatie aanbeveelt als werkgever, op een schaal van 0 tot 10. Het principe is hetzelfde als bij de eNPS voor medewerkers.
Procescijfers
Kijk naar uitval per fase, reactietijd, de time to hire en het percentage geaccepteerde aanbiedingen. Een plotselinge daling vertelt je waar het misgaat.
Gesprekken met nieuwe medewerkers
Vraag in de eerste weken hoe iemand het sollicitatieproces heeft ervaren en of de verwachtingen klopten. Doe dit bijvoorbeeld in een vast onboardinggesprek.
- Wist je op elk moment wat de volgende stap was?
- Kreeg je snel genoeg een reactie?
- Voelde je je welkom en serieus genomen?
- Kreeg je een eerlijk beeld van de functie?
- Hoe waarschijnlijk is het dat je ons aanbeveelt?
- Wat zouden we beter kunnen doen?
Zo verbeter je de candidate experience
- schrijf eerlijke vacatures met een salarisindicatie en een realistisch beeld van het werk;
- maak solliciteren makkelijk: een cv of LinkedIn-profiel moet genoeg zijn voor de eerste stap;
- beloof een reactietermijn en houd je eraan, ook als er nog geen besluit is;
- bereid gesprekken goed voor met een vaste structuur, zoals de STAR-methode, zodat elke kandidaat een eerlijke kans krijgt;
- betrek de hiring manager: die bepaalt in het gesprek voor een groot deel de beleving;
- wijs persoonlijk af na een gesprek en geef concrete, respectvolle feedback;
- sluit aan op onboarding: de periode tussen tekenen en de eerste werkdag is onderdeel van dezelfde ervaring.
AI in werving? Gebruik je AI om cv’s te screenen of kandidaten te rangschikken, wees daar dan open over. Onder de Europese AI-verordening gelden zulke systemen als hoog-risico; de verplichtingen gaan naar verwachting vanaf 2 december 2027 in. Transparantie helpt nu al het vertrouwen van kandidaten.
Werk je met een recruiter of bureau, maak dan afspraken over reactietermijnen en de manier van afwijzen. Voor de kandidaat ben jij de afzender, ook als iemand anders het contact heeft.
De ervaring laten doorlopen met Teampeak
Teampeak is geen ATS en doet geen werving of selectie. Waar het wel helpt: zorgen dat de goede eerste indruk niet ophoudt bij het tekenen van het contract. In Teampeak plan je de gesprekken in de eerste maanden, vraag je feedback op het inwerken en meet je met pulse surveys hoe nieuwe medewerkers hun start ervaren. Zo sluit de candidate experience aan op een sterke onboarding van medewerkers.
Van eerste indruk naar blijvende binding
- Vaste gesprekken in de onboardingfase, zoals het proeftijdgesprek.
- Pulse surveys om te meten hoe nieuwe collega’s hun start beleven.
- Doelen en een POP vanaf de eerste maand.
- Een vacaturebank voor interne kandidaten en loopbaanpaden.
Teampeak schrijft over werving, employer branding en onboarding. Het team helpt organisaties om kandidaten en nieuwe medewerkers een ervaring te geven die klopt met wat ze beloven.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.