- De journey beschrijft de route; de candidate experience is de beleving onderweg.
- De zes fases: bewustwording, oriëntatie, sollicitatie, selectie, aanbod en onboarding.
- Per fase breng je touchpoints, vragen en emoties van de kandidaat in kaart.
- De grootste uitval zit vaak in de sollicitatiestap en de stilte tussen gesprekken.
- De kandidaatreis loopt naadloos over in de employee journey.
Wat is een candidate journey?
Het is een kaart van de reis die een kandidaat maakt: waar komt iemand je tegen, wat gebeurt er daarna en waar beslist hij of zij om door te gaan of af te haken?
Het idee komt uit de marketing, waar bedrijven al lang de customer journey van klanten analyseren. In werving werkt het net zo. Een kandidaat doorloopt niet één moment, maar een reeks stappen. In elke stap kun je iets winnen of verliezen. Door die route vanuit de kandidaat te bekijken, ontdek je knelpunten die je vanuit je eigen proces niet ziet.
Journey, experience of funnel?
- de kandidaatreis beschrijft de fases en contactmomenten vanuit het perspectief van de kandidaat;
- de candidate experience gaat over hoe de kandidaat die momenten beleeft;
- de recruitment funnel kijkt vanuit de werkgever naar aantallen: hoeveel kandidaten gaan door naar de volgende stap?
De 6 fases van de candidate journey
Modellen verschillen in het aantal stappen, maar de meeste komen neer op deze zes fases. Per fase zie je wat de kandidaat doet en waar jij op let.
Bewustwording
De kandidaat kent je organisatie nog niet of nauwelijks. Hij of zij ziet een post op social media, hoort over je van een bekende of komt een artikel tegen. Je employer branding en zichtbaarheid zijn hier het belangrijkst.
Oriëntatie
Iemand is nieuwsgierig en gaat zoeken: je vacaturepagina, reviews, LinkedIn-profielen van medewerkers. De vraag is: past deze werkgever bij mij? Eerlijke informatie over cultuur, werk en salaris helpt de goede kandidaten verder.
Sollicitatie
De kandidaat zet de stap. Hier gaan veel mensen verloren door lange formulieren of verplichte motivatiebrieven. Hoe eenvoudiger de eerste stap, hoe meer mensen doorgaan.
Selectie
Gesprekken, assessments en eventueel een proefopdracht. De kandidaat wil weten waar hij aan toe is. Duidelijke termijnen en een goed voorbereid sollicitatiegesprek maken het verschil.
Aanbod en beslissing
Het arbeidsvoorwaardengesprek en het aanbod. Snelheid telt: goede kandidaten hebben vaak meer opties. Ook het afwijzen van andere kandidaten hoort bij deze fase.
Preboarding en onboarding
Van handtekening tot de eerste maanden in de baan. Klopt de werkelijkheid met de beloftes? Zo niet, dan vertrekt iemand alsnog snel. Een goede preboarding voorkomt dat de nieuwe collega in de stilte voor de start twijfelt.
Vergeet de afgewezen kandidaat niet: wie niet wordt aangenomen, stapt niet uit de journey. Een goede afwijzing en een plek in je talentenpool maken van iemand een toekomstige kandidaat of ambassadeur.
Welke touchpoints zijn er in de kandidaatreis?
Een touchpoint is elk moment waarop een kandidaat met je organisatie in aanraking komt. Sommige heb je zelf in de hand, andere niet. Een overzicht helpt om prioriteiten te stellen.
- Vacatureteksten en jobboards
- Social media en werkenbij-site
- Reviews en aanbevelingen van medewerkers
- Sollicitatieformulier en bevestigingsmail
- Telefonische screening en gesprekken
- Assessments en proefopdrachten
- Aanbod en contract
- Welkomstbericht en preboarding
- Eerste werkdag en inwerkprogramma
Let vooral op touchpoints waar mensen elkaar ontmoeten, zoals gesprekken en de eerste werkdag. Daar ligt de grootste invloed — en de grootste kans dat het misgaat als een hiring manager onvoorbereid is.
Zo breng je de candidate journey in kaart
Kies een doelgroep
Een ervaren ontwikkelaar heeft een andere reis dan een schoolverlater. Werk met een candidate persona per belangrijke doelgroep.
Verzamel input
Interview recente kandidaten en nieuwe medewerkers: hoe vonden ze je, wat twijfelden ze, waar ergerden ze zich aan? Neem ook kandidaten mee die zijn afgehaakt.
Teken de route
Zet per fase de touchpoints op een rij, met wat de kandidaat doet, denkt en voelt. Een simpele tabel of whiteboard volstaat.
Zoek de pijnpunten
Markeer momenten met veel uitval, lange wachttijd of negatieve feedback. Daar zit je eerste verbeterwinst.
Verbeter en meet
Pak één of twee knelpunten tegelijk aan en volg het effect, bijvoorbeeld via uitval per fase en de time to hire.
Denken vanuit het proces
- “We hebben vijf selectiestappen.”
- Focus op wat HR nodig heeft.
- Knelpunten blijven onzichtbaar.
Denken vanuit de kandidaat
- “Ik weet niet waar ik sta na het tweede gesprek.”
- Focus op vragen en emoties van de kandidaat.
- Knelpunten worden concreet en oplosbaar.
Van candidate journey naar employee journey
De kandidaatreis eindigt niet bij het tekenen van het contract. Op dat moment begint de employee journey: onboarding, ontwikkeling, gesprekken en uiteindelijk vertrek. De overgang is kwetsbaar. In de wervingsfase krijgt de kandidaat veel aandacht; na de start valt die soms ineens weg.
- draag wat je in de selectie hebt geleerd over: sterke punten, ontwikkelpunten en ambities;
- laat de hiring manager en de nieuwe collega samen de eerste doelen stellen;
- plan vaste gesprekken in de eerste maanden, zoals een proeftijdgesprek;
- vraag na een paar weken hoe de start bevalt en of de verwachtingen kloppen.
Zo voorkom je dat een goede kandidaatreis eindigt in een teleurstellende start — en dat je binnen een jaar weer opnieuw moet werven.
Welke KPI’s meet je in de candidate journey?
Een kaart van de kandidaatreis is een begin; cijfers laten zien waar het echt knelt. Kies een handvol indicatoren en volg ze per vacaturetype, zodat je verschillen tussen doelgroepen ziet.
- Conversie per fase: hoeveel bezoekers van een vacature starten een sollicitatie, en hoeveel ronden die af? Een grote uitval in het formulier wijst vaak op te veel velden of verplichte accounts.
- Doorlooptijd: de time-to-hire en de tijd tussen sollicitatie en eerste reactie. Lange stiltes zijn een belangrijke reden dat kandidaten afhaken.
- Bron van herkomst: welke kanalen leveren kandidaten op die uiteindelijk worden aangenomen en blijven?
- Kandidaattevredenheid: een korte vragenlijst na het gesprek of na de afwijzing, bijvoorbeeld met één score en één open vraag.
- Acceptatie en vroeg verloop: hoeveel aanbiedingen worden geaccepteerd, en hoeveel nieuwe medewerkers vertrekken in het eerste jaar?
Voorbeeld: uitval in de sollicitatiefase
Stel dat veel kandidaten een vacature bekijken, maar weinig het formulier afmaken. Test dan zelf de route op je telefoon. Vaak blijkt dat een motivatiebrief verplicht is of dat kandidaten eerst een account moeten aanmaken. Een kortere route, bijvoorbeeld met alleen cv en contactgegevens, verlaagt de drempel. Meer praktische ideeën vind je in onze recruitment tips.
De reis voortzetten met Teampeak
Teampeak is geen ATS of wervingssysteem: voor vacatures, sollicitaties en selectie gebruik je andere tools. Teampeak neemt het over op het moment dat de kandidaat collega wordt. Je zet een vaste onboarding in met gesprekken, doelen en feedback, en meet hoe nieuwe medewerkers hun eerste maanden beleven.
Van kandidaat naar collega die blijft
- Gespreksformats voor de onboarding- en proeftijdfase.
- Doelen en een POP vanaf de eerste maand.
- Pulse surveys om de start van nieuwe medewerkers te meten.
- Een interne vacaturebank en loopbaanpaden voor doorgroei.
Teampeak schrijft over werving, onboarding en de employee journey. Het team kijkt graag door de ogen van de kandidaat naar het proces van de werkgever.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.