- Een gestructureerd formulier zorgt dat je elke kandidaat op dezelfde criteria beoordeelt.
- Leid de criteria af uit het functieprofiel: wat is echt nodig om in deze rol te slagen?
- Gebruik een scoreschaal met ankers: beschrijf per score welk gedrag erbij hoort.
- Laat interviewers eerst zelfstandig scoren en pas daarna overleggen – dat beperkt bias.
- Bewaar formulieren niet langer dan nodig; de AP hanteert als vuistregel 4 weken na de procedure.
Wat is een beoordelingsformulier?
Het is je scorekaart voor een gesprek met een kandidaat. Je noteert per criterium een score en, belangrijker nog, het gedrag of voorbeeld waarop die score is gebaseerd.
Onderzoek naar selectie laat al decennia zien dat gestructureerde interviews een betere voorspeller zijn van later functioneren dan vrije, ongestructureerde gesprekken. Het formulier is daar het praktische hart van. Het hoort bij een vaste gespreksopzet, zoals een semi-gestructureerd interview: iedere kandidaat krijgt dezelfde kernvragen, en jij legt de antwoorden langs dezelfde meetlat.
Wat levert het op?
- vergelijkbaarheid: kandidaten worden op dezelfde punten beoordeeld, ook door verschillende interviewers;
- onderbouwing: je kunt uitleggen waarom iemand wel of niet doorgaat – handig bij een afwijzing;
- minder bias: je dwingt jezelf om naar gedrag te kijken in plaats van naar sympathie;
- beter overleg: het selectieteam bespreekt feiten in plaats van indrukken.
Criteria voor je beoordelingsformulier sollicitatiegesprek
Begin bij het functieprofiel en de vraag: wat moet iemand na een jaar laten zien om succesvol te zijn? Vertaal dat naar vijf tot acht criteria. Meer criteria lijkt grondiger, maar leidt tot oppervlakkige scores.
Vakkennis & ervaring
- relevante hard skills en ervaring;
- aantoonbaar resultaat in vergelijkbare situaties.
Competenties
- bijvoorbeeld samenwerken, klantgerichtheid, initiatief;
- gebaseerd op het competentieprofiel.
Motivatie & potentieel
- waarom deze rol, waarom nu?
- leervermogen en ontwikkelwensen.
Pas op met ‘cultural fit’: een criterium als ‘past in het team’ is een open deur voor ‘lijkt op ons’. Maak het concreet: welke waarden en welk gedrag horen erbij? Lees meer over cultural fit en hoe je het meetbaar maakt.
Hoe scoor je eerlijk en zonder bias?
De meest gebruikte schaal loopt van 1 tot 5. Het verschil tussen een bruikbaar en een nutteloos formulier zit in de ankers: per score beschrijf je wat je moet hebben gezien. Zo betekent een 4 voor elke interviewer hetzelfde.
1 – Onvoldoende
Geen voorbeeld kunnen geven, of het voorbeeld laat gedrag zien dat haaks staat op wat de rol vraagt.
3 – Voldoende
Een concreet voorbeeld waarin het gewenste gedrag zichtbaar is, in een situatie die beperkt complex was.
5 – Uitstekend
Meerdere overtuigende voorbeelden in complexe situaties; de kandidaat kan uitleggen waarom hij zo handelde en wat hij ervan leerde.
Bekende valkuilen bij het beoordelen
Bias
- Halo-effect: één sterk punt kleurt alle scores.
- Eerste indruk: na vijf minuten ligt het oordeel al vast.
- Gelijkenis: zelfde opleiding of hobby voelt als ‘klik’.
- Contrast: na een zwakke kandidaat lijkt de volgende beter.
Wat helpt
- Scoor per criterium direct na het antwoord.
- Noteer gedrag, geen bijvoeglijke naamwoorden.
- Laat elke interviewer eerst zelf scoren.
- Bespreek verschillen pas daarna, met voorbeelden.
Werkt je organisatie aan diversiteit en inclusie? Dan is gestructureerd beoordelen een van de meest effectieve maatregelen die je in werving kunt nemen.
Voorbeeld van een beoordelingsformulier
Dit voorbeeld van een beoordelingsformulier sollicitatiegesprek kun je als basis gebruiken en aanpassen aan je eigen functie. Per onderdeel noteer je een score (1–5) en een korte onderbouwing.
- Naam kandidaat, functie, datum en interviewer(s)
- Gespreksronde: eerste of tweede gesprek
- Eventuele bijzonderheden (bijv. online gesprek)
- Vakkennis: welke ervaring past bij de kerntaken?
- Samenwerken: voorbeeld van een lastige samenwerking
- Probleemoplossend vermogen: aanpak van een concreet probleem
- Motivatie: wat trekt de kandidaat in deze rol?
- Belangrijkste sterke punten
- Twijfels of risico’s, en hoe je die verder toetst
- Advies: door naar volgende ronde / afwijzen / twijfel
Stel de vragen bij elk criterium gedragsgericht, bijvoorbeeld met de STAR-methode: vraag naar de Situatie, Taak, Actie en het Resultaat. Goede vraagtechnieken zoals doorvragen en samenvatten helpen om van een algemeen antwoord naar een concreet voorbeeld te komen.
Privacy, bewaartermijn en AI
Een ingevuld beoordelingsformulier sollicitatiegesprek bevat persoonsgegevens en oordelen over een kandidaat. Daarvoor gelden de regels van de AVG.
- Bewaartermijn: de Autoriteit Persoonsgegevens hanteert als richtlijn dat je sollicitatiegegevens tot 4 weken na afloop van de procedure bewaart, of met toestemming van de kandidaat maximaal 1 jaar. Dit is een vuistregel, geen wettelijk maximum; de bewaartermijn moet wel te verantwoorden zijn.
- Inzage: een kandidaat kan vragen om inzage in zijn gegevens, ook in je aantekeningen. Je reageert in principe binnen 1 maand. Schrijf dus niets op wat je niet kunt uitleggen.
- Sollicitatiecode: de NVP Sollicitatiecode (vernieuwd in 2025) vraagt onder meer om een afwijzing met reden en om alleen met toestemming referenties na te trekken.
- AI-tools: gebruik je software die kandidaten automatisch scoort of rangschikt? Onder de AI-verordening gelden voor zulke hoog-risico HR-systemen naar verwachting vanaf 2 december 2027 extra verplichtingen. Een besluit mag sowieso niet uitsluitend geautomatiseerd worden genomen zonder betekenisvolle menselijke tussenkomst.
Discriminatie voorkomen: criteria als leeftijd, afkomst, geloof of zwangerschap horen niet op je formulier. Toets elk criterium aan de vraag: is dit echt nodig voor de functie? Meer over AI in HR en de risico’s lees je in ons overzicht.
Van selectie naar ontwikkeling met Teampeak
Teampeak is geen ATS: je wervingsproces en sollicitatieformulieren lopen via je eigen recruitmentsysteem. Waar Teampeak wel helpt, is bij wat er na het ja-woord gebeurt. De competenties waarop je selecteert, wil je daarna ook ontwikkelen. In Teampeak leg je competenties per functie vast en gebruik je ze in proeftijd-, ontwikkel- en beoordelingsgesprekken.
Dezelfde meetlat, van start tot groei
- Competentieprofielen per functie, terug te zien in elke gesprekscyclus.
- Proeftijdgesprekken waarin je de punten uit de selectie opvolgt.
- Talentscans en e-assessments om ontwikkelpotentieel te bepalen.
- Persoonlijk ontwikkelplan om leerpunten direct op te pakken.
Teampeak schrijft over werving, selectie en competentieontwikkeling. Het team helpt organisaties om eerlijker te selecteren en die lijn door te trekken naar ontwikkeling.
ISO 27001 gecertificeerd. Deze pagina is met zorg samengesteld en inhoudelijk gecontroleerd.