- Deze metric meet de dagen van eerste contact tot geaccepteerd aanbod.
- Time to fill is breder: die start bij het openen van de vacature.
- Bereken het als gemiddelde over meerdere aannames en per functietype.
- De meeste vertraging zit in plannen van gesprekken en trage besluitvorming.
- Snelheid mag nooit ten koste gaan van kwaliteit en behoud.
Wat is time to hire?
Het is een van de bekendste HR-metrics in recruitment. Het laat zien hoe efficiënt je selectieproces is vanuit het perspectief van de kandidaat: hoe lang moet iemand wachten voordat hij weet waar hij aan toe is?
De klok gaat lopen zodra de kandidaat in beeld is: hij solliciteert, reageert op een benadering of wordt aangedragen door een collega. De klok stopt wanneer hij het aanbod accepteert. Wat daarna komt, zoals de opzegtermijn bij zijn huidige werkgever, telt niet mee.
Omdat de focus op de kandidaat ligt, is deze maatstaf vooral nuttig om de candidate experience en de snelheid van je selectie te verbeteren. Is de doorlooptijd lang, dan haken goede kandidaten af of kiezen ze voor een werkgever die sneller schakelt.
Het verschil met time to fill
Beide termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze meten iets anders. Het verschil zit in het startpunt.
Time to fill
- Start bij het goedkeuren of openen van de vacature.
- Stopt bij het geaccepteerde aanbod (soms bij de startdatum).
- Laat zien hoe lang een functie onbezet blijft.
- Nuttig voor personeelsplanning en budget.
Time to hire
- Start bij het eerste contact met de kandidaat.
- Stopt bij het geaccepteerde aanbod.
- Laat zien hoe snel je selectieproces werkt.
- Nuttig om de kandidaatervaring en efficiëntie te verbeteren.
Spreek definities af: organisaties hanteren soms net andere start- en eindpunten. Leg intern vast wat je meet, zodat cijfers over tijd en tussen teams vergelijkbaar blijven.
Hoe bereken je time to hire?
De formule voor één aanname is eenvoudig: datum geaccepteerd aanbod − datum eerste contact = aantal dagen. Voor een betrouwbaar beeld neem je het gemiddelde over meerdere aannames in een periode.
Kandidaat A – accountmanager
Solliciteert op 3 maart, accepteert het aanbod op 31 maart. Doorlooptijd: 28 dagen.
Kandidaat B – servicemonteur
Wordt benaderd op 10 maart, accepteert op 24 maart. Doorlooptijd: 14 dagen.
Kandidaat C – teamleider
Solliciteert op 1 maart, accepteert op 12 april. Doorlooptijd: 42 dagen.
Gemiddelde berekenen
(28 + 14 + 42) ÷ 3 = 28 dagen gemiddeld over deze drie aannames.
Splits het gemiddelde ook uit naar functiegroep, afdeling of wervingskanaal. Een teamleidersfunctie duurt bijna altijd langer dan een operationele functie; door ze op één hoop te gooien zie je niet waar het echt knelt. Gebruik tellen in kalenderdagen, tenzij je intern iets anders afspreekt.
Waar ontstaat de meeste vertraging?
Meet niet alleen de totale doorlooptijd, maar ook de tijd per fase in je recruitment funnel. Dan zie je precies waar kandidaten blijven hangen.
Eerste selectie
- cv’s blijven dagen liggen;
- onduidelijke eisen in het functieprofiel;
- geen vaste reactietermijn.
Gesprekken plannen
- agenda’s van meerdere beoordelaars;
- te veel gespreksrondes;
- lange wachttijd tussen rondes.
Besluit & aanbod
- trage interne goedkeuring;
- onderhandeling over salaris;
- geen duidelijke eigenaar van het besluit.
Vaak is de hiring manager de sleutel. Als die tijd vrijmaakt voor gesprekken en snel beslist, daalt de doorlooptijd sterk zonder dat de selectie minder zorgvuldig wordt.
Zo verkort je de doorlooptijd
- blok vooraf tijd in de agenda’s van beoordelaars voor gesprekken in de selectieweek;
- beperk het aantal rondes: twee goed voorbereide gesprekken zeggen vaak meer dan vier losse;
- werk met vaste criteria en een beoordelingsformulier, zodat beoordelaars sneller tot een besluit komen;
- geef kandidaten binnen een paar werkdagen terugkoppeling, ook bij een afwijzing;
- bereid het aanbod voor terwijl de laatste gesprekken nog lopen;
- bouw een talentenpool op, zodat je niet bij elke vacature vanaf nul begint.
Snel is niet altijd beter: een korte doorlooptijd waarbij je de verkeerde persoon aanneemt, kost je later meer. Kijk daarom ook naar quality of hire en naar hoeveel nieuwe medewerkers de proeftijd en het eerste jaar doorkomen.
Welke recruitment-KPI’s horen erbij?
Doorlooptijd alleen vertelt een half verhaal. Combineer hem met een paar andere HR-KPI’s, zodat je snelheid, kosten en kwaliteit tegen elkaar kunt afwegen.
- cost per hire: alle wervingskosten (advertenties, bureaus, uren van recruiters en beoordelaars) gedeeld door het aantal aannames;
- offer acceptance rate: welk deel van je aanbiedingen wordt geaccepteerd? Een laag percentage wijst vaak op een te traag proces of een aanbod dat niet aansluit;
- uitval per fase: hoeveel kandidaten haken af tussen sollicitatie, gesprek en aanbod;
- quality of hire: hoe presteren nieuwe medewerkers na een paar maanden, bijvoorbeeld op basis van het proeftijdgesprek;
- vroeg verloop: welk deel vertrekt binnen het eerste jaar?
Zet deze cijfers samen in een eenvoudig overzicht per kwartaal. Je hoeft geen complex dashboard te bouwen om te zien of je proces sneller wordt zonder dat de kwaliteit daalt.
Na het ‘ja’: van aanname naar behoud
Recruitment-KPI’s stoppen bij het geaccepteerde aanbod, maar het echte succes van een aanname zie je pas maanden later. Een snel gevuld vacature levert weinig op als de nieuwe collega na een half jaar weer vertrekt.
Koppel je wervingscijfers daarom aan wat er na de start gebeurt. Hoe verloopt de onboarding? Wordt de proeftijd goed afgesloten? En hoe tevreden zijn nieuwe medewerkers na drie en twaalf maanden? Pas met die informatie weet je of een snelle doorlooptijd ook een goede doorlooptijd was.
Na de aanname verder met Teampeak
Teampeak is geen ATS en meet geen wervingsdoorlooptijden. Waar Teampeak wél helpt, is in de fase waarin werving zich terugbetaalt: nieuwe medewerkers goed laten landen, ontwikkelen en behouden. Met een vaste gesprekscyclus en pulse surveys zie je snel of een aanname ook een blijver is.
Van aanname naar blijver
- Proeftijd- en evaluatiegesprekken met vaste structuur en gespreksverslag.
- 1-op-1 gesprekken om nieuwe medewerkers wekelijks te begeleiden.
- Pulse surveys om tevredenheid in de eerste maanden te volgen.
- HR analytics om verloop en behoud per team te zien.
Teampeak schrijft over werving, onboarding en HR-metrics. Het team helpt organisaties om recruitmentcijfers te koppelen aan wat er na de aanname gebeurt.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.