- Laat kandidaten niet wachten: hoe verder in de procedure, hoe sneller en persoonlijker je afwijst.
- Na een gesprek wijs je bij voorkeur telefonisch af en bevestig je per mail.
- Geef eerlijke, concrete feedback op basis van functie-eisen – nooit op persoonskenmerken.
- De Autoriteit Persoonsgegevens noemt een bewaartermijn van 4 weken na de procedure; met toestemming maximaal 1 jaar.
- Een goede afwijzing is onderdeel van je candidate experience en employer brand.
Wat is een afwijzing sollicitatie?
Het is het moment in je wervingsproces waarop je een kandidaat laat weten dat het niet doorgaat. Dat kan na de brief- of cv-selectie zijn, na een eerste of tweede gesprek, of na een assessment.
Er is geen wet die voorschrijft hoe je afwijst. Wel zijn er regels over gelijke behandeling en over persoonsgegevens, en er bestaan breed gedragen richtlijnen, zoals de NVP Sollicitatiecode, die organisaties vrijwillig volgen. Die raden onder meer aan om kandidaten tijdig te informeren en een afwijzing te motiveren.
Belangrijker nog: elke afgewezen kandidaat is een potentiële klant, ambassadeur of toekomstige collega. Hoe je afwijst, is daarmee onderdeel van je candidate experience en uiteindelijk van je employer branding.
Hoe wijs je een kandidaat af per fase?
Vuistregel: hoe meer tijd een kandidaat in de procedure heeft gestoken, hoe persoonlijker je afwijzing moet zijn.
Na cv-selectie
- korte, vriendelijke mail binnen enkele werkdagen;
- geef kort aan waarom: bijvoorbeeld ervaring of opleiding sluit onvoldoende aan.
Na een gesprek
- bel de kandidaat zelf, liefst binnen een paar dagen;
- bied aan om feedback toe te lichten en bevestig per mail.
Na de laatste ronde
- altijd telefonisch, door de hiring manager of recruiter;
- vraag of je de kandidaat voor toekomstige vacatures mag benaderen.
Geen reactie is ook een reactie. Kandidaten nooit meer terugbellen – ghosting – is een van de meest gehoorde ergernissen bij solliciteren. Communiceer vooraf wanneer iemand iets hoort, en houd je daaraan.
Welke feedback geef je bij een afwijzing sollicitatie?
Kandidaten die op gesprek zijn geweest, willen weten waarom het niet is gelukt. Goede feedback is kort, eerlijk en terug te voeren op de functie-eisen uit de vacaturetekst of het functieprofiel.
Vermijden
- “Je paste niet in het team” zonder uitleg.
- Opmerkingen over leeftijd, afkomst, geslacht, zwangerschap of gezondheid.
- Vage zinnen als “we hadden betere kandidaten”.
- Een lange discussie aangaan over de keuze.
Wel doen
- Benoem concreet welke eis doorslaggevend was.
- Noem ook wat sterk was in het gesprek.
- Geef één of twee tips die de kandidaat verder helpen.
- Blijf bij je besluit, vriendelijk en duidelijk.
Gebruik bij het beoordelen een vast beoordelingsformulier voor het sollicitatiegesprek. Dan baseer je je feedback op dezelfde criteria voor iedereen, en kun je je keuze ook later goed uitleggen.
Gelijke behandeling: een afwijzing mag nooit gebaseerd zijn op een discriminatiegrond. Voelt een kandidaat zich gediscrimineerd, dan kan die een oordeel vragen bij het College voor de Rechten van de Mens. Een objectieve, vastgelegde onderbouwing beschermt dus ook jou. Goede vraagtechnieken in het gesprek helpen om op inhoud te beoordelen.
Voorbeeldteksten voor een afwijzing sollicitatie
Zoek je een tekst voor een afwijzing sollicitatie per mail of telefoon? Pas deze voorbeelden altijd aan op de kandidaat en de vacature. Een naam, de functietitel en één persoonlijke zin maken het verschil.
- “Beste Thomas, dank voor je sollicitatie als accountmanager. We hebben je cv met aandacht bekeken.”
- “Voor deze rol zoeken we iemand met meer ervaring in zakelijke verkoop. Daarom gaan we niet verder met je sollicitatie.”
- “We wensen je veel succes bij je zoektocht.”
- “Ik bel je even zelf, omdat je de tijd hebt genomen om langs te komen.”
- “We hebben gekozen voor een kandidaat met meer ervaring in projectleiding.”
- “Wat we sterk vonden, was je analyse van de case. Wil je meer feedback?”
- “We zouden je graag benaderen bij een volgende passende vacature.”
- “Mogen we je gegevens daarvoor maximaal een jaar bewaren? Je kunt die toestemming altijd intrekken.”
Hoe lang mag je sollicitatiegegevens bewaren?
Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens verwijder je de gegevens van afgewezen kandidaten in principe uiterlijk 4 weken na afloop van de procedure. Wil je iemand bewaren voor een toekomstige vacature, dan heb je daarvoor toestemming nodig; de AP noemt dan een termijn van maximaal 1 jaar.
- vraag toestemming actief en apart, niet via een vooraf aangevinkt vakje;
- leg vast wanneer en waarvoor de kandidaat toestemming gaf;
- verwijder cv’s ook uit mailboxen, gedeelde mappen en notities van interviewers;
- deel gegevens alleen met mensen die bij de selectie betrokken zijn;
- een kandidaat kan vragen welke gegevens je over hem hebt (inzagerecht).
Werk je met een ATS-systeem, stel daarin dan automatische verwijdertermijnen in. Lees meer over privacy in het wervingsproces bij AVG in HR.
Een vast afwijsproces in 5 stappen
Communiceer de planning vooraf
Vertel in de vacature of uitnodiging wanneer kandidaten uiterlijk iets horen. Dat haalt de onzekerheid weg.
Beslis op vaste criteria
Bepaal vooraf de knock-outcriteria en beoordeel iedereen op dezelfde punten. Dat maakt feedback eenvoudiger en eerlijker.
Wijs af zodra het besluit valt
Houd geen kandidaten aan het lijntje ‘voor de zekerheid’. Wil je een reservekandidaat, wees daar dan eerlijk over.
Bied feedback aan
Geef na een gesprek altijd de mogelijkheid tot een korte toelichting, telefonisch of per mail.
Ruim gegevens op
Verwijder alles binnen de bewaartermijn, tenzij je toestemming hebt voor de talentpool. Meer over de hele procedure lees je bij de sollicitatieprocedure.
Na de selectie: verder met Teampeak
Teampeak is geen ATS of wervingssysteem; kandidaten en afwijzingen beheer je in je wervingstool. Teampeak begint waar de werving eindigt: bij de kandidaat die je wél aanneemt. Je zorgt voor een goede onboarding, voert een gestructureerd proeftijdgesprek en werkt vanaf dag één aan talentontwikkeling.
Een sterke start voor je nieuwe collega
- Proeftijd- en einde-proeftijdgesprekken als vaste stap in de gesprekscyclus.
- Eerste doelen en een persoonlijk ontwikkelplan vanaf de start.
- Pulse surveys om te peilen hoe nieuwe medewerkers hun eerste maanden ervaren.
- Interne vacaturebank, zodat bestaand talent ook kans maakt op nieuwe rollen.
Teampeak schrijft over werving, candidate experience en onboarding. Het team helpt organisaties om kandidaten en nieuwe collega’s vanaf het eerste contact serieus te nemen.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.