- Een vaste volgorde van stappen maakt de selectie sneller, eerlijker en beter vergelijkbaar.
- De NVP Sollicitatiecode is in 2025 vernieuwd, met regels over salarisinformatie, AI en privacy.
- Informeer kandidaten binnen twee weken over het vervolg en geef bij afwijzing een reden.
- Vraag niet naar het huidige of vorige salaris; noem zelf de salarisschaal in de vacature.
- Verwijder sollicitatiegegevens 4 weken na de procedure, tenzij de kandidaat toestemming geeft (max. een jaar).
Wat is een sollicitatieprocedure?
Het is de route die je als werkgever vastlegt om sollicitanten op een vergelijkbare, zorgvuldige manier te beoordelen – van eerste reactie tot handtekening.
De procedure is het uitvoerende deel van werving en selectie. Werving gaat over het aantrekken van kandidaten; de procedure beschrijft wat er gebeurt zodra iemand heeft gereageerd. Hoe die eruitziet, verschilt per functie: voor een stageplek volstaat soms één gesprek, voor een leidinggevende rol plan je meerdere rondes en een assessment.
Wat altijd helpt: leg de stappen vooraf vast en communiceer ze. Kandidaten weten dan waar ze aan toe zijn, en jij voorkomt dat de ene sollicitant anders wordt behandeld dan de andere. Dat is niet alleen eerlijker, het verbetert ook de candidate experience.
De 7 stappen van een goede procedure
Functie en profiel vaststellen
Bepaal wat de rol inhoudt en welke kennis, vaardigheden en competenties nodig zijn. Een helder functieprofiel is de meetlat voor alle volgende stappen.
Vacature opstellen en publiceren
Schrijf een vacaturetekst met taken, eisen, salarisindicatie, de manier van solliciteren, de sluitingsdatum en de verdere procedure.
Eerste selectie op cv en motivatie
Toets elke reactie aan dezelfde vooraf bepaalde criteria. Zo voorkom je dat sympathie of een opvallende opmaak de doorslag geeft.
Eerste gesprek
Gebruik een vaste opzet met dezelfde kernvragen voor alle kandidaten, bijvoorbeeld een semi-gestructureerd interview. Laat de kandidaat ook vragen stellen.
Verdieping
Een tweede sollicitatiegesprek, praktijkopdracht of assessment. Kondig zo’n extra onderdeel vooraf aan.
Screening
Afhankelijk van de functie een referentiecheck, diplomacontrole of VOG. Altijd met medeweten van de kandidaat.
Aanbod en afronding
Doe een concreet aanbod met de arbeidsvoorwaarden, informeer de overige kandidaten en bereid de onboarding voor.
Snelheid telt. Goede kandidaten zijn vaak bij meerdere werkgevers in gesprek. Plan gespreksrondes vooraf in de agenda’s van het selectieteam, zodat je niet wekenlang hoeft te zoeken naar een moment. Houd de time-to-hire in de gaten.
Spelregels uit de NVP Sollicitatiecode
De NVP Sollicitatiecode is een gedragscode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling. Ze is niet wettelijk verplicht, maar wordt breed gebruikt als norm voor een zorgvuldige selectie. In 2025 is de code vernieuwd. De belangrijkste afspraken:
Vacature & salaris
- vermeld procedure, reactietermijn en sluitingsdatum;
- noem het startsalaris of de salarisschaal;
- vraag niet naar het huidige of vorige salaris.
Snel duidelijkheid
- laat binnen twee weken weten hoe het verder gaat;
- wijs af binnen twee weken na het besluit, met reden;
- reageer binnen een maand op een schriftelijke klacht.
Onderzoek & AI
- referenties alleen met toestemming;
- wees open over de inzet van AI en houd zelf de eindbeslissing;
- bespreek informatie van social media met de kandidaat.
De code sluit aan bij bredere regelgeving. Onder de Europese AI-verordening gelden AI-systemen voor werving en selectie als hoog risico; de verplichtingen daarvoor gelden naar verwachting vanaf 2 december 2027. Lees meer bij AI in HR. En het wetsvoorstel voor de Wet loontransparantie bevat een verbod op vragen naar salarishistorie; de invoering wordt verwacht in 2027 of later.
Privacy: wat mag je vragen en bewaren?
Alles wat je over een sollicitant vastlegt, valt onder de AVG. Verzamel alleen wat nodig is om te beoordelen of iemand geschikt is voor de functie.
- Geen vragen over gezondheid, ziekteverzuim, zwangerschap, kinderwens, religie of andere persoonlijke kenmerken die niets met het werk te maken hebben.
- Een medische keuring mag alleen bij bijzondere functie-eisen, aan het eind van de procedure en als die vooraf is aangekondigd.
- Online onderzoek beperk je tot relevante, openbare informatie, en je bespreekt bevindingen met de kandidaat.
- Bewaren: verwijder gegevens uiterlijk 4 weken na afloop van de procedure; met toestemming van de kandidaat mag dat maximaal een jaar zijn.
Gelijke behandeling: stel aan alle kandidaten dezelfde eisen en documenteer waarom iemand wel of niet doorgaat. Zo kun je een besluit altijd onderbouwen als er vragen of klachten komen.
Kandidaten objectief beoordelen
De grootste valkuil in elke sollicitatieprocedure is dat het besluit uiteindelijk op gevoel valt. Iemand die op de interviewer lijkt of een sterke eerste indruk maakt, scoort vaak hoger dan op basis van de functie-eisen terecht is. Met een paar eenvoudige afspraken maak je de selectie eerlijker én beter.
Werk met een scorekaart
Leid uit het functieprofiel vier tot zes criteria af en beschrijf per criterium wat een zwakke, voldoende en sterke score is. Elke interviewer vult de kaart eerst zelfstandig in, vóór het nagesprek. Pas daarna vergelijk je de scores en bespreek je de verschillen. Zo voorkom je dat de mening van de eerste spreker de rest kleurt.
Selectiemethoden naast het gesprek
- een korte, telefonische of video-interview-ronde als voorselectie;
- een praktijkcase of werkopdracht die lijkt op het echte werk;
- een meeloopdag of proefdag, zodat kandidaat en team elkaar leren kennen;
- een assessment, alleen als het iets meet wat je anders niet goed kunt beoordelen;
- een referentiecheck, met toestemming van de kandidaat.
Interne kandidaten
Laat interne sollicitanten dezelfde procedure doorlopen als externe, maar geef ze altijd een persoonlijk en onderbouwd gesprek als ze niet worden gekozen. Een afgewezen collega blijft in je organisatie; met een goede terugkoppeling en een ontwikkelafspraak wordt de afwijzing een volgende stap in zijn loopbaan. Lees meer over interne mobiliteit.
Veelgemaakte fouten in het selectieproces
Zo gaat het vaak
- Elke interviewer stelt zijn eigen vragen.
- Afgewezen kandidaten horen niets meer.
- Het besluit valt op ‘klik’ of onderbuikgevoel.
- Na het tekenen begint de nieuwe medewerker zonder plan.
Zo kan het beter
- Werk met vaste vragen en een scoreformulier per criterium.
- Communiceer elke stap, ook als het een afwijzing is.
- Bespreek scores eerst los, daarna samen, om groepsdenken te voorkomen.
- Gebruik inzichten uit de selectie voor het inwerkplan.
Een zorgvuldige afwijzing is overigens een onderschat onderdeel. Een persoonlijke, onderbouwde reactie kost weinig tijd en bepaalt in hoge mate hoe kandidaten over je organisatie praten.
Na de aanname: van procedure naar prestatie
De procedure eindigt formeel bij de handtekening, maar de echte toets begint daarna. Wat je in gesprekken en assessments over iemand hebt geleerd, is waardevol voor de eerste maanden.
- vertaal ontwikkelpunten uit de selectie naar concrete eerste doelen;
- plan vaste momenten om te evalueren, bijvoorbeeld een proeftijdgesprek;
- vraag de nieuwe medewerker na een paar weken hoe hij de procedure heeft ervaren en gebruik dat om je proces te verbeteren.
Een sterke start na de selectie met Teampeak
Teampeak is geen ATS: vacatures publiceren en sollicitanten beheren doe je in je wervingssysteem. Zodra de keuze gemaakt is, helpt Teampeak om de nieuwe collega goed te laten landen en groeien, en om te zien hoe nieuwe medewerkers het eerste jaar ervaren.
Van aanname naar ontwikkeling
- Proeftijd-, voortgangs- en ontwikkelgesprekken met vaste formulieren.
- Eerste doelen en een POP direct bij de start vastleggen.
- Pulse surveys om te peilen hoe nieuwe medewerkers hun start ervaren.
- Interne vacaturebank en loopbaanpaden om eigen talent eerst kansen te geven.
Teampeak schrijft over werving, selectie en onboarding. Het team helpt organisaties om eerlijk te selecteren en nieuwe medewerkers vanaf dag één te laten groeien.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.