- Een open sollicitatie komt van iemand die bewust voor jouw organisatie kiest — vaak een sterke motivatie.
- Reageer altijd, liefst binnen twee weken: ook een afwijzing bepaalt je imago als werkgever.
- Gegevens bewaar je volgens de AP-richtlijn tot 4 weken na afloop, of tot 1 jaar met toestemming.
- Beoordeel op potentie en fit, niet alleen op een functie die er (nog) niet is.
- Kijk eerst intern: soms zit het talent dat je zoekt al in je eigen organisatie.
Wat is een open sollicitatie?
Bij een gewone sollicitatie reageert iemand op een vacature. Bij een spontane of ongevraagde sollicitatie draait het om: de kandidaat kiest eerst de werkgever en kijkt daarna welke rol er past.
Dat maakt deze vorm waardevol. Een kandidaat die ongevraagd contact zoekt, heeft zich meestal verdiept in je organisatie, je producten en je cultuur. Hij solliciteert niet “op een functie”, maar op jou. Sterk employer branding zorgt ervoor dat je meer van zulke kandidaten aantrekt.
Tegelijk vraagt het iets van je. Er is geen functieprofiel om tegen af te zetten en geen hiring manager die al op een shortlist wacht. Zonder vaste werkwijze verdwijnt een spontane sollicitatie al snel onder op de stapel.
Waarom open sollicitaties waardevol zijn
Sneller schakelen
- bij een nieuwe vacature heb je al kandidaten in beeld;
- kortere time-to-hire en lagere wervingskosten.
Geen kader
- moeilijk vergelijken zonder functieprofiel;
- kans op vergeten of te laat reageren.
In een krappe arbeidsmarkt is elke gemotiveerde kandidaat goud waard. Organisaties die spontane sollicitaties serieus nemen, bouwen ongemerkt een voorsprong op: ze hebben een netwerk van mensen die graag komen werken zodra er een kans is.
Een open sollicitatie behandelen in 5 stappen
Bevestig de ontvangst
Stuur binnen een paar werkdagen een korte bevestiging met een realistische termijn voor een inhoudelijke reactie. Een automatische mail mag, als hij persoonlijk en duidelijk is.
Leg hem bij de juiste persoon
Wijs één eigenaar aan voor ongevraagde sollicitaties, bijvoorbeeld een recruiter of HR-adviseur, die beoordeelt welke afdeling of manager moet meekijken.
Beoordeel op potentie
Kijk naar kennis, ervaring, motivatie en ontwikkelpotentieel. Past de kandidaat bij jullie kernwaarden en bij een rol die de komende maanden zou kunnen ontstaan?
Kies een duidelijke uitkomst
Uitnodigen voor een kennismaking, opnemen in de talentenpool (met toestemming) of vriendelijk afwijzen. Twijfel is geen uitkomst.
Laat het weten — altijd
Reageer binnen ongeveer twee weken. Bij een afwijzing helpt een persoonlijke, korte toelichting. Kijk voor voorbeelden bij afwijzing sollicitatie.
Tip: plan een kort, informeel kennismakingsgesprek als de kandidaat interessant is maar er geen plek is. Twintig minuten koffie levert vaak meer op dan een lange mailwisseling, en de kandidaat voelt zich gezien.
Hoe reageer je op een open sollicitatie?
Kandidaten die spontaan solliciteren, weten dat er geen vacature is. Ze verwachten geen baan, wel een eerlijk en persoonlijk antwoord. Drie situaties komen het vaakst voor. Pas de voorbeelden aan op je eigen toon:
Uitnodigen voor kennismaking
- “Bedankt voor je sollicitatie. We hebben op dit moment geen vacature die past, maar je profiel spreekt ons aan. Lijkt het je leuk om een keer vrijblijvend kennis te maken?”
Bewaren met toestemming
- “Er is nu geen passende plek, maar we verwachten dat er in de komende maanden vacatures in jouw vakgebied ontstaan. Mogen we je gegevens daarom maximaal een jaar bewaren? Je kunt die toestemming altijd intrekken.”
Vriendelijk afwijzen
- “Dank voor je interesse. We hebben je sollicitatie zorgvuldig bekeken, maar zien binnen onze organisatie nu en op korte termijn geen passende rol. We verwijderen je gegevens binnen vier weken. Veel succes met je zoektocht.”
Geef bij een afwijzing waar mogelijk een korte reden, zoals: we werken niet met dit type functie, of we zoeken vooral ervaren profielen. Dat sluit aan bij de NVP Sollicitatiecode en voorkomt dat de kandidaat het gevoel heeft in een zwart gat te mailen. Meer tips voor een respectvolle afwijzing van een sollicitatie vind je in onze aparte uitleg.
Mag je een open sollicitatie doorsturen?
Binnen je eigen organisatie mag je een sollicitatie delen met de mensen die nodig zijn om haar te beoordelen, zoals een afdelingsmanager of hiring manager. Doorsturen naar een ander bedrijf, ook een zusterbedrijf of een bevriende ondernemer, doe je alleen als de kandidaat daar vooraf toestemming voor geeft. De kandidaat heeft de gegevens immers aan jou gestuurd, voor een sollicitatie bij jou.
Hoe lang mag je een open sollicitatie bewaren?
Een cv en motivatiebrief bevatten persoonsgegevens, dus de AVG is van toepassing. De wet zelf noemt geen vaste termijn, maar de Autoriteit Persoonsgegevens geeft richtlijnen die werkgevers in de praktijk aanhouden:
- verwijder de gegevens uiterlijk 4 weken nadat je de procedure hebt afgerond of de kandidaat hebt afgewezen;
- wil je iemand bewaren voor een toekomstige vacature, dan heb je toestemming nodig; een termijn van maximaal 1 jaar geldt dan als redelijk;
- leg vast wanneer en hoe toestemming is gegeven en maak intrekken eenvoudig;
- beperk de toegang tot de mensen die de sollicitatie echt moeten beoordelen.
Veel organisaties volgen daarnaast de NVP Sollicitatiecode, die in 2025 is vernieuwd met onder meer aandacht voor transparantie en het gebruik van AI in selectie. Benoem in je privacyverklaring voor sollicitanten ook hoe je met spontane sollicitaties omgaat. Meer achtergrond vind je bij AVG in HR.
Open sollicitaties in je wervingsstrategie
Spontane sollicitaties hoeven geen toevalstreffers te zijn. Je kunt ze actief uitlokken en structureel benutten als onderdeel van werving en selectie.
Reactief
- Sollicitaties komen binnen in een algemene mailbox.
- Niemand voelt zich eigenaar.
- Kandidaten horen weken niets.
- Waardevolle profielen raken uit beeld.
Proactief
- Een zichtbare “open sollicitatie”-optie op je werkenbij-pagina.
- Eén eigenaar en een vaste reactietermijn.
- Interessante profielen met toestemming in een talentenpool.
- Bij een nieuwe vacature eerst de pool raadplegen.
Wat zet je op je werkenbij-pagina?
Wil je meer en betere spontane sollicitaties, maak het kandidaten dan makkelijk. Een paar zinnen op je werkenbij-pagina doen al veel:
- voor wie een spontane sollicitatie zinvol is (bijvoorbeeld bepaalde vakgebieden of teams);
- wat je graag ontvangt: cv, korte motivatie, gewenste richting en beschikbaarheid;
- wanneer de kandidaat een reactie kan verwachten en wie contactpersoon is;
- hoe je met de gegevens omgaat en hoe iemand toestemming geeft voor de talentenpool.
Zo krijg je gerichtere sollicitaties, bespaar je HR tijd en weten kandidaten waar ze aan toe zijn. Dat laatste is een belangrijk onderdeel van een goede candidate experience.
Vergeet je interne kandidaten niet
Een externe open sollicitatie is een goed moment om ook intern te kijken. Misschien wil een huidige collega juist die kant op groeien. Door ontwikkelwensen en ambities van je eigen mensen zichtbaar te hebben — bijvoorbeeld via een vlootschouw — voorkom je dat je extern werft terwijl het talent al binnen is. Lees meer over interne mobiliteit.
Talent binden en laten groeien met Teampeak
Teampeak is geen ATS of wervingssysteem: open sollicitaties beheer je in je recruitmenttool of HR-systeem. Teampeak helpt wél aan de andere kant van de deur, met talent management voor je huidige medewerkers. Je maakt het talent in je eigen organisatie zichtbaar, zodat je eerst intern kunt kijken. En nieuwe collega’s die via een spontane sollicitatie binnenkomen, geef je met vaste gesprekken en doelen een sterke start.
Eerst intern, dan extern
- Interne vacaturebank en loopbaanpaden voor huidige medewerkers.
- Vlootschouw en 9-grid om potentieel en ambities in beeld te brengen.
- Talentscans en e-assessments om ontwikkelrichtingen te ontdekken.
- Proeftijd- en ontwikkelgesprekken voor nieuwe collega’s, automatisch ingepland.
Teampeak schrijft over werving, employer branding en interne mobiliteit. Het team helpt organisaties om talent eerst intern te zien en extern zorgvuldig te benaderen.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.