- Geoorloofd: ziekte die correct is gemeld, goedgekeurd verlof of een calamiteit.
- Ongeoorloofd: afwezig zonder melding, zonder toestemming of zonder geldige reden.
- Over niet-gewerkte uren door eigen toedoen hoef je in principe geen loon te betalen.
- Ontslag op staande voet is een uiterste middel; begin met gesprek en schriftelijke waarschuwing.
- Heldere regels in een verzuimprotocol en een goed dossier voorkomen discussie.
Wat is ongeoorloofd verzuim? (betekenis)
Verzuim betekent simpelweg dat iemand niet werkt terwijl dat volgens rooster of contract wel zou moeten. De vraag is of daar een reden voor is die de wet, het contract, de cao of jij als werkgever accepteert.
Is die reden er, dan spreek je van geoorloofd verzuim. Ziekte is het bekendste voorbeeld, maar ook vakantie, bijzonder verlof en wettelijk verlof vallen eronder. Ontbreekt een geldige reden, of houdt de medewerker zich niet aan de afspraken over melden en toestemming vragen, dan is sprake van ongeoorloofd verzuim. Meer over het bredere begrip lees je bij verzuim.
Ongeoorloofd
- Niet komen opdagen zonder iets te laten weten.
- Verlof opnemen dat is afgewezen.
- Te laat terugkomen van vakantie zonder overleg.
- Ziek melden terwijl iemand niet ziek is.
- Herhaaldelijk zonder reden te laat komen.
Geoorloofd
- Ziekte, gemeld volgens het verzuimprotocol.
- Goedgekeurde vakantie of vrije dagen.
- Bijzonder verlof volgens cao of regeling.
- Calamiteitenverlof bij een acute noodsituatie.
- Wettelijk verlof zoals zorg- of ouderschapsverlof.
Het grijze gebied tussen geoorloofd en ongeoorloofd
Niet elke situatie is zwart-wit. Een medewerker die zich ziek meldt maar eigenlijk vastloopt door een conflict of privéproblemen, valt in een grijs gebied. Dat noemen we ook wel grijs verzuim: formeel geoorloofd, maar met een oorzaak die niet (alleen) medisch is.
Ook bij twijfel over een ziekmelding is het niet aan jou om een diagnose te stellen. Wat je wel mag: vragen naar de verwachte duur, bereikbaarheid en wat iemand nog wel kan. Twijfel je of iemand echt arbeidsongeschikt is, schakel dan de bedrijfsarts in. Rechters rekenen het werkgevers aan als ze op eigen houtje concluderen dat een ziekmelding niet klopt.
Let op: vraag nooit naar de aard of oorzaak van de ziekte. Die medische informatie is voor de bedrijfsarts. Jij richt je op afspraken, mogelijkheden en herstel.
Wat mag je als werkgever bij ongeoorloofd verzuim?
De wet en de rechtspraak geven je verschillende middelen om op te treden tegen ongeoorloofd verzuim. Kies altijd de lichtste maatregel die werkt en bouw op als het gedrag zich herhaalt.
Gesprek & waarschuwing
- vraag eerst naar de reden;
- spreek de verwachting duidelijk uit;
- bevestig een officiële waarschuwing schriftelijk.
Geen loon over afwezige uren
- afwezigheid komt voor rekening van de medewerker;
- je moet de afwezigheid kunnen aantonen;
- bij ziekte gelden aparte regels.
Ontslag
- bij herhaling na waarschuwingen: ontbinding wegens verwijtbaar gedrag;
- ontslag op staande voet alleen bij een dringende reden;
- rechters zijn hier streng.
In een zaak die in 2022 in de vakpers werd besproken, oordeelde de rechter dat ontslag op staande voet wegens afwezigheid onterecht was, omdat de werkgever ook het loon had kunnen stopzetten en twijfel over de ziekte niet had laten toetsen door de bedrijfsarts. De les: stap niet te snel naar het zwaarste middel en zorg dat waarschuwingen aantoonbaar op papier staan.
Ziekgemeld, maar regels niet nageleefd
Bij een zieke medewerker ligt het anders. Je bent verplicht het loon door te betalen: maximaal 104 weken, minimaal 70% en in het eerste jaar ten minste het minimumloon. Lees daarover meer bij loon bij ziekte. Maar ook een zieke medewerker heeft verplichtingen.
- zich op tijd en op de afgesproken manier ziek melden;
- bereikbaar zijn en meewerken aan controle door de bedrijfsarts;
- meewerken aan re-integratie en passend werk;
- zich houden aan de redelijke afspraken in het verzuimprotocol.
Houdt een zieke medewerker zich niet aan redelijke, schriftelijk vastgelegde controlevoorschriften, dan kun je het loon opschorten. Weigert iemand zonder goede reden mee te werken aan herstel of re-integratie, dan kun je het loon stopzetten. Beide maatregelen kondig je vooraf schriftelijk en met redenen aan; doe je dat niet, dan kan een rechter alsnog loonbetaling opleggen.
Stappenplan bij ongeoorloofd verzuim
Neem direct contact op
Bel of app dezelfde dag. Soms is er een goede reden, zoals een ongeluk of een acute situatie thuis. Vraag waar iemand is en wanneer je hem of haar weer verwacht.
Leg vast wat er gebeurt
Noteer data, tijden, contactmomenten en wat er is gezegd. Een goede dossieropbouw is onmisbaar als je later maatregelen wilt nemen.
Voer het gesprek
Bespreek bij terugkomst wat er speelde. Vraag door: gaat het om een eenmalige misser of zit er meer achter, zoals werkdruk, een conflict of privéproblemen? Een goed verzuimgesprek helpt daarbij.
Maak afspraken en bevestig ze
Spreek af wat je verwacht en wat de gevolgen zijn bij herhaling. Bevestig dit schriftelijk en laat de medewerker tekenen voor gezien.
Pas maatregelen toe
Houd loon in over de afwezige uren als dat gerechtvaardigd is, en geef bij herhaling een schriftelijke waarschuwing. Overweeg pas zwaardere stappen als lichtere niet hebben gewerkt, en win dan juridisch advies in.
Tip: leg in je verzuimprotocol en personeelshandboek vast hoe medewerkers zich ziek melden, hoe ze verlof aanvragen en wat de gevolgen zijn als ze zich daar niet aan houden. Dan weet iedereen waar hij aan toe is.
Afwezigheid voorkomen begint bij betrokkenheid
Regels en sancties bij ongeoorloofd verzuim lossen het symptoom op, niet de oorzaak. Wie zich schuldig maakt aan ongeoorloofd verzuim, is vaak al langer minder betrokken, voelt zich niet gezien of loopt ergens tegenaan. Investeren in werkgeluk en vaste contactmomenten verkleint de kans op wegblijven.
- voer regelmatig 1-op-1 gesprekken, zodat problemen vroeg op tafel komen;
- meet met korte pulse surveys hoe het met werkdruk en sfeer gaat;
- let op patronen, zoals frequent kort verzuim op maandag of rond weekenden;
- werk aan een cultuur waarin melden van problemen veilig voelt.
Wil je verzuim breder aanpakken? Lees dan meer over verzuimpreventie en burn-out en over ziekteverzuim.
Het goede gesprek over verzuim met Teampeak
Teampeak vervangt je verzuim- of verlofregistratie niet. Het helpt je wel om de gesprekken eromheen goed te voeren en vast te leggen, en om signalen van afnemende betrokkenheid vroeg op te pikken, nog vóór iemand uitvalt of wegblijft.
Signalen zien, gesprekken voeren
- Verzuim- en 1-op-1 gesprekken plannen met vaste gespreksformulieren.
- Afspraken vastleggen in een verslag dat medewerker en leidinggevende allebei zien.
- Pulse surveys over werkdruk, werkgeluk en betrokkenheid.
- HR-dashboards die laten zien in welke teams de betrokkenheid daalt.
Teampeak schrijft over verzuim, werkgeluk en het goede gesprek tussen leidinggevende en medewerker. Het team helpt organisaties afwezigheid bespreekbaar te maken voordat het een probleem wordt.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.