- Een recruitment funnel verdeelt je werving in meetbare fases: bereik, interesse, sollicitatie, selectie, aanbod en aanname.
- Per fase bereken je de conversieratio: hoeveel procent gaat door naar de volgende stap?
- De grootste winst zit meestal in de fase met de sterkste uitval, niet in meer bereik.
- Kijk naast aantallen ook naar kwaliteit: blijven nieuwe medewerkers en presteren ze goed?
- De trechter stopt niet bij het contract: onboarding en de eerste gesprekken bepalen of de werving echt geslaagd is.
Wat is een recruitment funnel?
Het begrip komt uit de marketing, waar je een klant volgt van eerste indruk tot aankoop. In werving en selectie werkt het hetzelfde: je volgt de kandidaat van “nooit van je gehoord” tot “eerste werkdag”.
De vorm van een trechter is geen toeval. Bovenin zit een grote groep mensen die je vacature of werkgeversmerk tegenkomt. Onderin blijft een handjevol kandidaten over dat een aanbod krijgt. Dat is normaal en zelfs gewenst — selectie betekent kiezen. Het probleem ontstaat pas als je de verkeerde mensen verliest, of als de uitval in één fase opvallend groot is.
Waar de candidate journey beschrijft wat de kandidaat ervaart, kijkt de trechter vooral naar aantallen en doorstroom. De twee vullen elkaar aan: de cijfers laten zien waar mensen afhaken, de journey helpt je begrijpen waarom.
De fases van de wervingstrechter op een rij
Er circuleren modellen met vier tot acht stappen. Voor de meeste organisaties werkt deze indeling met zes fases goed, omdat je elke stap los kunt meten.
Bereik en bewustwording
Potentiële kandidaten leren je organisatie kennen, via vacaturesites, social media, je website of via-via. Hier draait het om employer branding en de keuze voor de juiste wervingskanalen.
Interesse en overweging
De kandidaat bekijkt de vacature, je werkenbij-pagina of reviews. Een heldere vacaturetekst met eerlijke informatie over werk, team en arbeidsvoorwaarden maakt hier het verschil.
Sollicitatie
De kandidaat solliciteert. Lange formulieren, verplichte accounts of een cv dat je nog eens moet overtypen zorgen in deze stap voor veel onnodige uitval.
Selectie
Screening, gesprekken, eventueel een assessment of praktijkopdracht. Snelheid en duidelijkheid over de vervolgstappen zijn hier cruciaal.
Aanbod
Je doet een voorstel. Haakt de kandidaat nu nog af, dan ligt het vaak aan verwachtingen over salaris, flexibiliteit of groeiperspectief die eerder niet zijn besproken.
Aanname en start
Het contract is getekend. Formeel is de werving rond, maar de echte test volgt in de eerste maanden: blijft de nieuwe collega en komt hij of zij goed tot z’n recht?
Tip: voeg een zevende fase toe aan je model: behoud na 6–12 maanden. Pas dan weet je of de trechter de juiste mensen heeft opgeleverd, en niet alleen genoeg mensen.
Hoe meet je de conversie per fase?
De basisformule is eenvoudig: conversieratio = aantal kandidaten in de volgende fase ÷ aantal kandidaten in deze fase × 100%. Zo zie je per overgang hoeveel mensen doorstromen en hoeveel er uitvallen.
Rekenvoorbeeld (fictieve vacature)
Bereik → sollicitatie
4.000 mensen bekijken de vacature; 120 solliciteren. Conversie: 120 ÷ 4.000 × 100% = 3%.
Sollicitatie → eerste gesprek
Na screening nodig je 15 kandidaten uit. Conversie: 15 ÷ 120 × 100% = 12,5%.
Eerste → tweede gesprek
5 kandidaten gaan door naar een tweede ronde. Conversie: 33%.
Tweede gesprek → aanbod → aanname
Je doet 2 aanbiedingen, 1 kandidaat tekent. Acceptatiegraad: 1 ÷ 2 × 100% = 50%.
In dit voorbeeld valt de acceptatiegraad op. Twee goede finalisten en toch maar één aanname: dat wijst eerder op een mismatch in verwachtingen dan op een gebrek aan kandidaten. Meer budget voor bereik zou hier weinig oplossen.
Andere kengetallen die je naast de trechter legt
- time-to-hire: dagen tussen sollicitatie en getekend contract;
- cost-per-hire: totale wervingskosten gedeeld door het aantal aannames;
- source-of-hire: welk kanaal levert de mensen die uiteindelijk blijven?
- drop-off rate: het percentage dat in een fase zelf afhaakt (in plaats van afgewezen wordt);
- quality of hire: prestaties en behoud van nieuwe medewerkers na een half jaar of jaar.
Wil je deze cijfers structureel volgen, kies dan een vaste set HR-KPI’s en rapporteer ze per kwartaal. Combineer je ze met verloopcijfers en HR analytics, dan zie je ook welke wervingsroutes duurzame medewerkers opleveren.
Waar lekt je recruitment funnel?
Elke organisatie heeft andere knelpunten, maar sommige patronen komen steeds terug. Gebruik deze lijst als diagnose naast je eigen cijfers.
Te weinig of verkeerd bereik
- vacature staat op kanalen waar je doelgroep niet zit;
- onduidelijk wat jou als werkgever onderscheidt;
- functietitel die niemand zoekt.
Traag of onduidelijk proces
- lange stilte na de sollicitatie;
- te veel gespreksrondes;
- kandidaat weet niet wat de volgende stap is.
Mismatch bij het aanbod
- salaris of uren pas laat besproken;
- groeiperspectief blijft vaag;
- concurrerend aanbod was sneller.
Een goede candidate experience verkleint uitval in elke fase. Denk aan snelle bevestigingen, een vaste contactpersoon en eerlijke feedback bij een afwijzing. De NVP Sollicitatiecode (vernieuwd in 2025) gaat bijvoorbeeld uit van een reactie binnen twee weken en een afwijzing met reden — een prima ondergrens om je proces aan te toetsen.
Zo verbeter je de conversie stap voor stap
Meet eerst, verander daarna
Zet minimaal één wervingsperiode alle aantallen uit je recruitment funnel op een rij. Zonder nulmeting weet je niet of een verbetering effect heeft.
Pak de grootste uitval aan
Kies de overgang met de laagste conversie in verhouding tot wat je zou verwachten, en richt je daar eerst op. Eén knelpunt tegelijk.
Vraag het afhakers
Een korte vraag aan kandidaten die zelf stoppen (“Wat gaf de doorslag?”) levert vaak meer op dan welk dashboard ook.
Maak verwachtingen vroeg expliciet
Bespreek salarisrange, werktijden en ontwikkelmogelijkheden al in het eerste gesprek. Dat voorkomt teleurstelling in de aanbodfase.
Kijk verder dan het contract
Koppel je wervingsdata aan de eerste maanden: hoe verloopt de onboarding, wat komt er uit het proeftijdgesprek? Zo leer je welke profielen en kanalen echt werken.
Privacy: bewaar sollicitatiegegevens niet langer dan nodig. De gangbare vuistregel, ook genoemd door de Autoriteit Persoonsgegevens, is 4 weken na afloop van de procedure, of maximaal 1 jaar met toestemming van de kandidaat. Gebruik voor trechteranalyses dus geanonimiseerde aantallen.
Waarom de trechter niet stopt bij het contract
Een recruitment funnel die alleen aannames telt, beloont snelheid en volume. Maar een nieuwe collega die na vijf maanden vertrekt, kost je de hele wervingsinspanning opnieuw. Vroegtijdig verloop is daarom de belangrijkste controlevraag voor je werving.
Alleen instroom meten
- Succes = aantal getekende contracten.
- Kanaal met de meeste sollicitaties lijkt het beste.
- Uitval na de start blijft buiten beeld.
Instroom én behoud meten
- Succes = medewerkers die na een jaar nog groeien en presteren.
- Je ziet welk kanaal blijvers oplevert.
- Signalen uit de eerste gesprekken sturen je werving bij.
Plan daarom in de eerste maanden vaste gespreksmomenten: een check-in na een paar weken, het proeftijdgesprek en regelmatige 1-op-1 gesprekken. Wat je daar hoort over verwachtingen en werkelijkheid, is directe feedback op je vacaturetekst en selectie.
Van aanname naar blijvende match met Teampeak
Teampeak is geen ATS en vervangt je wervingssoftware niet. Wel helpt het je met het deel van de trechter dat bepaalt of een aanname een succes wordt: de eerste maanden. Je plant onboarding- en proeftijdgesprekken in een vaste gesprekscyclus, peilt met korte pulse surveys hoe nieuwe medewerkers zich voelen en ziet in dashboards hoe instroom, ontwikkeling en behoud zich tot elkaar verhouden.
Goede start, langer behoud
- Vaste gespreksmomenten voor nieuwe medewerkers, inclusief proeftijdgesprek.
- Pulse surveys om signalen in de eerste maanden vroeg op te pikken.
- Doelen en een persoonlijk ontwikkelplan vanaf de eerste werkweken.
- Interne vacaturebank en loopbaanpaden: vul vacatures ook vanuit je eigen talent.
Teampeak schrijft over werving, onboarding en behoud. Het team helpt organisaties om verder te kijken dan de aanname en te sturen op medewerkers die blijven en groeien.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.