- De hiring manager is eigenaar van de vacature en neemt het aannamebesluit.
- De recruiter bewaakt het proces, zoekt kandidaten en adviseert over de arbeidsmarkt.
- Een scherp intakegesprek aan het begin bepaalt grotendeels het succes van de werving.
- Snelle feedback op kandidaten verkort de doorlooptijd en verbetert de candidate experience.
- De rol stopt niet bij de handtekening: onboarding en de eerste gesprekken horen erbij.
Wat is een hiring manager?
De term komt uit het Engels en betekent letterlijk ‘de manager die aanneemt’. In Nederland gebruiken we het woord vooral in organisaties met een eigen recruitmentfunctie, om helder te maken wie inhoudelijk verantwoordelijk is voor een vacature.
Meestal is het de teamleider, afdelingshoofd of manager onder wie de nieuwe medewerker gaat werken. In kleinere bedrijven kan het ook de directeur-eigenaar zijn. Belangrijk is niet de functietitel, maar de rol in het proces: deze persoon weet wat het team nodig heeft, draagt het budget voor de functie en moet straks met de nieuwe collega samenwerken.
Daarmee is de vacaturehouder de spil van werving en selectie. HR en recruitment ondersteunen, maar zonder een betrokken leidinggevende die keuzes maakt, loopt elk wervingstraject vast.
Taken en verantwoordelijkheden
De rol beslaat de hele route van ‘we hebben iemand nodig’ tot ‘de nieuwe collega draait volwaardig mee’. Dit zijn de belangrijkste taken:
- Behoefte onderbouwen: waarom is deze functie nodig, en is het een vervanging, uitbreiding of een andere rol dan voorheen?
- Profiel opstellen: samen met HR een realistisch functieprofiel maken met de echt onmisbare competenties.
- Selectiecriteria vastleggen: vooraf bepalen waarop je kandidaten beoordeelt, zodat iedereen in het selectieteam met dezelfde maatstaf werkt.
- Cv’s en kandidaten beoordelen: binnen afgesproken termijnen reageren op voorgestelde kandidaten.
- Gesprekken voeren: de inhoudelijke gesprekken leiden of bijwonen en de vakinhoud toetsen.
- Besluit nemen en aanbod doen: de knoop doorhakken en, vaak samen met HR, de arbeidsvoorwaarden bespreken.
- Onboarding dragen: de nieuwe medewerker inwerken, doelen stellen en de eerste maanden begeleiden.
Tip: leg in het profiel onderscheid vast tussen ‘must-haves’ en ‘nice-to-haves’. Een lijst van vijftien harde eisen maakt de doelgroep in een krappe arbeidsmarkt onnodig klein.
Hiring manager vs. recruiter: wie doet wat?
Beide rollen werken aan dezelfde vacature, maar vanuit een ander vertrekpunt. De recruiter is specialist in het vinden en binnenhalen van kandidaten; de leidinggevende is specialist in het werk zelf. Het werkt het best als ze elkaar als partners zien, niet als opdrachtgever en uitvoerder.
Recruiter
- Adviseert over arbeidsmarkt, salaris en haalbaarheid van het profiel.
- Schrijft of redigeert de vacaturetekst en kiest wervingskanalen.
- Zoekt, benadert en screent kandidaten.
- Plant gesprekken en houdt kandidaten op de hoogte.
Vacaturehouder (manager)
- Bepaalt wat de functie inhoudelijk vraagt.
- Beoordeelt vakkennis, gedrag en teamfit.
- Neemt het definitieve aannamebesluit.
- Begeleidt de nieuwe collega na de start.
In grotere organisaties zit er soms nog een laag tussen: een talent acquisition-team dat de strategie bepaalt, of een HR business partner die meedenkt over formatie en budget. De verdeling blijft hetzelfde: HR regisseert het proces, de lijnmanager beslist over de inhoud.
Zo werk je als team soepel samen
De meeste vertraging in een wervingsproces ontstaat niet bij de kandidaat, maar in de afstemming intern. Met deze vijf stappen houd je tempo en kwaliteit hoog.
Begin met een intakegesprek
Bespreek vóór publicatie wat de functie vraagt, wat het team mist, wat het salarisbereik is en hoe het selectieproces eruitziet. Zet de afspraken op papier.
Spreek reactietermijnen af
Bijvoorbeeld: binnen twee werkdagen een oordeel over een voorgestelde kandidaat. Dat verkort de time to hire en voorkomt dat sterke kandidaten afhaken.
Gebruik gestructureerde gesprekken
Stel elke kandidaat dezelfde kernvragen, bijvoorbeeld met de STAR-methode, en scoor op vooraf gekozen criteria. Dat maakt kandidaten vergelijkbaar en beperkt onbewuste voorkeuren.
Geef onderbouwde feedback
‘Geen klik’ is geen bruikbare feedback. Benoem concreet wat ontbrak, zodat de recruiter de zoektocht kan bijsturen en afgewezen kandidaten een eerlijk antwoord krijgen.
Evalueer na de proeftijd
Kijk samen terug: klopte het profiel, werkten de kanalen, hoe ging de start? Die lessen neem je mee naar de volgende vacature.
Vragen voor het intakegesprek
Het intakegesprek tussen recruiter en hiring manager bepaalt de rest van het proces. Een goede intake beantwoordt in elk geval deze vragen:
- Welk probleem lost deze functie op?
- Wat moet iemand na drie en na twaalf maanden bereikt hebben?
- Welke drie eisen zijn echt onmisbaar?
- Waar zit de doelgroep nu, en waarom zou die overstappen?
- Past het salaris bij wat de markt vraagt?
- Staan we open voor kandidaten die nog moeten groeien?
- Wie zit er in de selectiecommissie?
- Welke data reserveren we nu al voor gesprekken?
- Hoe snel geeft de hiring manager feedback op cv’s?
Bereid je als hiring manager ook voor op de vragen van kandidaten. In een krappe markt vragen sterke kandidaten net zo goed door: naar het team, de ontwikkelkansen, de manier van leidinggeven en de werkdruk. Een eerlijk en concreet antwoord weegt zwaarder dan een gepolijst verhaal en draagt direct bij aan een goede candidate experience.
Valkuilen en spelregels bij selecteren
Kloon zoeken
- op zoek naar een kopie van de vertrekkende collega;
- nieuwe behoeften van het team blijven onbenoemd.
Traag schakelen
- cv’s blijven dagen liggen;
- goede kandidaten kiezen intussen een andere werkgever.
Objectief selecteren
- vaste criteria en scorekaart;
- meerdere beoordelaars per kandidaat.
Houd ook rekening met de regels. Sollicitatiegegevens mag je volgens de Autoriteit Persoonsgegevens in principe tot 4 weken na afloop van de procedure bewaren, en met toestemming van de kandidaat maximaal een jaar. Vraag alleen naar wat relevant is voor de functie en maak geen onderscheid op grond van bijvoorbeeld leeftijd, afkomst of zwangerschap.
AI in werving: onder de Europese AI-verordening gelden AI-systemen voor werving en selectie als hoog-risico. De zwaardere verplichtingen voor zulke systemen gaan naar verwachting in per 2 december 2027. Gebruik je nu al AI om cv’s te filteren, zorg dan dat een mens het besluit neemt en dat je kunt uitleggen hoe de tool werkt.
De rol na het ja-woord
Een geslaagde werving meet je niet op de dag van ondertekening, maar na een halfjaar. Of iemand blijft, hangt sterk af van de eerste maanden – en daarin is de leidinggevende de belangrijkste factor.
- zorg voor een goed voorbereide eerste werkdag en een helder plan voor onboarding van medewerkers;
- stel in de eerste weken samen concrete SMART-doelen op voor de inwerkperiode;
- plan korte, regelmatige 1-op-1 gesprekken om vragen en twijfels vroeg op te vangen;
- voer een proeftijdgesprek waarin je beide kanten eerlijk evalueert.
Wie de lijn van selectie doortrekt naar ontwikkeling, merkt dat het profiel van de vacature een prima startpunt is voor het eerste ontwikkelplan. Wat je in de gesprekken nog als groeipunt zag, wordt dan een concreet ontwikkeldoel.
Van aanname naar groei met Teampeak
Teampeak is geen wervingssysteem of ATS: vacatures publiceren en sollicitanten volgen doe je in je eigen recruitmenttool. Waar Teampeak wél helpt, is alles wat er na de aanname gebeurt – en bij het vinden van talent dat al in huis is. Zo zie je via interne mobiliteit soms dat de beste kandidaat al op een andere afdeling werkt.
Nieuwe collega's laten landen
- Eerste doelen en een POP direct vastleggen en volgen.
- Proeftijd-, 1-op-1- en ontwikkelgesprekken plannen met vaste gespreksformats.
- Interne vacaturebank en loopbaanpaden om eigen talent eerst te zien.
- AI Coach Talli helpt leidinggevenden bij het voorbereiden van gesprekken.
Teampeak schrijft over werving, onboarding en talentontwikkeling. Het team helpt organisaties om de lijn van selectie door te trekken naar groei en behoud.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.